Das Virus wird allgegenwärtig: Wie können wir im Alltag damit umgehen?

Inzwischen kommt niemand mehr am neuartigen Coronavirus SARS-CoV-2 vorbei. Schulen schließen, Arbeitgeber ordnen Homeoffice an. Wie können wir uns darauf einstellen? Wie ändert sich der Alltag?

Plötzlich im Homeffice – so gelingt der Kaltstart

Leila Summa
  • Immer mehr Unternehmen schicken die Belegschaft zum Arbeiten nach Hause
  • Doch die neue Freiheit kann auch überfordern
  • Mit diesen Schritten schaffen Sie einen produktiven Start ins neue Arbeiten

16,338 responses

Hat Sie Ihr Vorstand wegen der Coronawelle auch ins Homeoffice geschickt? Wer bei Google, Apple oder Twitter arbeitet, hat Kolleginnen und Kollegen in verschiedenen Zeitzonen rund um die Welt und ist routiniert im Umgang mit neuen Arbeitsmethoden. Aber für alle, die in einem traditionell geprägten Unternehmen tätig sind und nun zum ersten Mal zu Hause arbeiten sollen, kann das zur Herausforderung werden: Wie mit der neu gewonnenen Freiheit umgehen? Führungskräfte wiederum mögen fürchten, dass sie die Kontrolle über das eigene Team verlieren. Damit die Situation nicht im Chaos endet, hier die wichtigsten Regeln, die helfen, den Start ins Homeoffice-Arbeitsleben produktiv zu meistern.

Keine Meetings absagen

Die meisten Teams, die ins Homeoffice zwangsversetzt werden, beginnen sofort, alle festgesetzten Meetings zu hinterfragen. Verbindliche Termine werden am liebsten großzügig gelöscht. Homeoffice, das steht schließlich für mehr Freiheit und flexibleres Arbeiten. Doch paradoxerweise können viele genau mit dieser unverhofften Freiheit – insbesondere wenn sie so kurzfristig eintritt − nicht umgehen.

Unsichere Zeiten und ungewohnte Situationen, wie wir Sie aktuell durch die Ausbreitung von Covid-19 erleben, verstärken vielmehr das Bedürfnis der Mitarbeitenden nach Orientierung. Hilfreich in solchen Zeiten sind deshalb Rituale und Routinen, klare Aufgaben und der Austausch mit dem Team. Sagen Sie deshalb keine Teammeetings und auch keine Einzelgespräche ab, nur weil das zum Bild vom flexiblen Arbeiten passt. Führen Sie vielmehr gerade jetzt längst anberaumte Meetings durch, ganz einfach digital. Wie, dazu später.

Klare Morgenroutine: „Daily Stand-ups“ mit dem Team einführen

Zu oft gilt in Unternehmen noch die Annahme, dass physische Anwesenheit ein Indiz für Mitarbeiterproduktivität ist. Je länger wir vor Ort sichtbar sind, desto fleißiger sind wir – vermeintlich. Dabei durchschauen wir eigentlich längst, dass keinerlei Zusammenhang zwischen Präsenz und Produktivität besteht. Und doch tappen wir immer wieder in diese Falle. Diese Einstellung steht Ihnen bei dem abrupt verordneten Einstieg ins Homeoffice natürlich im Weg. Sie sofort abzulegen wird Ihnen kaum gelingen.

Doch es gibt Abhilfe: Sogenannte tägliche Stand-ups via Video. Sie helfen, die notwendige Sichtbarkeit zu schaffen und einer Orientierungslosigkeit der Homeworker entgegenzuwirken. Idealerweise führen Sie solche Stand-ups als Start in den Tag ein und geben sich dafür nicht länger als 15 bis 30 Minuten Zeit. Beginnen Sie mit einem kurzen „Check-in“ jedes Mitarbeitenden: Jede und jeder kann kurz und frei erzählen, was sie oder ihn gerade beschäftigt – sei es eine geschäftsbezogene Angelegenheit oder die individuelle Gefühlslage. Der Hauptschwerpunkt des Meetings sollte aber darin liegen, dass alle kurz berichten, an was sie arbeiten und wo jemand gegebenenfalls Unterstützung braucht.

Es ist wichtig, dass der Termin wirklich jeden Tag stattfindet und für das gesamte Team zur verbindlichen Routine wird. Das gibt dem Tagesbeginn schon eine Struktur und allen das Gefühl, weiterhin in einem Team zu arbeiten.

Definieren Sie gemeinsam Ihre Leitlinien für das virtuelle Arbeiten

„Betroffene zu Beteiligten machen“ – Sie kennen sicher den oft zitierten Spruch. Jetzt hat er absolute Gültigkeit. Es gibt keinen Knigge für das Arbeiten von Zuhause, den man für jedes Unternehmen einfach übernehmen könnte. Starre Regeln von oben vorzugeben, die durch die Personalabteilung erarbeitet wurden, helfen zudem nicht immer, Motivation und Akzeptanz für das neue Arbeiten zu schaffen. Idealerweise nehmen Sie diese jedoch als Grundlage für ein Gespräch mit dem eigenen Team und passen die Vorgaben in einem kollaborativen Prozess auf die Bedürfnisse aller Beteiligten gemeinsam an. Konkret könnten Sie zum Beispiel beraten, ob jede und jeder sich beispielsweise an- und abmeldet, wenn der Arbeitstag beginnt und endet. Oder Sie legen gemeinsam fest, welche Kommunikationskanäle für welche Angelegenheiten genutzt werden.

Befreien Sie sich von E-Mails

Sobald das gesamte Team verteilt hinter dem eigenen Rechner sitzt, bricht die E-Mail-Flut über alle ein. Selbst einfache Fragen werden in langatmigen Ausführungen an zu viele Empfänger gestellt und bremsen ein effektives Arbeiten aus.

Echtzeit-Chatprogramme wie Slack, Microsoft Teams und Co. helfen, auf einfache Fragen gezielt schnelle Antworten zu bekommen. Noch effektiver ist es manchmal, den Kollegen einfach anzurufen. Beides setzt eines voraus: Die klare Aufforderung an das gesamte Team, auf den von Ihnen präferierten und genutzten Kommunikationskanälen erreichbar zu sein. Erreichbarkeit gibt Vertrauen, unterstützt den Austausch im Team und ermöglicht weiterhin kurze Entscheidungswege und produktives Arbeiten. Und noch eines: Die lustigen Statusanzeigen der Chatprogramme helfen ebenfalls, sichtbar zu machen, wer gerade online oder in einem virtuellen Meeting ist. Dies schafft zusätzlich eine gefühlte Zusammengehörigkeit und Klarheit darüber, wann die eigenen Kollegen erreichbar sind.

Gehen Sie virtuell Kaffee trinken

Je länger Sie von zu Hause arbeiten werden, umso wahrscheinlicher wird Sie irgendwann die Einsamkeit heimsuchen. Um ihr entgegenzuwirken, ermutigen Sie die Mitarbeitenden, unbedingt Zeit als Team oder auch für Einzelgespräche mit Kolleginnen und Kollegen einzuplanen, etwa in Form einer virtuellen Kaffeepause. Das Ziel solcher Zusammenkünfte heißt wie in der analogen Welt: Socializing. Setzen Sie einfach einen 15-Minuten-Termin, holen sich Kaffee und Kekse und legen los mit der Videoschalte.

Vertrauen ist gut, Kontrolle ist schlechter

Verabschieden Sie sich endlich von der Illusion, dass Sie Kontrolle über alles und jeden haben könnten – dafür ist jetzt der richtige Zeitpunkt gekommen. Sie werden davon, auch wenn die Coronawelle längst an Ihnen vorbeigerauscht ist, profitieren. Denn Vertrauen ist ein viel wirksameres Führungsprinzip als Kontrolle, auch wenn das vielen Führungskräften immens schwerfällt. Ab heute lautet Ihr neues Führungsmotto also: Vertrauen ist gut, Kontrolle ist schlechter. Vertrauen schafft Vertrauen und motiviert die Mitarbeitenden, verantwortungsvoller zu handeln. Und es reduziert Komplexität in der Zusammenarbeit. Dies ist gerade im Remote-Arbeitsmodus äußerst willkommen.

Viele Vorgesetzte gehen seltsamerweise immer noch davon aus, dass manche Mitarbeitende eine straffe Führung benötigen. Ihre Befürchtung ist, dass das Homeoffice erst recht zum Kontrollverlust führt. Wenn Sie aber gemeinsame Leitlinien für das virtuelle Arbeiten formulieren, vor allem aber eine klare Zielsetzung und Erwartung an die Arbeitsresultate, werden Sie viel erfolgreicher sein, als wenn Sie weiter versuchen, zu kontrollieren und den Weg zum Ziel zu bewerten.

Auch im normalen Arbeitsalltag schafft eine klare Zielsetzung und eine transparent kommunizierte Erwartungshaltung an die Arbeitsresultate Sicherheit. Jetzt ist sie unabdingbar. Es lohnt sich daher, viel Zeit einzuplanen, um dem gesamten Team die kurz- und langfristigen Ziele sowie in Einzelgesprächen die individuelle Zielsetzung nochmals zu erläutern. Dies schafft auch den Raum, dass Mitarbeitende eventuelle Bedenken äußern können. Fürs Homeoffice hilft es, einen verstärkten Fokus auf Arbeitsresultate, anstatt auf die Arbeitsstunden zu legen. Vielleicht werden Sie damit so gute Ergebnisse erzielen, dass Sie daran auch festhalten wollen, wenn alles zurück zur Normalität gekehrt ist.

Posted:

Leila Summa
© Play To Change
Leila Summa

CEO, Play To Change

Seit mehr als 22 Jahren führt Leila Summa digitale Transformationsprojekte. Bei Facebook Germany war sie 2011 eine der ersten Vertriebsmitarbeiterinnen. Danach baute sie die XING Marketing Solution GmbH auf. Seit 2017 berät sie Führungskräfte in Sachen digitale Welt u.a. über die Play To Change GmbH, dessen Gründerin und Geschäftsführerin sie ist. Zudem engagiert sie sich als VR, digitaler Beirat und Mentorin u.a. beim Google LaunchPad. Im März 2019 erschien ihr Buch „33 Werkzeuge für die digitale Welt“ (Redline).

Show more

Get a free XING profile and read regular "Klartext" articles.

As a XING member you'll be part of a community of over 14 million business professionals in German-speaking countries alone. You'll also be provided with a free profile along with access to interesting news, jobs, groups and events.

Learn more