Fremdsprachensekretär*in (m/w/d) mit 50% Teilzeitbeschäftigung unbefristet Entgeltgruppe E9a Kennung: Arabistik-2025

Gegenstand der Arabistik sind Sprache und Schrifttum der arabischsprachigen Regionen; an der Freien Universität Berlin wird das Fach im Schwerpunkt als Literaturwissenschaft betrieben und deckt die arabische Dichtung und Prosaliteratur von der vorislamischen Zeit bis in die Gegenwart ab: Abschluss im Bachelor, Master und Interdisciplinary Studies of the Middle East (ISME, in englischer Sprache). Die Forschungsprojekte umfassen arabische Literatur als globale Literatur seit der Vormoderne und die Rolle von Digital Humanities in der arabistischen Forschung.

Die international geprägte Belegschaft des Instituts für Arabistik umfasst insgesamt etwa 25 Personen: Neben den ständigen Mitarbeiter*innen arbeiten hier Forscher*innen im Rahmen der aktuell fünf drittmittelfinanzierten Forschungsprojekte sowie Stipendiat*innen, Lehrbeauftragte und Gastwissenschaftler*innen. Kommunikationssprachen sind vorrangig Deutsch, Englisch und Arabisch.

Aufgabengebiet:
Koordination aller Anliegen aus Institut und Drittmittelprojekten, u.a.
• Selbständiges Führen des Sekretariats am Arbeitsbereich, insbesondere Erledigung von Verwaltungs- und Organisationsaufgaben (u.a. Haushalts-, Bestell- und Rechnungswesen, Dienstreiseangelegenheiten, Terminverwaltung, Personalangelegenheiten, Unterstützung bei der Lehr- und Raumplanung), Budgetüberwachung
• Korrespondenz und Telefonate in deutscher, englischer und einer weiteren Fremdsprache aus der MENA-Region (vorzugsweise Arabisch);
• Anfertigen von einfachen Übersetzungen aus diesen oder in diese Sprachen
• Organisatorische Betreuung von Studierenden und internationalen Gastwissenschaftler*innen
• Projektmanagement, Finanzplanung und -verwaltung, Zuarbeit bei Projektanträgen, Erstellung von Verwendungsnachweisen, Zuarbeit Drittmittelverwaltung
• Mitwirkung bei Planung und Durchführung von Veranstaltungen und Kongressen
• Mitwirkung bei Pflege des Außenauftritts/Homepage
• Kommunikation in deutscher, englischer und einer weiteren fachrelevanten Sprache, vorzugsweise Arabisch.

Einstellungsvoraussetzungen:
Abgeschlossene Ausbildung in einer tätigkeitsbezogenen Fachrichtung (z. B. Fremdsprachensekretär*in) oder vergleichbare Fachkenntnisse und Erfahrungen sowie entsprechende nachgewiesene Sprachkenntnisse, sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse sowie Kenntnisse in einer Sprache aus der Mena-Region (vorzugsweise Arabisch)

(Berufs-)Erfahrung:
Für das vielschichtige Aufgabenspektrum sind zwei Mitarbeiter*innen gemeinsam verantwortlich, eine längerfristige Einarbeitungsphase über mehrere Monate ist vorgesehen. Eine Bewerbung von Berufseinsteiger/innen, gern aus dem universitären Bereich, ist willkommen.

Erwünscht:
• Hohes Maß an interkultureller Kompetenz
• freundliches und sicheres Auftreten, selbständiges Arbeiten, Organisationstalent, Eigeninitiative und Teamfähigkeit
• Fähigkeit, auch unter Zeitdruck gute Arbeitsergebnisse zu erzielen
• souveräner Umgang mit Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
• idealerweise Kenntnisse der FU-spezifischen Software (Unikat, Evento, CMS)
• Kenntnisse der Strukturen und Verwaltungsabläufe in wissenschaftlichen Einrichtungen
• Erwünscht ist eine Anwesenheit auf dem Campus an drei Tagen pro Woche; daneben ist die Möglichkeit zum Arbeiten aus dem Homeoffice gegeben.