Assistentin der Geschäftsführung (m/w/d)

GEVA Grundbesitz- und Vermögensanlagegesellschaft mbH – Karriere in einem etablierten Unternehmen

Willkommen bei der Hofmann Unternehmensgruppe – wo Ihr Organisationstalent zählt

Sie arbeiten gern eigenverantwortlich, sind strukturiert und behalten auch dann den Überblick, wenn vieles gleichzeitig geschieht? Sie verstehen sich als zentrale Anlaufstelle im Büroalltag und möchten gleichzeitig die Geschäftsführung aktiv unterstützen? Dann sollten wir uns kennenlernen.

Die Hofmann Unternehmensgruppe ist ein inhabergeführter Unternehmensverband mit breit gefächerten Aktivitäten in den Bereichen Immobilien, Unternehmensbeteiligungen, Kapitalanlagen, Fondsstrukturen sowie strategische Investitionen im In- und Ausland. Unser Handeln ist langfristig, werteorientiert und unternehmerisch geprägt.

Zur Verstärkung der Geschäftsführung suchen wir eine strukturierte, diskrete und engagierte Assistentin der Geschäftsführung (m/w/d) in Vollzeit für unseren Standort in der Spichernstraße 15, 10777 Berlin (City West) – mit direkter Anbindung an den öffentlichen Nahverkehr.

Sie übernehmen eine zentrale Schlüsselrolle und sind organisatorische Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Investitionen, Projekten, Partnern und externen Dienstleistern.

Einen ersten Eindruck von der Unternehmensgruppe erhalten Sie unter: www.millennium-invest.de (https://millennium-invest.de/)

Ihre Aufgaben – vielseitig und verantwortungsvoll

• Sie repräsentieren die Geschäftsführung souverän und verbindlich – ob am Telefon, per E-Mail oder im persönlichen Kontakt.
• Sie** entlasten die Geschäftsführung** diskret und vorausschauend in organisatorischen, administrativen und ausgewählten strategischen Themen.
• Sie** steuern den Tagesablauf eigenständig** – von der Terminplanung über die Fristenüberwachung bis hin zur aktiven Priorisierung laufender Vorgänge.
• Sie verfassen und bearbeiten Dokumente, übernehmen die Korrespondenz (auch nach Diktat), bereiten Unterlagen professionell auf und unterstützen in der vorbereitenden Buchhaltung.
• Sie führen eine verbindliche und klare Kommunikation mit Geschäftspartnern, Behörden, Dienstleistern und internen Ansprechpartnern.
• Sie denken mit, behalten den Überblick, erinnern an das Wesentliche und sorgen dafür, dass keine Aufgabe aus dem Blick gerät.
• Sie übernehmen eigenständig administrative Sonderprojekte – z. B. die Erstellung von Vertragsübersichten, die Kommunikation mit Investoren oder die Koordination kleiner interner Vorhaben.
• Sie sichern die Funktionsfähigkeit unseres Office-Bereichs – mit klarer Struktur, reibungslosen Prozessen und der Fähigkeit, auch bei spontanen Anforderungen souverän zu handeln.
• Sie sind für die** Aktenführung verantwortlich und **haben erste Erfahrungen in Workflowsteuerung (Microsoft 365, SharePoint).
• Sie sind akribisch in der Nachverfolgung von Projekten, To-dos und offenen Punkten.

Was Sie mitbringen – fachlich und persönlich

Sie sind eine Persönlichkeit, die gern Verantwortung übernimmt, den Überblick behält und mit Organisationstalent sowie Fingerspitzengefühl arbeitet? Sie denken mit, handeln vorausschauend und schätzen eine vertrauensvolle Zusammenarbeit auf Augenhöhe? Dann passen Sie sehr gut zu uns.

• Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position – idealerweise als persönliche Assistenz, Teamassistenz oder in einer gehobenen administrativen Funktion mit direkter Anbindung an die Geschäftsführung
• Souveränes, professionelles Auftreten im Umgang mit internen und externen Ansprechpartnern – schriftlich, telefonisch und persönlich
• Ausgeprägtes Organisationstalent sowie die Fähigkeit, auch komplexe Abläufe effizient zu strukturieren und zu koordinieren
• Eigenverantwortliche und vorausschauende Arbeitsweise, gepaart mit einem sicheren Gespür für Prioritäten und Diskretion
• Versierter Umgang mit MS Office, insbesondere Outlook, Word und Excel – idealerweise ergänzt durch Erfahrung mit digitalen Tools zur Termin- oder Aufgabensteuerung
• Hohes Maß an Loyalität, Verbindlichkeit und Verantwortungsbewusstsein – Sie denken mit, handeln selbstständig und vertreten die Geschäftsführung im besten Sinn.

Was wir Ihnen bieten – und das meinen wir auch so

• Stabilität und Erfahrung Ein inhabergeführtes Unternehmen mit über 40 Jahren Markterfahrung im Immobilienbereich – zuverlässig, klar geführt und zukunftsorientiert.
• Arbeiten mit Stil – mitten in Berlin Ein moderner Arbeitsplatz in einem stilvollen Altbau, zentral gelegen in der Berliner City West, umgeben von exzellenter Infrastruktur.
• Direkter Draht zur Entscheidungsebene Kurze Abstimmungswege und flache Hierarchien sorgen für klare Kommunikation und schnelle Entscheidungen – auf Augenhöhe mit der Geschäftsführung.
• Ein Umfeld, das trägt Ein kollegiales Miteinander, geprägt von Vertrauen, Offenheit und echter Hands-on-Mentalität – in einem Team, das zusammenhält.
• Struktur mit Raum für Flexibilität Verlässliche Arbeitszeiten, kombiniert mit dem nötigen Spielraum für persönliche Anliegen – für alle, die gerne effizient und eigenverantwortlich arbeiten.
• Langfristige Perspektive Gesucht wird keine Übergangslösung, sondern eine verantwortungsbewusste Persönlichkeit, die sich langfristig einbringen möchte.
• Ein strukturierter Einstieg Die Einarbeitung erfolgt individuell und persönlich – mit Zeit und Aufmerksamkeit, um sich sicher und willkommen zu fühlen.
• Unterstützung beim Ankommen Ob bei der Wohnungssuche oder der Orientierung in Berlin – auf Wunsch steht praktische Hilfe bereit, damit der Start auch privat gelingt.

Interessiert?

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

Diese Position richtet sich an Bewerberinnen (m/w/d), die eine langfristige, verantwortungsvolle Schlüsselposition in direkter Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung suchen.

Bewerbung bitte mit Lebenslauf, Eintrittstermin & Gehaltsvorstellung

Bereitgestellt in Kooperation mit der Bundesagentur für Arbeit.