Projektassistenz (m/w/d) – Projektmanagement / Projektverwaltung

Seit über 30 Jahren steht Top Job Personal für erfolgreiche Personaldienstleistung in der Region Rhein-Ruhr und darüber hinaus. Im Auftrag eines international tätigen Projektunternehmens suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Projektassistenz (m/w/d) in Berlin zur Unterstützung des Projektmanagements in einem anspruchsvollen Projektumfeld.

Ihre Aufgaben

Projektkommunikation & Korrespondenz

• Erstellung, Versand und Nachverfolgung formeller Projektkorrespondenz (z. B. Schreiben, E-Mails, Anfragen)
• Abstimmung von Freigaben, Prüfungen und Unterschriften vor Versand
• Pflege von Verteilerlisten, Kommunikations- und Nachweisregistern
• Sicherstellung der termingerechten Rückmeldungen und Dokumentation

Projektorganisation & Koordination

• Unterstützung bei der Koordination laufender Projektaktivitäten
• Pflege von Terminplänen, Aufgabenlisten und Projektkalendern
• Organisation und Nachbereitung von Projektmeetings (Agenda, Protokolle, Maßnahmenverfolgung)
• Abstimmung mit internen Fachabteilungen sowie externen Projekt- und Konsortialpartnern

Reise-, Spesen- und Administrationsmanagement

• Vorbereitung und Abrechnung von Reise- und Spesenabrechnungen
• Organisation von Dienstreisen (Flüge, Hotels, ggf. Visa)
• Unterstützung beim Onboarding neuer Projektmitglieder
• Schnittstelle zu internen Bereichen wie HR, Finance und Einkauf

Event- & Logistikkoordination

• Organisation von Projektmeetings, Workshops und Veranstaltungen
• Koordination von Räumen, Catering, Besucheranmeldungen und Zugängen
• Unterstützung bei internen und externen Projektveranstaltungen

Dokumentenmanagement

• Strukturierte Ablage und Pflege von Projektunterlagen (z. B. SharePoint, Dokumentenmanagementsysteme)
• Sicherstellung von Versionierung, Zugriffskontrollen und Vertraulichkeit
• Unterstützung bei Präsentationen und internen Unterlagen

Ihr Profil

• Abgeschlossenes Studium im Bereich Betriebswirtschaft, Projektmanagement oder vergleichbare Qualifikation oder eine kaufmännische Ausbildung mit entsprechender Berufserfahrung
• Erste bis mehrjährige Erfahrung in einer Projektassistenz-, Verwaltungs- oder Koordinationsfunktion
• Erfahrung in projektbezogenen oder mehrstufigen Organisationsstrukturen von Vorteil
• Sehr gute Organisations- und Kommunikationsfähigkeiten
• Strukturierte, sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise
• Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
• Erfahrung mit SharePoint oder vergleichbaren Systemen wünschenswert
• Diskretion und Verantwortungsbewusstsein im Umgang mit sensiblen Informationen

Wir bieten

• Attraktive Vergütung je nach Qualifikation
• Langfristige Perspektive in einem spannenden Projektumfeld
• Umfassende Einarbeitung und persönliche Betreuung
• Mitarbeit in einem professionellen, internationalen Projektteam
• Corporate Benefits mit exklusiven Mitarbeitervergünstigungen
• Feste Ansprechpartner bei Top Job Personal

Top Job Personal GmbH Herr Alex Hahl

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  Top Job Personal – ausgezeichnet vom FOCUS Magazin als einer der besten Personaldienstleister Deutschlands.

Bereitgestellt in Kooperation mit der Bundesagentur für Arbeit.