Bei Yello ist agiles Arbeiten seit 2016 selbstverständlich, und zwar in allen Unternehmensbereichen. Auch als Kommunikationsabteilung wollten wir diesen Wandel mitgehen. Agiles Arbeiten – das verbindet man normalerweise mit Entwicklerteams. Aber Kommunikatoren und Agilität? Das ist neu. Deshalb mussten auch wir erst einmal unseren Weg finden.
Interne Kommunikation: Doppelrolle im Changeprozess
Wie bei jedem Changeprozess kam der internen Kommunikation bei der Einführung des neuen Modells eine wichtige Rolle zu. In dieser Phase war es wichtig, über zahlreiche Kanäle offene Fragen und Hinweise zu sammeln und die Ängste und Vorbehalte der Kollegen aufzufangen. Dabei befanden wir uns in einer anspruchsvollen Doppelrolle: Zum einen galt es, die Transformation der anderen Teams kommunikativ zu begleiten, zum anderen, auch selbst Teil des Wandels zu sein.
Kanban-Boards bieten Transparenz
Als Yello Strom sich 2016 weiterentwickelte und agiler wurde, wollten wir diesen Wandel nicht nur durch unsere interne Kommunikationsarbeit begleiten. Wir sahen hier auch Potenzial für uns selbst. Wir wollten uns ebenfalls neu organisieren. Also machten wir uns mit den agilen Methoden vertraut und probierten Verschiedenes aus. Wir arbeiten zwar nicht in Sprints, wie die meisten anderen Teams, wir nutzen aber ein Kanban-Board, um unsere Aufgaben und Anforderungen, die häufig ad hoc reinkommen, zu priorisieren. Jeden Montag treffen wir uns an diesem physischen Teamboard. Wir tauschen uns über aktuelle Projekte und Themen aus, besprechen, wo es hakt und wer unterstützen kann. Dabei sorgen wir für Transparenz: Jeder Kollege kann am Board einsehen, woran wir gerade arbeiten.
Wir arbeiten nun viel eigenverantwortlicher
Während unsere Teamstruktur bestehen blieb, haben sich unsere Aufgaben durch den kulturellen Wandel ganz deutlich geändert. Kommunikative Themen wurden früher häufig vom Management vorgegeben. Heute gestalten wir die Kommunikation viel eigenverantwortlicher und beziehen noch stärker das Feedback unserer Kollegen mit ein – durch Gespräche oder auch Feedbackkarten, die wir bei größeren Veranstaltungen einsetzen. Und wir berichten heute beispielsweise nicht mehr nur über abgeschlossene Projekte, sondern geben Einblick in die laufende Arbeit und kommunizieren auch, wenn etwas nicht rund läuft. Ein nicht ganz einfaches Unterfangen, denn es bedeutet, dass wir uns noch stärker als bisher mit anderen Teams vernetzen müssen. Dabei stellen wir oft fest, dass wir auf manche Themen zu spät aufmerksam werden oder Informationen sich innerhalb kürzester Zeit überholt haben. Die perfekte Lösung dafür haben wir noch nicht gefunden, aber wir arbeiten daran!
Bewährtes auf den Prüfstand stellen, Neues ausprobieren
Wir stimmen uns intern mit den Kollegen, dem Management und mit anderen Teams stärker ab und tauschen uns aus. All das sorgt dafür, dass unsere Arbeit und der Informationsfluss stark an Geschwindigkeit gewonnen haben. Für uns bedeutet das, unsere Rolle im Unternehmen immer neu zu definieren und unsere Prozesse ständig zu überprüfen. Der interne Newsletter zum Beispiel profitiert immens von unserer agilen Arbeitsweise. Zuvor bekamen wir mit Mühen drei Meldungen zusammen, heute informieren wir monatlich über mehr als zehn laufende Projekte. Und dennoch müssen wir uns fragen: Passt ein Newsletter noch zu einem agilen Unternehmen, in dem Informationen sich immer schneller überholt haben? Zu unserer Arbeit gehört es eben auch, bewährte Kanäle auf den Prüfstand zu stellen und neue Tools auszuprobieren, die den agilen Anforderungen gerecht werden. Zum Beispiel Yammer als firmeninternes soziales Netzwerk und Slack zum Teamaustausch.
Wir sehen uns heute weniger als Sprachrohr und mehr als Dirigent
Wir motivieren unsere Kollegen dazu, eigenständig Kommunikation zu betreiben und sich untereinander auszutauschen. Dadurch haben die Yellos mehr Eigenverantwortung hinzugewonnen – und wir ein Stück Kommunikationshoheit abgegeben. Wer sagt denn eigentlich, dass wir immer alles als Erste erfahren und berichten müssen? Wir sehen unsere Rolle inzwischen viel stärker darin, Orientierung bei strategischen Unternehmensthemen zu geben, jeden Mitarbeiter abzuholen und Kommunikationsbeschleuniger zu sein. Das ist nicht immer leicht und kostet viel Kraft, da wir unsere Rolle und Aufgaben in diesem Prozess immer wieder hinterfragen und neu finden müssen. Aber der permanente Changeprozess, in dem wir uns befinden, bedeutet auch, dass wir Dinge ausprobieren können. Das bringt nicht nur viel Spaß mit sich, sondern macht unsere Arbeit auch effizienter.
Diskutieren Sie mit, liebe Leserinnen und Leser: Welche Erfahrungen haben Sie mit Agilem Arbeiten gemacht? Bringt die neue, flexible Arbeitsweise ein Plus an Produktivität oder handelt es sich bloß um einen Hype? Wir freuen uns auf Ihre Meinung!
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