Easy Einstieg in agiles Arbeiten – Tools, die Sie schon morgen einsetzen können. Teil eins: das Taskboard

Wie geht agiles Arbeiten? Die Scrums und Kanbans dieser Welt versuchen uns das zu erklären, indem sie die wenig greifbaren Werte und Prinzipien agilen Arbeitens in ein Rahmenwerk verpacken, nach dem Sie und Ihr Team dann handeln sollen. Was aber, wenn dieser Rahmen zu groß ist für Ihr Arbeitsumfeld, wenn politische oder kulturelle Hürden der Implementierung im Wege stehen?

In der Reihe „Easy Einstieg in agiles Arbeiten“ lernen Sie Tools aus dem Werkzeugkoffer agiler Arbeit kennen, die so einfach und verständlich sind, dass Sie sie schon morgen einsetzen sollten!

Im ersten Teil der Reihe stelle ich Ihnen das Taskboard vor. Es nimmt einen zentralen Platz in einigen agilen Methoden ein und wird auch als Scrum-Board oder Kanban-Board bezeichnet – je nach genutztem Modell. Das Grundprinzip bleibt dabei dasselbe, unabhängig vom Namen. Der Charme des Taskboards liegt in dessen Einfachheit. Es ist leicht zu verstehen, unkompliziert in der Handhabung, und Einstiegshürden gibt es praktisch keine. Ein perfekter Opener also für diese Reihe.

Bevor es losgeht, lassen Sie mich kurz zwei Grundvoraussetzungen ansprechen, die erfüllt sein sollten, um agile Tools mit dauerhaftem Erfolg zu implementieren.

Verantwortlichkeit: Ein Teammitglied ist für die Einführung der agilen Tools zuständig, pflegt Kalendereinträge und ist Ansprechpartner für alle auftretenden Fragen.

Teamgröße zwischen drei und neun: In der agilen Methode Scrum wird eine Teamgröße von drei bis neun Mitgliedern empfohlen – das möchte ich unterstreichen und ergänzen: Je kleiner, desto besser. Weniger Diskussionen, weniger Abstimmungen, mehr Redeanteil pro Person.

Sind diese beiden Punkte erfüllt, kann es losgehen.

Quickstart

Um ein Taskboard zu installieren, suchen Sie sich eine freie Wand und teilen diese zum Beispiel mit Klebeband in eine Tabelle ein. Die Tabelle sollte aus mindestens drei Spalten bestehen, die Sie „To-do“, „In Arbeit“ und „Erledigt“ nennen. Schreiben Sie nun alle Aufgaben, an denen Ihr Team gerade arbeitet, auf Klebezettel und kleben diese in die entsprechende Spalte. Ein kleines Beispiel: Ihr Kollege feilt gerade am Monatsreport für den Lieblingskunden? Dann kleben Sie den Zettel „Monatsreport für Griesgram GmbH“ in die Spalte „In Arbeit“.

Alle derzeitigen Aufgaben sind aufgeschrieben und kleben an der Wand? Dann können Sie als Nächstes die bevorstehenden To-dos planen und in die entsprechende Spalte hängen. Sobald ein Kollege nichts mehr zu tun hat, zieht er sich das wichtigste (= oberste) Post-it. Et voilà: Schon arbeiten Sie nach dem „Pull“-Prinzip – keiner bekommt mehr Arbeit zugewiesen, sondern die Teammitglieder „ziehen“ sich selbstständig ihr nächstes Arbeitspaket und sind so einen Schritt in Richtung selbst organisiertes Team gegangen.

Vorteile

• Visualisierung: Die Teammitglieder (und Stakeholder) sehen jederzeit, wie viel und welche Arbeit im System ist – und das ist gut. Es geht im agilen Kontext nie um Kontrolle, sondern um Transparenz und damit die Möglichkeit zu Kollaboration und gegenseitiger Unterstützung. Auch Engpässe und Probleme werden so sichtbar, etwa wenn ein Aufgabenpaket stagniert oder jemand gerade zu viele Dinge gleichzeitig bearbeitet.
• Commitment: Sobald ein Klebezettel von „To-do“ nach „In Arbeit“ wandert, gilt die stille Übereinkunft, dass die Aufgabe auch abgeschlossen wird – es gibt keinen Weg zurück auf „To-do“. Sie werden schnell merken, dass durch dieses Commitment ein Flow entsteht und sich die Durchflussrate der Arbeitspakete signifikant steigert.
• Flexibilität: Das Taskboard kann (und soll) verändert werden. Die drei Spalten „To-do“, „In Arbeit“ und „Erledigt“ stellen lediglich die grundlegende Konfiguration dar. Indem Sie Ihren gesamten Prozess abbilden und Ihr Taskboard um die Spalten „In Review“, „In Testing“ oder „Warten auf Feedback“ ergänzen, bilden Sie Ihren individuellen Workflow ab. Oder experimentieren Sie mit neuen Spalten. Sie können beispielsweise auch eine „Fast Lane“ hinzufügen, um wichtigen Aufgaben ad hoc gerecht zu werden. Ihr Taskboard und Ihr Team wachsen an den Veränderungen und Experimenten, die Sie vornehmen.
• Bewegung: Sobald eine Aufgabe den Status wechselt, wird das Post-it umgeklebt. Sie stehen also auf, gehen zum Taskboard und wieder zurück. Das bringt den Kreislauf in Schwung und hat den gleichen Impact wie eine kurze Pause.

Pro-Tipps

• Timing: Nutzen Sie das Taskboard, um Ihr Projekt zeitlich zu strukturieren. Sie können zum Beispiel auf wöchentlicher Basis die Arbeitspakete in der „Weekly To-do“-Spalte priorisieren. Sie vermitteln Ihrem Team damit Sicherheit und ein Verständnis in Bezug auf die Arbeit für den kommenden Zeithorizont.
• Backlog: Ihre To-do-Spalte wird sich sehr schnell füllen. Fügen Sie noch eine Spalte links davon hinzu, das sogenannte Backlog. Hier werden alle Aufgaben gesammelt, die für das Projekt anfallen. Sobald diese konkret werden, kleben Sie die entsprechenden Post-its in die To-do-Spalte.
• In allen vier Ecken …: Überlegen Sie, welche Informationen auf jedes Ihrer Klebezettel gehört, und bestimmen Sie dafür eine Ecke. Sie können also vier wichtige Infos auf jedem Klebezettel platzieren. Wie wäre es zum Beispiel mit dem Namenskürzel des Bearbeiters rechts oben und der Wichtigkeit der Aufgabe links oben? Auf ein Post-it passen mehr Informationen, als die knapp 58 Quadratzentimeter vermuten lassen!
• Limitieren Sie das System: Eine Grundlage des Modells Kanban ist der „Flow“, also der gleichmäßige und vorhersehbare Strom an erledigter Arbeit. Dieser Strom kann nur fließen, wenn Arbeitspakete auch abgeschlossen werden. Wenn Sie die maximale Anzahl an Post-its auf dem Kanban-Board limitieren, zwingen Sie sich und Ihr Team, Aufgaben fertigzustellen, bevor Sie neue beginnen. Das ist Ihr Work-in-Progress-Limit (WIP-Limit). Es bedarf einiger Experimente und Anpassungen, bis Sie das passende WIP-Limit für Ihr Taskboard gefunden haben. Ein Tipp aus der Praxis: Je kleiner das WIP-Limit, desto besser.
• Digitalisieren: Sollten Sie in einem dezentralen Team arbeiten, müssen Sie Ihr Taskboard wohl oder übel digitalisieren. Tools, die ein Taskboard darstellen können, gibt es wie Sand am Meer. Ich empfehle Ihnen, mit „Trello“ zu starten. Trello ist selbsterklärend, online und kostenlos.

Abschließend möchte ich Ihnen noch einen letzten wichtigen Tipp geben: Lassen Sie sich inspirieren! Googeln Sie nach „Taskboard“ oder „Kanban-Board“ und treten Sie einer agilen Community bei. Schnell werden Sie neue Ideen und Inspiration finden. Ihr Taskboard wartet nur darauf, verbessert zu werden – am besten gleich morgen früh.

Zum zweiten Teil der Artikelreihe: Das Standup Meeting