Von Sonderabschreibungen über Eigenverbrauch und Bewirtungskosten bis hin zu privaten Geschenken. Hier die 18 besten Steuerspartipps für die Gewinnermittlung 2023.
1. Fristen für die Gewinnermittlung 2023
Erwartet ein Selbstständiger für das Steuerjahr 2023 eine Steuererstattung, weil die Steuervorauszahlungen 2023 offensichtlich zu hoch waren? Dann empfiehlt es sich, die Steuererklärung 2023 samt Gewinnermittlung zeitnah ans Finanzamt zu übermitteln. Seit Ende März bearbeiten die Finanzämter die Erklärungen 2023. Ansonsten erwartet das Finanzamt die Erklärung 2023 bis spätestens 2. September 2024. Wird die Steuererklärung von einem Steuerberater erstellt, muss die Erklärung sogar erst bis 2. Juni 2025 abgegeben werden.
2. Sonderabschreibung mitnehmen
Wurde 2023 ein Gegenstand für das betriebliche Anlagevermögen gekauft, kann neben der linearen Abschreibung vielleicht auch eine 20-prozentige Sonderabschreibung als Betriebsausgabe abgezogen werden. Zwei Voraussetzungen sind dafür zu erfüllen. Erstens darf der Gewinn des Vorjahrs (also 2022) nicht mehr als 200.000 Euro betragen haben. Zweitens muss nachgewiesen werden, dass der Gegenstand im Jahr des Kaufs und im Folgejahr jeweils zu mindestens 90 Prozent betrieblich genutzt wurde. Handelt es sich bei dem Gegenstand um einen Pkw, empfiehlt es sich, den Nachweis der mindestens 90-prozentigen betrieblichen Nutzung durch ein Fahrtenbuch nachzuweisen.
3. Sonderregelung für Hardware und Software
Hat ein selbstständiger Handwerker 2023 in neue Computerhardware oder Software investiert, dürfen die Ausgaben dafür – egal wie hoch diese sind – in voller Höhe als Betriebsausgaben verbucht werden. Denn nach einer Sonderregelung gilt für betriebliche Computerhardware und -software eine nur noch einjährige Nutzungsdauer. Das ist jedoch ein Wahlrecht. Für wen es sich steuerlich lohnt, die Computerhardware oder die -software über mehrere Jahre abzuschreiben, der kann sich für die lineare Abschreibung entscheiden.
4. Geringwertige Wirtschaftsgüter
Ein Sofortabzug als Betriebsausgabe statt einer jahrelangen Abschreibung winkt im Steuerjahr 2023 auch, wenn Gegenstände für das bewegliche Anlagevermögen gekauft wurden, die eigenständig nutzungsfähig sind und deren Kaufpreis netto nicht mehr als 800 Euro betragen haben. Im Fachjargon spricht man hier von geringwertigen Wirtschaftsgütern (GWG). Eigenständig nutzungsfähig bedeutet, dass der Gegenstand ohne weitere Geräte funktioniert.
5. Mit Einlagen Steuern sparen
Ein privat gekaufter Gegenstand, der im Jahr 2023 zu mindestens zehn Prozent betrieblich genutzt wurde, kann in das Betriebsvermögen des Handwerksbetriebs eingelegt und steuersparend abgeschrieben werden. Normalerweise ist der Einlagewert der Teilwert. Das ist der Wert, den ein gedachter Erwerber des Betriebs für den Gegenstand im Zeitpunkt der Einlage bezahlen würde. Bei Einlage eines privaten Gegenstands ins Betriebsvermögen innerhalb von drei Jahren nach dem Kauf muss vom damaligen Kaufpreis bis zur Einlage eine fiktive Abschreibung abgezogen werden und der verbleibende Betrag ist der Einlagewert, der anschließend gewinnmindernd abgeschrieben werden darf.
6. Privat erhaltene Geschenke einlegen
Auch private Geschenke dürfen ins Betriebsvermögen einlegt und abgeschrieben werden. Wurde etwa einem Selbstständigen privat ein Smartphone im Wert von 1.000 Euro geschenkt und er nutzte dieses im Jahr 2023 zu 100 Prozent betrieblich, darf er dieses private Geschenk mit 1.000 Euro ins Betriebsvermögen einlegen und über fünf Jahre verteilt abschreiben. Am besten im Internet nach dem Kaufpreis für das Geschenk suchen, das Suchergebnis ausdrucken und aufbewahren.
7. Gebrauchte Gegenstände
Selbstständige Handwerker, die 2023 für das betriebliche Anlagevermögen Gegenstände gekauft haben, müssen diese linear über die jeweilige Nutzungsdauer abschreiben. Die Nutzungsdauer kann einer amtlichen Afa-Tabelle entnommen werden (zum Beispiel Pkw sechs Jahre, Smartphone fünf Jahre, Möbel 13 Jahre). Bei gebrauchten Gegenständen kann die Nutzungsdauer bei der Abschreibung verkürzt werden.
8. Betriebsausgaben ohne Aufwendungen
Ein Klassiker, der bei der Gewinnermittlung 2023 nicht fehlen darf: Der Investitionsabzugsbetrag nach § 7g Abs. 1 Einkommensteuergesetz (EStG). Sind in den Jahren 2024 bis 2026 Investitionen ins betriebliche bewegliche Anlagevermögen geplant, dürfen bereits 2023 50 Prozent der voraussichtlichen Netto-Investitionskosten vom Gewinn abgezogen werden. Zwei Voraussetzungen sind zu beachten. Erstens darf der Gewinn 2023 vor Abzug dieses Investitionsabzugsbetrags nicht mehr als 200.000 Euro betragen. Zweitens muss nachgewiesen werden können, dass der Umfang der betrieblichen Nutzung im Jahr des Kaufs und im Folgejahr insgesamt mindestens
90 Prozent beträgt.
9. Pauschale Fahrtkosten als Betriebsausgabe
Wurde 2023 für betriebliche Fahrten ein Privat-Pkw genutzt, darf für jeden gefahrenen Kilometer ein Pauschalbetrag von 30 Cent als Betriebsausgabe abgezogen werden. Das Finanzamt erwartet als Nachweis zwar kein Fahrtenbuch, aber zumindest nachvollziehbare Aufzeichnungen zum Tag der Fahrt, zum Grund der Fahrt und zur zurückgelegten Route.
10. Pauschale für Arbeit im Homeoffice
Selbstständige Handwerker, die 2023 zu Hause gearbeitet haben (zum Beispiel Rechnungen schreiben, Angebote erstellen, Aufträge bearbeiten), können dem Finanzamt Betriebsausgaben für die Homeoffice-Pauschale präsentieren. Das sind sechs Euro pro Tag, maximal 1.260 Euro pauschale Betriebsausgaben pro Jahr. Zum Abzug der Pauschale ist übrigens kein häusliches Arbeitszimmer notwendig. Die Pauschale gibt es zudem auch, wenn die Arbeit am Wochenende, an Feiertagen oder im Urlaub erledigt wurde. Im Gesetz ist übrigens keine Zeitangabe zu finden. Das bedeutet: Selbst, wenn nur fünf Minuten am Tag im Homeoffice gearbeitet wurde, winkt der pauschale Betriebsausgabenabzug. Aufzeichnungen zum Tag im Homeoffice und zur erledigten Arbeit sind empfehlenswert.
11. Umsatzsteuerzahlung bei Vier-Drei-Rechner
Wird der Gewinn 2023 nach der Einnahmen-Überschussrechnung (Vier-Drei-Rechner) ermittelt, gilt die goldene Regel, dass nur Betriebsausgaben vom Gewinn abgezogen werden dürfen, die im Jahr 2023 tatsächlich bezahlt wurden. Doch hierzu gibt es eine Ausnahme. Und zwar darf die Umsatzsteuerzahlung aus der Umsatzsteuer-Voranmeldung Dezember 2023, die ja erst am 10. Januar 2024 überwiesen werden musste, ausnahmsweise noch vom Gewinn 2023 abgezogen werden. Voraussetzung: Die Umsatzsteuer-Voranmeldung muss bis zum 10. Januar 2024 ans Finanzamt übermittelt und die Zahlung ebenfalls bis zu diesem Tag geleistet worden sein. Hat das Finanzamt die Umsatzsteuer im Lastschriftverfahren erst am 15. oder 16. Januar 2024 abgebucht, klappt es mit dem Betriebsausgabenabzug 2023, wenn das Konto, von dem abgebucht wurde, am 10. Januar 2024 eine ausreichende Deckung für die Abbuchung der Umsatzsteuer aufgewiesen hat.
12. EC- und Kreditkartenabrechnung
Bei der Einnahmen-Überschussrechnung sind im Dezember 2023 geleistete EC- und Kreditkartenzahlungen noch als Betriebsausgaben 2023 abziehbar, selbst wenn die Abbuchung vom betrieblichen Girokonto erst im Januar 2024 erfolgte. Der Abfluss der Betriebsausgaben ist in dem Zeitpunkt zu unterstellen, in dem die EC- oder Kreditkarte eingesetzt und der Pin eingegeben oder eine Unterschrift geleistet wurde – also noch im Dezember 2023.
13. Sonderfall Geschenke an Kunden und Partner
Für Geschenke an Kunden, Geschäftspartner oder an deren Mitarbeiter gelten spezielle Steuerregeln. Solche Geschenkaufwendungen sind nur als Betriebsausgabe abziehbar, wenn der Wert des Präsents pro Jahr und Empfänger netto nicht mehr als 35 Euro betragen hat (Neu ab 2024 50 Euro). Liegt der Wert des Geschenks über diesem Höchstbetrag, kippen leider sowohl der Betriebsausgabenabzug als auch die Vorsteuererstattung. Sonderfall: Ist ein Geschenk vom Beschenkten ausschließlich beruflich nutzbar, dürfen auch höhere Geschenkaufwendungen als Betriebsausgabe verbucht werden. Wichtig: Der Betriebsausgabenabzug für Geschenke setzt zudem voraus, dass die Aufwendungen getrennt von den übrigen Betriebsausgaben verbucht beziehungsweise aufgezeichnet werden (§ 4 Abs. 7 EStG).
14. Finanzielle Risiken bilanzieren
Selbstständige Handwerker, die ihren Gewinn 2023 per Bilanzierung ermitteln, können für künftige finanzielle Risiken in der Bilanz eine Rückstellung bilden. Der Rückstellungsbetrag mindert den Gewinn 2023. Typische Gründe für gewinnmindernde Rückstellungen sind ausstehende Rechnungen von Geschäftspartnern für bereits 2023 erbrachte Leistungen und mögliche Garantieaufwendungen für im Jahr 2023 erbrachte Leistungen. Wird eine Rückstellung gebildet, sollten aussagekräftige Aufzeichnungen zum Grund und zur Höhe geführt werden.
15. Offene Forderungen berichtigen
Bei der Bilanzierung sollten selbstständige Handwerker unbedingt die zum Bilanzstichtag noch offenen Forderungen kritisch prüfen. Stand nämlich bereits zum Bilanzstichtag (in der Regel am 31. Dezember 2023) fest, dass bestimmte Forderungen ausfallen werden (zum Beispiel wegen Tod oder Insolvenz des Kunden beziehungsweise Geschäftspartners), darf eine gewinnmindernde Einzelwertberichtigung zum Bilanzposten Forderungen vorgenommen werden. Auch hier erwartet das Finanzamt aussagekräftige Nachweise und Unterlagen, die eine solche Einzelwertberichtigung rechtfertigen. Für alle anderen Forderungen kann eine Pauschalwertberichtigung durchgeführt werden. Die Höhe dieser Pauschalwertberichtigung lässt sich anhand der unerwarteten Forderungsausfälle der letzten drei bis fünf Jahre ermitteln.
16. Mitarbeitende Ehepartner
In vielen Handwerksbetrieben sind die Ehepartner als Minijobber angestellt. Das hat den Hintergrund, dass sämtliche Gehaltszahlungen inklusive der Pauschalabgaben an die Minijobzentrale und die Beiträge an die Unfallversicherung als gewinnmindernde Betriebsausgaben verbucht werden dürfen und der als Minijobber angestellte Ehepartner im Gegenzug sein Minijobgehalt nicht versteuern muss. Wichtig: Nicht zu vergessen sind beim Betriebsausgabenabzug steuerfreie Sonderzahlungen 2023 an den Minijobber-Ehegatten wie etwa die Inflationsausgleichsprämie. Da Nachfragen des Finanzamts bei Anstellung des Ehepartners programmiert sind, empfiehlt es sich, Nachweise aufzubewahren, an welchen Tagen der Ehegatte wie lange gearbeitet hat.
17. Bewirtungsaufwand korrekt aufzeichnen
Dass für Bewirtungsbelege bei Restaurantbesuchen mit Kunden und Geschäftspartnern besondere Aufzeichnungspflichten bestehen, dürfte bekannt sein. Aufzuzeichnen sind der Grund der Bewirtung und die Namen aller Gäste. Abziehbar als Betriebsausgaben sind dann 70 Prozent der Bewirtungskosten. Auch Trinkgelder dürfen geltend gemacht werden – aber eben auch nur zu 70 Prozent. Damit das Finanzamt grünes Licht für den 70-prozentigen Betriebsausgabenabzug gibt, müssen die Bewirtungsaufwendungen übrigens getrennt von den übrigen Betriebsausgaben gebucht beziehungsweise aufgezeichnet werden (§ 4 Abs. 7 EStG).
18. Eigenverbrauch nicht vergessen
In der Gewinnermittlung 2023 müssen auch Entnahmen für private Zwecke gewinnerhöhend berücksichtigt werden. Findet das Finanzamt keine Hinweise für solche Gewinnkorrekturen, stellt es entweder Rückfragen oder meldet den Fall an die Betriebsprüfung. Um dies zu vermeiden, sollten folgende typischen Entnahmen besser nicht fehlen: Private Mitbenutzung des betrieblichen Telefonanschlusses beziehungsweise des betrieblichen Smartphones, private Nutzung des betrieblichen Firmenwagens und pauschale Sachentnahmen, wenn ein Handwerksbetrieb Lebensmittel herstellt und verkauft. Für die private Nutzung von betrieblichen Gegenständen oder für die Entnahme von Lebensmitteln für private Zwecke muss auch Umsatzsteuer abgeführt werden.