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Sonja App

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für Internationales Management, Marketing, Innovationsmanagement, Diversity Management

Worauf es bei Lessons-Learned-Workshops ankommt

© iStockphoto

In manchen Unternehmen wird ständig das Rad neu erfunden und es werden die selben Fehler immer wieder in Projekten gemacht. Dies führt nicht nur zu Mehrarbeiten und damit zu höheren Kosten, sondern auch zu frustrierten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern.

Unternehmen, die mindestens einen Lessons-Learned-Workshop in ihre Projekten als festen Bestandteil einplanen, profitieren langfristig davon. Bei Projekten, die über einen längeren Zeitraum laufen, macht es durchaus Sinn, mehrere Lessons-Learned-Workshops - jeweils nach Abschluss wichtiger Phasen - durchzuführen.

Wenn die Ergebnisse solcher Workshops dann noch großflächig außerhalb des Projektteams kommuniziert werden, werden Unternehmen zu lernenden Organisationen.

Wer Lessons-Learned-Workshops durchführt, verfolgt in der Regel folgende zwei Ziele:

  1. Formelles und informelles Wissens, das im Projekt erarbeitet wurde, zu sichern und anderen im Unternehmen zugänglich zu machen
  2. Aus Fehlern zu lernen und diese bei zukünftigen Projekten zu vermeiden

Dem Lessons-Learned-Workshop kommt ein ähnlich großer Stellenwert wie dem Kickoff-Meeting am Anfang eines Projekts zu. Daher sollten Sie einen Lessons-Learned-Workshop idealerweise auch in einem virtuellen Team als persönliches Meeting gestalten. 

Vorbereitung eines Lessons-Learned-Workshops

Bei der Vorbereitung eines Lessons-Learned-Workshops sollten Sie folgende Punkte beachten:

  • Da bei einem Lessons-Learned-Workshop manchmal negative Emotionen bei bestimmten Teammitgliedern hochkommen, ist es sinnvoll, neutrale Moderatorinnen und Moderatoren einzusetzen - zum Beispiel Führungskräfte aus anderen Abteilungen oder Externe.

  • Idealerweise sollten auch die Auftraggeber und sonstige wichtige Stakeholder des Projekts am Lessons-Learned-Workshop teilnehmen.

  • Gestalten Sie den Lessons-Learned-Workshop sehr interaktiv und sorgen Sie dafür, dass ein gut gefüllter Moderatorenkoffer mit ausreichend vielen Moderationskarten und mehrere Pinnwände zur Verfügung stehen.

  • Stellen Sie im Lessons-Learned-Workshop die wichtigsten Ergebnisse von Dokumenten vor, die bereits während des Projekts entstanden sind - zum Beispiel Teile des Innovationsblogs, eine Zusammenfassung der Dokumente aus den Verzeichnissen „Lessons Learned“ und „Best Practices“.

  • Machen Sie für den Lessons-Learned-Workshop einen detaillierten Ablauf-Plan und gliedern Sie die interaktive Erarbeitung der „Lessons Learned“ in verschiedene Teilbereiche.

Folgende Teilbereiche haben sich zum Beispiel bei Lessons-Learned-Workshops von virtuellen Teams in der Praxis bewährt: 

  • Abwicklung des Projektes im Hinblick auf Qualität, Zeit und Budget
  • Virtuelle Zusammenarbeit
  • Tools, die zur Kommunikation eingesetzt wurden
  • Teamentwicklung
  • Häufigkeit, Art und Umfang der Präsenzmeetings und Teambuilding-Maßnahmen inklusive Rahmenprogramm

  • Interkulturelle Zusammenarbeit

  • Spielregeln im Projekt

  • „Was mir außerdem noch aufgefallen ist …“

Verbinden Sie eventuell den Lessons-Learned-Workshop mit einer Projektabschlussfeier. Ob dies Sinn macht, hängt unter anderem davon ab, wie die Stimmung im Projekt zum Zeitpunkt des Lessons-Learned-Workshops ist. Wenn die Stimmung im Team eher schlecht ist, sollten Sie die Projektabschlussfeier idealerweise auf einen späteren Zeitpunkt verlegen, damit sich die Gemüter in der Zwischenzeit wieder etwas beruhigen können. 

Durchführung eines Lessons-Learned-Workshops

Die folgende Checkliste hilft Ihnen bei der Durchführung eines Lessons-Learned-Workshops.

  • Begrüßung der Teilnehmerinnen und Teilnehmer durch die Führungskraft des Teams und Vorstellung des Moderators
  • Begrüßung der Teilnehmerinnen und Teilnehmer durch den Moderator, der an diesem Punkt die Moderation des Workshops bis zum Ende übernimmt.
  • Vorstellung von Teilnehmerinnen und Teilnehmern, die (noch) nicht allen bekannt sind, z. B. Vertreterinnen und Vertreter von Auftraggebern oder sonstigen Stakeholdern
  • Erläuterung der Agendapunkte und Hinweise auf den zeitlichen Ablauf und Pausen.
  • Hinweise auf Spielregeln und Erläuterung der konkreten Vorgehensweise bei der Sammlung der Best Practices und Analyse der Lessons Learned
  • Beantwortung von Fragen der Teilnehmerinnen und Teilnehmer sowie ggf. Aufnahme von Anregungen zur Vorgehensweise aus dem Teilnehmerkreis
  • Sicherstellung, dass alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer die Aufgaben im Workshop verstanden haben
  • Beginn der Erarbeitung von Best Practices und Lessons Learned mit Hilfe von Pinnwänden und Moderationskarten, gegliedert nach Themen wie zum Beispiel inhaltliche Aspekte des Projekts, Qualität, Budget, Zeitmanagement, virtuelle Zusammenarbeit, Spielregeln im Team …
  • Besprechung und Ergänzung der Ergebnisse durch Dokumentationen zum Thema, die während des Projekts erstellt wurden - zum Beispiel Innovationsblog, Dokumentation von Best Pracices
  • Sicherung aller Ergebnisse
  • Pausen im Rhythmus von ca. 1,5 Stunden einplanen
  • Nach Abschluss der interaktiven Phase Hinweis auf weitere Vorgehensweise, zum Beispiel Versand der Ergebnisse an alle Teilnehmer, Verwertung der Ergebnisse innerhalb des Unternehmens
  • Feedbackrunde
  • Dank an alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer und Verabschiedung ggf. mit Hinweis auf Abschlussfeier des Projekts

Nachbereitung eines Lessons-Learned-Workshops

Verschicken Sie die Ergebnisse des Lessons-Learned-Workshops zeitnah an alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer und sorgen Sie dafür, dass alle relevanten Funktionsträger im Unternehmen darüber informiert werden.

Zielgruppen, für die die Ergebnisse Ihres Lessons-Learned-Workshops neben den Teilnehmenden am Workshop eventuell interessant sind:

  • Auftraggeber und alle sonstigen Stakeholder des Projektes
  • Geschäftsführung
  • Personalabteilung
  • Andere Führungskräfte von virtuellen Teams
  • Organisationsentwicklung

  • Projektmanagement Office

  • Qualitätsmanagement

  • Ideen- und Innovationsmanagement

  • Chief Information Officer und Chief Collaboration Officer und weitere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der IT-Abteilung

  • Interne Kommunikation

  • Weitere firmenspezifische Fachabteilungen, die Schnittstellen zu Ihrem Projektteam hatten

Dieser Artikel wurde in modifizierter Form in dem Buch "Virtuelle Teams" (Haufe) von Sonja App bereits zu einem früheren Zeitpunkt veröffentlicht.

Ich freue mich über Ihr/Euer Feedback zu diesem Artikel und über Erfahrungsberichte zu Lessons-Learned-Workshops, gerne auch etwas ausführlicher in unserer XING-Gruppe "Erfolg durch Diversity - Success via Diversity. 

Über die Autorin

Sonja App ist Managementberaterin mit Fokus internationales/interkulturelles Management und Marketing, Innovationsmanagement, Diversity Management und Relationship Management sowie Fachbuchautorin, interkulturelle Trainerin und Coach. Sie moderiert die XING-Gruppe "Erfolg durch Diversity - Success via Diversity" und führt regelmäßig Gruppenevents zu verschiedenen Aspekten des Diversity Managements durch - zum Beispiel Vorträge, Workshops, Seminare und Webinare sowie innovative Events zum Networking wie "Kulinarische Weltreisen", "Interreligiöse Reisen" und Länder-Specials wie "Die schwedische Nacht". Weitere Informationen zu Sonja App finden Sie hier.

Über den Autor

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Geschäftsführende Inhaberin, Sonja App Management Consulting

für Internationales Management, Marketing, Innovationsmanagement, Diversity Management

Sonja App ist Managementberaterin mit Fokus internationales Management und Marketing, Innovationsmanagement, Diversity und Relationship Management sowie interkulturelle Trainerin und Coach. Sie moderiert die XING-Gruppe "Erfolg durch Diversity - Success via Diversity" und ist Fachbuchautorin.
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