Aufgaben

TRIFFT DAS AUF DICH ZU?

Als Executive Assistant bist du die zentrale Schnittstelle zum CEO und ermöglichst es ihm, sich auf strategische Aufgaben zu konzentrieren: Unternehmenswachstum, Partnerschaften, M&A und Führung des Management-Boards. Du übernimmst die gesamte operative und administrative Koordination und sorgst dafür, dass der CEO seine Zeit optimal nutzen kann.

Dein primäres Ziel: Den CEO von 100% der administrativen Last befreien, damit er sich auf seine Kernstärken konzentrieren kann: Strategie, Netzwerk und Unternehmensentwicklung.

DEINE AUFGABEN:

1. Executive Support & Organisation

• Vollständiges Kalender- und E-Mail-Management des CEO (Priorisierung, Beantwortung, Eskalation, Follow-ups)
• Screening von Anrufen & Inboundkanälen
• Sicherstellung, dass keine Anfragen oder To-dos verloren gehen

2. Kommunikation & Koordination

• Erste Anlaufstelle für interne und externe Anfragen
• Koordination mit Board, Partnern und Investoren
• Professionelle Kommunikation im Namen des CEO

3. Meeting- & Board-Management

• Vorbereitung und Organisation von Board- und Management-Meetings
• Agenda-Erstellung, Unterlagenaufbereitung

4. Reise-, Event- & Administrative Organisation

• Planung und Buchung von Reisen
• Koordination von Messen und Events
• Spesenabrechnung

5. Recruiting- & Projekt-Support

• Vorsortierung von Bewerbungen und Interview-Koordination
• Unterstützung im Onboarding
• Koordination kleinerer Projekte inkl. Deadline-Tracking und Dokumentation

Qualifikation

DEIN PROFIL:

Muss-Kriterien:

• Ausbildung: Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium (BWL, Kommunikation, o.ä.)
• Erfahrung: Mindestens 2–3 Jahre Erfahrung als Assistenz, Office Manager oder in vergleichbarer Rolle
• Organisationstalent: Du behältst auch in hektischen Zeiten den Überblick und priorisierst selbstständig
• Kommunikationsstärke: Professionelle, freundliche Kommunikation auf allen Ebenen (intern und extern)
• Proaktivität: Du denkst mit, erkennst Probleme bevor sie entstehen und löst sie eigenständig
• Diskretion: Absolut vertrauenswürdig im Umgang mit sensiblen Informationen
• Tech-Affinität: Sicherer Umgang mit MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint), Google Workspace
• Englisch: sehr gute Kenntnisse, da internationale Kommunikation vorkommt

Nice-to-have:

• Erfahrung in Start-ups, Scale-ups oder familiengeführten Unternehmen
• Erfahrung in Assistenz eines Geschäftsführers oder Vorstands
• Kenntnisse in Projektmanagement-Tools (Asana, Trello, Notion)
• Hands-on-Mentalität und Freude an Gestaltung

Benefits

UNSERE CORE VALUES – SO TICKEN WIR. SO TICKST DU?

WARUM WIR?

Wir sind eine der am schnellsten wachsenden Bogensportmarken weltweit und inspirieren Menschen, ihr Potenzial zu entdecken. Neben unserem Unternehmen investieren wir in die DOA Stiftung, um junge Menschen zu fördern.

Als Buckle & Seam, eine Social-Impact-Marke, produzieren wir Ledertaschen und -accessoires. Mit jedem Kauf unterstützen wir Bildung und persönliche Entwicklung, indem wir 3 % unseres Nettoumsatzes in Bildungsinitiativen und unser Schulprojekt, die AMN School, investieren. Unser Ziel: begehrte Produkte entwickeln und gleichzeitig einen positiven sozialen Einfluss ausüben. Jeder Kauf tut Gutes.

DEINE VORTEILE BEI BEARPAW UND BUCKLE & SEAM

Geld ist nicht alles? Bei uns erhältst du monatlich einen Wertgutschein für unsere hochwertigen Produkte und profitierst von exklusiven Rabatten bei vielen namhaften Unternehmen.

Arbeite mit Flexibilität und Vertrauen

Vertrauensarbeitszeit und Flexibilität sind bei uns gelebte Realität! Es zählen deine Ergebnisse, nicht die Stunden, die du abarbeitest. Remote Work ist je nach Position möglich, mit bis zu 100 % Homeoffice – ausgenommen sind Pflichtveranstaltungen.

Deine Balance bei uns

Bei uns bleibst du langfristig – unbefristete Arbeitsverhältnisse und bis zu 30 Tage Urlaub sorgen dafür, dass du Arbeit und Leben perfekt in Einklang bringen kannst.

Coaching und Wachstum

Monatliche Coaching-Termine mit deinem Team Lead bieten dir die Möglichkeit, deine Fähigkeiten kontinuierlich zu verbessern und dich beruflich weiterzuentwickeln. Als Scale Up Company profitierst du zusätzlich von den Learnings des Scale Up Coachings, einem Framework, das es uns ermöglicht, nicht nur im Unternehmen, sondern auch am Unternehmen zu arbeiten.

Gemeinschaft und Zusammenhalt

Regelmäßige Team- und Unternehmensevents fördern den Austausch und stärken unseren Zusammenhalt – sei es als Weltmarktführer im traditionellen Bogensport bei BEARPAW oder als Social-Impact-Unternehmen bei Buckle & Seam, das jungen Menschen durch Bildungsinitiativen eine Zukunft bietet.

Ein globales Netzwerk

Durch die Mitgliedschaft unseres CEO Tim in der EO, die von Forbes als "einflussreichste Unternehmerorganisation der Welt" bezeichnet wird, verfügen wir über ein riesiges Netzwerk in über 61 Ländern, das dir Zugang zu großen Unternehmen und Persönlichkeiten bietet.

Gemeinsam für eine bessere Zukunft

Dank flacher Hierarchien kommunizieren wir effizient und stellen sicher, dass alle Stimmen gehört werden. Du kannst dich von Anfang an aktiv einbringen und eigenverantwortlich arbeiten. Mit Leidenschaft und Freude arbeiten wir gemeinsam daran, unsere Visionen zu verwirklichen – sei es, den Bogensport weltweit zu prägen oder eine Community zu inspirieren, die sich für Bildung und soziale Gerechtigkeit einsetzt.

INFOS UND TIPPS ZU DEINER BEWERBUNG

• Das Einstiegsgehalt in Vollzeit (40 Stunden/Woche) für diese Position liegt, abhängig von den Qualifikationen, zwischen 40.000 und 48.000 Euro jährlich.
• Diese Position bietet ein unbefristetes Arbeitsverhältnis. Zögere nicht, dich zu bewerben, auch wenn du nicht alle Anforderungen erfüllst – Mut wird bei uns geschätzt!
• Wir bemühen uns, zeitnah auf Bewerbungen zu reagieren. Sollte es jedoch länger als 14 Tage dauern, freuen wir uns, wenn du unter karriere@bearpaw-products.com nachfragst.
• Ein Anschreiben ist nicht verpflichtend, aber wir würden uns sehr freuen, mehr über dich und deine Motivation für die Rolle zu erfahren. Du kannst uns dabei gerne duzen.

Werde Teil der BEARPAW Organisation

Wir sind eine der am schnellsten wachsenden Bogensportmarken im B2B- und B2C-Segment weltweit. Unser Ziel ist es, Menschen zu inspirieren, ihr verstecktes Potenzial zu entdecken. Dafür investieren wir nicht nur in unser Unternehmen, sondern auch in unsere DOA Stiftung, um junge Menschen zu fördern.

Unsere Vision bei Buckle & Seam

Wir sind Buckle & Seam, eine Social-Impact-Marke, die Ledertaschen und -accessoires produziert. Mit jedem verkauften Produkt unterstützen wir persönliche und professionelle Entwicklung und sichern das Grundrecht auf Bildung für alle.

Wir investieren 3 % unseres Nettoumsatzes in Bildungsinitiativen und in unser Schulprojekt, die AMN School. Unser Fokus liegt darauf, die Geschichte unserer Kunden zu erzählen, denn wir glauben, dass jeder Mensch etwas Einzigartiges zu bieten hat. Gemeinsam schaffen wir eine Gemeinschaft, die Erfolgsgeschichten verfolgt, erreicht und teilt.