Das Betreuungsbüro Thomanek ist ein Büro für rechtliche Betreuungen nach § 1814 BGB und unterstützt Menschen in rechtlichen, finanziellen und sozialen Angelegenheiten. Zur strukturierten Organisation der täglichen Arbeitsabläufe und zur weitgehenden administrativen Entlastung der Betreuungstätigkeit suchen wir eine zuverlässige Büroassistenz (m/w/d), die zentrale organisatorische und verwaltende Aufgaben eigenständig übernimmt.

Aufgaben

• Vollständige Bearbeitung der täglichen Ein- und Ausgangspost (Öffnen, Vorsortieren, Scannen, digitale Aktenzuordnung, Versandvorbereitung)
• Digitalisierung und strukturierte elektronische Ablage aller Dokumente in den digitalen Mandantenakten
• Selbstständige Erstellung, Vorbereitung und Versand standardisierter Schreiben nach Vorlagen (Behörden, Gerichte, Banken, Sozialleistungsträger, Vermieter, Einrichtungen)
• Vorstrukturierung und Bearbeitung eingehender E-Mails einschließlich Beantwortung einfacher Standardanfragen nach Vorgabe
• Terminmanagement (Terminvereinbarungen, Terminbestätigungen, Koordination mit Behörden, Einrichtungen und Beteiligten)
• Fristenkontrolle, Wiedervorlagenmanagement sowie laufende Pflege der digitalen Aktenführung
• Vorbereitung von Akten, Unterlagen und Vorgängen für Gerichtstermine, Behördenkontakte und Besprechungen
• Administrative Vorarbeiten für Anträge, Formulare und Dokumentationen
• Allgemeine organisatorische Büroarbeiten sowie eigenständige administrative Unterstützung im Tagesgeschäft

Qualifikation

• Idealerweise abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung oder vergleichbare praktische Erfahrung
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie sichere schriftliche Ausdrucksfähigkeit
• Sicherer Umgang mit PC, E-Mail, digitalen Dokumentenablagesystemen und Office-Programmen
• Strukturierte, sorgfältige und selbstständige Arbeitsweise mit hohem Organisationsvermögen
• Zuverlässigkeit, Verantwortungsbewusstsein und Diskretion im Umgang mit vertraulichen Daten