Deine Aufgaben

Als Verwaltungsmitarbeiter:in unterstützt Du das Team bei der Organisation und Abwicklung des täglichen Betriebs. Deine Aufgaben sind vielseitig und verantwortungsvoll:

Büroorganisation

• Du sorgst für einen reibungslosen Ablauf im Büroalltag.
• Du bearbeitest die Ein- und Ausgangspost, kümmerst Dich um allgemeine Korrespondenz und koordinierst Termine.
• Du organisierst Besprechungen und bereitest Unterlagen vor.

Dokumentation

• Du erstellst und pflegst Dokumente, Akten und digitale Ablagesysteme.
• Du unterstützt bei der Vorbereitung von Berichten.

Kommunikation

• Du bist erste:r Ansprechpartner:in für interne und externe Anfragen.
• Du kommunizierst freundlich und professionell mit Teilnehmenden, Kund:innen, Lieferant:innen und Kolleg:innen.
• Du unterstützt bei der Organisation von Veranstaltungen und Schulungen.

Finanzen

• Du wirkst bei der Rechnungsbearbeitung mit und unterstützt die Abrechnung von Maßnahmen.
• Du führst Nachweise und bereitest Unterlagen für die Buchhaltung und Fördermittelabrechnung vor.
• Du unterstützt bei der Projektdokumentation, z. B. durch die Zuarbeit für Verwendungsnachweise.

Verwaltung

• Du verwaltest Personalunterlagen und pflegst Stammdaten.
• Du erstellst Statistiken und Auswertungen für interne Zwecke und externe Partner.
• Du übernimmst Aufgaben im Bereich Teilnehmermanagement, z. B. Anwesenheitslisten oder Fördermittel-Dokumentation.
• Du übermittelst alle relevanten Meldungen zum Mitarbeiterlebenszyklus (z. B. Eintritte, Austritte, Vertragsänderungen) an die Personalabteilung.

Wir bieten Dir

• Onboarding: Der Vertragsbeginn ist ab sofort möglich . Du erhältst eine umfassende Einarbeitung . Für diese Stelle ist eine 5-Tage-Woche mit 38,5 Stunden in Vollzeit vorgesehen.
  
  
• Sicherheit: Über unseren Haustarifvertrag mit GEW und ver.di bieten wir Dir eine unbefristete Anstellung , branchenübliche Gehaltszahlungen nach unserem Entgelttarifvertrag sowie 30 Arbeitstage Jahresurlaub .
  
  
• Mehr vom Gehalt: Du kannst von einer betrieblichen Altersvorsorge im Rahmen eines Gruppenvertrags oder der Zahlung vermögenswirksamer Leistungen profitieren.
  
  
• Mehr Freizeit: Am 24.12. und 31.12. hast Du bei uns arbeitsfrei – ein kleines Extra für Dich.
  
  
• Personalentwicklung: Du nutzt unser umfangreiches Weiterbildungsangebot und hast viele Möglichkeiten zur persönlichen Entwicklung innerhalb unseres Stiftungsportfolios – darauf sind wir besonders stolz.
  
  
• Gestaltungsfreiheit: Du erhältst Freiräume für eigenverantwortliches Arbeiten und kannst aktiv an bedeutenden und spannenden Projekten mitgestalten .
  
  
• Teamorientiertes Arbeitsklima: Dich erwartet ein engagiertes Team , das Zusammenarbeit und gegenseitige Unterstützung lebt.
  
  
• Sinnstiftende Tätigkeit: Du leistest einen wertvollen Beitrag zur beruflichen Integration und gesellschaftlichen Teilhabe unserer Teilnehmer:innen.

Dein Skillset

• Du hast eine abgeschlossene Berufsausbildung als Verwaltungsfachangestellte:r , Kaufmann / Kauffrau für Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation – z. B. als Industriekaufmann / Industriekauffrau oder kaufmännische:r Mitarbeiter:in .
  
  
• Du bringst Berufserfahrung mit – idealerweise im Bildungsbereich.
  
  
• Du arbeitest eigenverantwortlich, strukturiert und zuverlässig .
  
  
• Du übernimmst Verantwortung und behältst auch in stressigen Situationen den Überblick.
  
  
• Du verfügst über sehr gute EDV-Kenntnisse und arbeitest sicher mit digitalen Tools und Office-Anwendungen.
  
  
• Du bist teamfähig, kommunikationsstark und hast ein ausgeprägtes Organisationsvermögen .
  
  
• Du hast Freude daran, Prozesse mitzugestalten und Dich aktiv in ein engagiertes Team einzubringen.

So wirst du Bildungswerker:in

Du hast Fragen? Dann melde Dich gern bei Deinem Ansprechpartner Christian Hellmuth (AWZ-Leiter):

Telefon: 03466 2098711
Persönlich: im Aus- und Weiterbildungszentrum Artern , Rudolf-Breitscheid-Straße 22, 06556 Artern

Dein Interesse ist geweckt?