Das nun verabschiedete Wachstumschancengesetz enthält eine brisante Änderung. Die Rede ist von der Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung. Wer künftig eine E-Rechnung ausstellen muss, welche Ausnahmen es gibt und wann die Pflicht tatsächlich greift.
Die Europäische Kommission plant mit ihrer Initiative ViDA die Einführung eines elektronischen Meldesystems. Das neue Meldesystem soll 2028 in Kraft treten. Das Wachstumschancengesetz, dem der Bundesrat am 22. März 2024 nach langem Hin und Her zugestimmt hat, enthält erste Regelungen zur elektronischen Rechnung.
Im Umsatzsteuergesetz wird nun zwischen elektronischen Rechnungen und sonstigen Rechnungen unterschieden (§ 14 Abs. 1 Satz 2 ff. UStG). Von einer elektronischen Rechnung spricht man, wenn die Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung möglich ist.
Wer ist zur Ausstellung einer elektronischen Rechnung verpflichtet?
Eine elektronische Rechnung wird verpflichtend, wenn Leistungen zwischen Unternehmen ausgeführt werden (sogenannte B2B-Umsätze). Wichtig: Die E-Rechnung wird nur dann verpflichtend, wenn beide Unternehmer, also der Leistende sowie der Leistungsempfänger, in Deutschland ansässig sind.
Praxis-Tipp: Bei Rechnungen an Unternehmen mit Sitz im Ausland oder an private Kunden wird die elektronische Rechnung nach dem derzeitigen Gesetzeswortlaut also nicht verpflichtend. Hier können weiterhin Rechnungen in Papier ausgestellt werden.
Ab wann ist die elektronische Rechnung verpflichtend?
Grundsätzlich soll die Verpflichtung zur Ausstellung einer elektronischen Rechnung bei Leistungen zwischen zwei im Inland ansässigen Unternehmen bereits ab dem 1. Januar 2025 greifen. Doch kein Grund zur Sorge: Rechnungsversand, -empfang und Buchhaltung müssen nicht sofort digitalisiert werden. Es wird eine Übergangsregelung von 2025 bis 2027 geben (§ 27 Abs. 38 UStG).
Diese Übergangsregelung sieht zur Verpflichtung zur elektronischen Rechnung Folgendes vor:
- Bis Ende 2026: Bis zu diesem Zeitpunkt dürfen für in 2025 und 2026 ausgeführte B2B-Umsätze noch Papierrechnungen übermittelt und empfangen werden. Es dürfen in diesem Zeitraum auch elektronische Rechnungen erstellt werden, die nicht dem gesetzlich vorgegebenen Format entsprechen. Beim Format muss sich der Rechnungsaussteller jedoch die Zustimmung des Rechnungsempfängers einholen (§ 27 Abs. 38 Nr. 1 UStG).
- Bis Ende 2027: Es gelten dieselben Voraussetzungen wie bis Ende 2026. Voraussetzung dafür ist aber, dass der Rechnungsaussteller einen Vorjahresumsatz von maximal 800.000 Euro erzielt hat (§ 27 Abs. 38 Nr. 2 UStG). Unternehmer, bei denen diese Umsatzgrenze überschritten wurde, können ab 2027 ausnahmsweise Rechnungen ausstellen, die mittels elektronischem Datenaustausch (EDI-Verfahren) übermittelt werden.
- Ab 2028: Ab diesem Zeitpunkt müssen die neuen Regelungen zur elektronischen Rechnung zwischen Unternehmen mit Ansässigkeit im Inland zwingend umgesetzt werden.
Praxis-Tipp: Dieser Fahrplan, den das Umsatzsteuergesetz vorsieht, ist nicht in Stein gemeißelt. Es kann durchaus sein, dass die ViDA-Initiative der EU-Kommission zur Einführung des elektronischen Meldesystems nicht rechtzeitig bis 2028 einsatzbereit ist (damit ist aktuell zu rechnen). Dadurch könnten sich dann auch die Übergangsregelungen noch einmal verlängern.
Gibt es Ausnahmen zur verpflichtenden elektronischen Rechnung?
Es gibt tatsächlich Ausnahmen zur Verpflichtung zur Ausstellung elektronischer Rechnungen. Und zwar wenn ein Unternehmer an einen anderen Unternehmer eine Kleinbetragsrechnung nach § 33 UStDV (Rechnungen mit einem Betrag von maximal 250 Euro) ausstellt. Diese Rechnungen können weiterhin in Papierform erstellt werden.