Kaufmännische/r Assistent (m/w/d)

Die Hufeland Klinikum GmbH sichert mit zwei modernen und zukunftsfähigen Klinikstandorten in Bad Langensalza und Mühlhausen mit über 500 Betten die medizinische Versorgung des Unstrut-Hainich-Kreises und dessen Umgebung. Das Klinikum beschäftigt über 1.300 qualifizierte Mitarbeiter, die jeden Tag aufs Neue in über 40 verschiedenen Fachgebieten engagiert ihre Arbeit im Interesse der Gesundheit der uns anvertrauten Patienten verrichten. Die Tochtergesellschaft Hufeland MVZ GmbH leistet mit drei Betriebsstätten an den Standorten Mühlhausen und Bad Langensalza einen entscheidenden Beitrag zur ambulanten Versorgung der Bevölkerung. Weitere Informationen finden Sie unter: www.hufeland.de.

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt

Mitarbeiter (m/w/d) im Zentralen Büro Geschäftsleitung/Medizinischer Arztdienst

in Vollzeit.

Ihre Aufgaben:

Vertragswesen & Dokumentation

· Erstellung, Prüfung und Verwaltung von Verträgen (z. B. Dienstleistungs-, Miet- und Kooperationsverträge)

· Fristenkontrolle und Pflege vertragsrelevanter Unterlagen

· Dokumentationserstellung und -pflege im System SimplifyU

· Strukturierte Ablage und digitale Archivierung

Termin- und Kommunikationsmanagement

· Koordination und Organisation von Terminen, Besprechungen und Veranstaltungen

· Vorbereitung und Nachbereitung von Gesprächsterminen inkl. Unterlagen und Präsentationen

· Protokollführung bei internen und externen Meetings

· Empfang und Betreuung von Gästen und Geschäftspartnern

· Telefonmanagement und Korrespondenz mit internen sowie externen Ansprechpartnern

Büroorganisation & Assistenz

· Allgemeine Büroorganisation inkl. Postbearbeitung, Ablage und Wiedervorlagen

· Unterstützung bei Projektarbeiten und Sonderaufgaben der Geschäftsführung

· Erstellung von Entscheidungsvorlagen, Berichten und Präsentationen

Ihr Profil:

Fachliche Qualifikationen

· abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Büromanagement, Bürokommunikation) oder Studium im Bereich Betriebswirtschaft/Gesundheitsmanagement

· Mehrjährige Berufserfahrung im Sekretariat oder in der Assistenz, idealerweise auf Geschäftsführungsebene

· Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)

· Erfahrung mit Dokumentationssystemen (z. B. simplifyY) und Vertragsmanagement

Persönliche Kompetenzen

· Organisationstalent und strukturierte Arbeitsweise

· Diskretion, Loyalität und Verantwortungsbewusstsein

· Kommunikationsstärke und professionelles Auftreten

· Belastbarkeit, Flexibilität und Teamfähigkeit

· Selbstständiges und vorausschauendes Arbeiten

Unser Angebot:

· ein attraktiver Arbeitsplatz in einer modernen Abteilung mit hervorragender Ausstattung

· ein freundliches und kollegiales Arbeitsklima in einem motivierten Team

· hausinterne Vergünstigungen und Sonderleistungen

· tarifliche Vergütung