Iron Mountain sucht einen erfahrenen Administration & Document Services für unser Administration & Operations Team.

In dieser Rolle sind Sie verantwortlich für die reibungslose Koordination des administrativen Back-Office-Betriebs sowie die fachliche Leitung und Motivation des Dokumentenverarbeitungs-Produktionsteams.

Das Team agiert als zentrale Anlaufstelle am Standort, gewährleistet exzellenten Service für interne Kollegen, externe Besucher und unterstützt die betriebliche Effizienz.

Aufgaben

In dieser Rolle werden Sie:

• Tägliche administrative und Empfangsfunktionen für den Standort Berlin verwalten, einschließlich der Erstellung von Datenschutz- und Anwesenheitsformularen, der Ausgabe von Besucherausweisen, der Abwicklung der Telefonzentrale sowie der Koordination von Bewirtung und Gästebetreuung.
• Beschaffungs- und Bestandsmanagement koordinieren, was die Erstellung von Bestellungen (POs) für den Standort, die Verwaltung des Büromaterialbestands sowie die Abwicklung von Versandkosten (UPS) und Kundenabrechnungen umfasst.
• Die Standortleitung in zentralen operativen Bereichen unterstützen, wie der Assistenz bei Personalangelegenheiten für Zeitpersonal, der Führung des Berliner Terminkalenders und der Sicherstellung der Einhaltung von International Organization for Standardization (ISO), Audit- und Sicherheitsprotokollen

Qualifikation

Der ideale Kandidat wird haben:

• Abgeschlossenes Studium in einem relevanten Bereich oder eine gleichwertige berufliche Ausbildung mit umfassender, relevanter Berufserfahrung.
• Fundierte technische Kenntnisse im Umgang mit Scan-Equipment und -Software sowie ein starkes Verständnis für Optische Zeichenerkennung (OCR) und Dokumenten-Management-Systeme (DMS/CMS).
• Nachgewiesene Führungsstärke bei der Leitung eines Teams sowie ausgeprägte analytische und problemlösende Fähigkeiten mit akribischer Liebe zum Detail.
• Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse auf mindestens C1-Niveau.

Benefits

Was wir bieten (Vorteile)

Standort: Berlin (Backoffice-Funktion).

• Wettbewerbsfähige Vergütung und Zusatzleistungen, abgestimmt auf Ihre Erfahrung (Gutes Gehalt).
• 28 Tage bezahlte Freistellung/Urlaub zur Unterstützung der Work-Life-Balance.
• Attraktive Quartals-Bonus-Möglichkeiten basierend auf der Unternehmens- und Teamleistung.
• Ein sehr gutes Arbeitsklima sowie umfassende Gesundheits-, Wellness- und Altersvorsorgepläne.
• Möglichkeiten zur kontinuierlichen Weiterbildung und beruflichen Weiterentwicklung.

Call to Action

Nutzen Sie Ihre Expertise, um unseren zentralen Standort zu prägen und unser Produktionsteam zum Erfolg zu führen. Bewerben Sie sich jetzt und werden Sie Teil von Iron Mountain!