Referent*in Administration HIPOLE Jena mit den Schwerpunkten Personal und Marketing

Kennziffer: HI 2025/5

Um die Klimaneutralität innerhalb der nächsten 20 Jahre zu erreichen, ist ein Innovationsschub für die Entwicklung hocheffizienter, skalierbarer, kostengünstiger und nachhaltig produzierter Energietechnologien erforderlich. Polymere Werkstoffe spielen in diesem Prozess eine zentrale Rolle. HIPOLE integriert und erweitert Weltklasse-Expertise in Polymerchemie, Materialwissenschaft, Hochdurchsatz-Experimenten und künstlicher Intelligenz mit komplementärer Expertise in anorganischen/hybriden Materialien, skalierbaren Bauelementen und fortschrittlicher Charakterisierung.

Sie haben die Chance, das neu gegründete Helmholtz Institut als "Referent*in Administration Schwerpunkte Personal und Marketing" mit Ihren Ideen und Ihrer Expertise zu unterstützen.

• Möchten Sie an einem Institut eines internationalen Forschungszentrums arbeiten, an dem etwas für eine klimafreundliche Energieversorgung der Zukunft geschaffen wird?
• Sind Sie gern Schnittstelle zwischen Wissenschaft und Verwaltung und beraten Sie gern zu administrativen Prozessen?
• Sind Sie leidenschaftlicher HR-Professional mit mehrjähriger Berufserfahrung und auf der Suche nach einem Job mit hoher gesellschaftlicher Relevanz.
• Sind Sie ein Organisationstalent und gleichzeitig kreativ und Social Media affin?

Ihre Aufgaben

• Sie unterstützen die administrative Leitung und das Leitungsteam bei der Planung und Umsetzung der Verwaltungsaufgaben.
• Sie bereiten Personaldokumente und Präsentationen vor und begleiten den Prozess über den gesamten Employee Lifecycle hinweg und sind zentrale Ansprechperson. Das beinhaltet u.a. die Umsetzung aller anstehenden Personalmaßnahmen, einschließlich Vertrags- und Dokumentationsmanagement, Recruiting, Einstellung, On-/Offboarding von (internationalen) Mitarbeitenden.
• Sie bewerten Stellenbeschreibungen nach TVöD Entgeltordnung Bund und erstellen Prozessbeschreibungen.
• Sie sind wichtige*r Sparringspartner*in für unsere Führungskräfte und beraten zu personellen Einzelmaßnahmen.
• Konzeptionelle und koordinierende Aufgaben im Bereich Öffentlichkeitsarbeit, Marketing und PR.
• Schnittstelle zu den Bereichen Personal und Marketing des HZB.

Ihre Qualifikation

• Wissenschaftliches Studium (Diplom/Bachelor/Master/Magister oder vergleichbar), vorzugsweise in den Wirtschaftswissenschaften oder Rechtswissenschaften.
• Erste Berufserfahrung als Verwaltungsmitarbeiter*in gewünscht – idealerweise im Bereich Personal oder Recht
• Ausgeprägtes strategisches und analytisches Denkvermögen sowie sehr gute organisatorische Fähigkeiten, vor allem im Bereich der Selbstorganisation.
• Sehr gute Kommunikations- und Präsentationsfähigkeiten.
• Sehr gute PC-Kenntnisse (MS-Office, Internet, Datenbanken), ggf. SAP.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift (min. C1-Niveau).
• Ein freundliches, verbindliches Auftreten, Kreativität und hohe Serviceorientierung.
• Freude am Umgang mit Menschen mit internationalem Hintergrund in einem diversen und dynamischen Arbeitsumfeld.
• Hohes Maß an Selbstständigkeit und Eigenverantwortung.

Unser Angebot

• Ein internationales und diversitätssensibles Arbeitsumfeld an einem Helmholtz-Institut in der Wissenschaftsstadt Jena
• Gute Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben (flexible Arbeitszeitmodelle: Gleitzeit, Teilzeit)
• 30 Tage Urlaub
• Gesundheitsmanagement, betriebliche Altersvorsorge (VBL)
• Zuschuss zum Deutschlandticket Job
• Weiterentwicklungsmöglichkeiten/Fortbildungsangebote und ein Team, das sich auf Sie freut!

Der Arbeitsvertrag ist unbefristet. Die Bezahlung erfolgt nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD-Bund).

Wir bekennen uns ausdrücklich zur Vielfalt in unserer Arbeitskultur und freuen uns über Bewerbungen von Menschen mit verschiedenen Hintergründen. Chancengleichheit und die berufliche Förderung von Frauen haben wir uns zum Ziel gesetzt. Deshalb sind wir an Bewerbungen von Frauen sehr interessiert. Menschen mit Schwerbehinderung werden bei entsprechender Eignung bevorzugt eingestellt.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung über unser Bewerbungsmanagementsystem bis zum 20.07.2025. Aus datenschutzrechtlichen Gründen können wir Bewerbungen, die uns auf anderen Wegen (z.B. per E-Mail oder Post) erreichen, leider nicht im Bewerbungsverfahren berücksichtigen.

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Am neu gegründeten Helmholtz Institut für Polymere in Energieanwendungen Jena (HIPOLE Jena) bündeln das HZB und die Friedrich-Schiller-Universität Jena (FSU Jena)/Center for Energy and Environmental Chemistry Jena (CEEC Jena) ihre Kräfte im Bereich der Energiespeicherung und Energieumwandlung. Kommen Sie zu uns und unterstützen Sie uns dabei! Mehr auf der HIPOLE-Webseite und der Webseite des HZB .

Der Klimawandel stellt die Welt vor große Herausforderungen. Am Helmholtz-Zentrum Berlin (HZB) erforschen wir Materialien für eine klimaneutrale Zukunft. 1400 Mitarbeitende aus aller Welt arbeiten am Standort Berlin gemeinsam an diesem Ziel.

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