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PENTADOC AG

About us

PENTADOC ist eines der führenden Unternehmen für strategische Beratung, Konzeption und Umsetzung von Lösungen für Dokumentenmanagement und Enterprise Content Management (ECM) in Deutschland, Österreich und der Schweiz. Das Unternehmen gehört zu den wenigen Spezialberatungen, die Firmen und Organisationen völlig anbieterunabhängig unterstützen – angefangen bei der Analyse und Konzeption bis hin zur Implementierung und Inbetriebnahme der Systeme.

In den vergangenen Jahren ist PENTADOC kräftig gewachsen. Derzeit werden im deutschsprachigen Raum über 35 Mitarbeiter beschäftigt, die sich – je nach Bedarf virtuell oder am Standort des Kunden – zu maßgeschneiderten Teams zusammenfinden. Marketing und ein Teil der Verwaltung sind in einer Niederlassung in München angesiedelt. In den vergangenen Jahren wurden Tochterunternehmen in der Schweiz und in Österreich gegründet. Bereits 2004 gründete die PENTADOC die DMS-Akademie GmbH – heute Pentadoc Knowhouse GmbH – die erste neutrale Einrichtung für eine fundierte ECM/DMS-Ausbildung. Das Lernkonzept der Pentadoc Knowhouse basiert auf dem Ansatz des „blended learning“, wodurch Online-Lerneinheiten mit klassischen, didaktischen Methoden und Medien kombiniert wird.

2006 wurde der neue Bereich Pentadoc Radar eröffnet. PENTADOC Radar sind die unabhängigen Research-Spezialisten von PENTADOC. Mit einer Erfahrung, die im deutschsprachigen Raum einzigartig ist. PENTADOC Radar beliefert den deutschsprachigen ECM-Markt regelmäßig mit detaillierten Marktdaten wie Markt-Researches, Technologiestudien, Whitepapers, Benchmarks u. ä.. Damit schließt PENTADOC Radar die Informationslücke der großen Research-Häuser im breiten Spektrum des ECM-Marktes mit höchster Branchenkompetenz und dem Wissen um relevante Themen und Anforderungen der im Markt agierenden Unternehmen und Anwender.

Die PENTADOC GmbH wurde 1998 von vier Beratern ins Leben gerufen, die bis dahin bei verschieden Unternehmen, etwa CSC Ploenzke, oder als selbständige Consultants tätig waren: Andreas Eichler, Achim Kauffmann, Ralf Maier und Guido Schmitz. Begegnet sind sie sich bei der Deutschen Post AG, wo sie gemeinsam an der Konzeption und Umsetzung eines Dokumentenmanagement-Systems arbeiteten, das heute erfolgreich zur Abrechnung der Frachtentgelte für Geschäftskunden des größten europäischen Logistikers eingesetzt wird. Schnell wurde den DMS-Experten klar, dass man mit dieser speziellen Kombination von Fach-Know-how viel bewegen kann und der Bedarf an DMS-Spezialisten schon bald enorm sein wird. Die Praxis hat die Einschätzung der Gründer bestätigt. Der Bedarf an qualifizierter DMS-Beratung nimmt stetig zu und PENTADOC wächst nach wie vor kräftig.

Zu den Kunden von PENTADOC zählen namhafte Gesellschaften, unter anderen die Deutsche Post, die Postbank, die Deutsche Bahn, Deutsche Bundesbank, Daimler Financial Services, Lufthansa Technik, T-Mobile, BARMER GEK Krankenkasse, Österreichische Nationalbank, Credit Suisse, Fraport und die Allianz Versicherung. Experten erwarten, dass bereits in wenigen Jahren kaum ein größeres Unternehmen mehr ohne effizientes Informationsmanagement auskommen wird.

Systeme für Dokumentenmanagement (DMS) und Enterprise Content Management (ECM) erfassen, sichern und verwalten Dokumente. Sie sichern Informationen und machen sie an der richtigen Stelle im Arbeitsprozess verfügbar. Viele Unternehmen setzen bereits heute DMS ein, zum Beispiel Krankenversicherungen, die ihren Sachbearbeitern mittels elektronischer Kundenakten eine effiziente Bearbeitung aller Vorgänge ermöglichen oder Banken, die ihre vielfältigen Zahlungsbelege automatisch erfassen und verarbeiten.

Die Einführung eines solchen Systems ist strategisch und technisch anspruchsvoll. Der Soft- und Hardwaremarkt in diesem Spezialsegment ist für Anwender kaum überschaubar. Viele, meist kleine Anbieter, versprechen umfassende Leistungen, sind aber oft nur für einen Teil des Gesamtprozesses echte Spezialisten. Umso wichtiger ist eine unabhängige Beratung. PENTADOC begleitet die Firmen und Organisationen vollkommen herstellerunabhängig auf ihrem Weg zum Büro der Zukunft. Die Berater von PENTADOC kennen die Kernkompetenzen der Systemhäuser und wissen, welche Hard- und Softwarekomponenten für welche Aufgaben am besten geeignet sind. PENTADOC verkauft keine DMS-Produkte und hat keinerlei Kooperationsvereinbarung mit einem Hersteller.

Ein fertiges DMS/ECM, das auf die Organisation und den Bedarf eines Unternehmens abgestimmt ist, gibt es nicht. Produkte von der Stange bieten keine optimale Lösung, sind oft sogar nicht einmal in das spezielle Umfeld eines Unternehmens integrierbar. PENTADOC ist für ihre Kunden das, was der Architekt für einen Bauherren ist. Die Berater helfen bei der Analyse und Konzeption von DMS und wählen die optimalen Bausteine aus. Anders als der Architekt eines Gebäudes machen sie aber nicht nur Pläne, sie setzen sie auch um. Die IT-Profis sorgen dafür, dass die Systeme ordnungsgemäß installiert werden und funktionieren, damit die Investition sich auch bezahlt macht. Aufgrund ihres Spezial-Know-Hows werden Experten von PENTADOC häufig auch von internationalen Unternehmensberatungen für spezielle Fragen des Dokumentenmanagements hinzugezogen.

Besonderes Augenmerk legt man bei PENTADOC auf die strategische Dimension des Bereichs ECM. Denn es ist mehr als nur eine weitere IT-Technologie. Es kann Abläufe, in denen Dokumente bearbeitet werden, nicht nur unterstützen, vereinfachen und beschleunigen, sondern auch steuern. Damit das fertige System voll in den Dienst der Unternehmensstrategen gestellt werden kann, entwickeln die DMS-Spezialisten gemeinsam mit dem Management des Klienten eine klare Vision davon, welche Funktionen DMS im Unternehmen übernehmen sollen. Es wird ein Bild von den optimalen Abläufen gezeichnet. Erst dann wird aus verschiedenen Modulen die technische Infrastruktur konzipiert.
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