Berlin

Sekretär*in (m/w/d)

Aufgaben:

Allgemeine Sekretariatsaufgaben zur Unterstützung der Fachbereichsleitungen und der ca. 65 Mitarbeiter*innen der Fachbereiche 7.1 und 7.4, u. a. interne und externe Korrespondenz, Prüfberichte und Gutachten, Bearbeitung des Postein- und -ausgangs, Terminverwaltung, Materialbeschaffung, Protokollführung, etc. Organisation des Sekretariatsbereichs gemäß Managementhandbuch der BAM und der Anforderungen externer Auditvorgaben Mitwirkung bei der verwaltungstechnischen Einarbeitung und Betreuung von Mitarbeiter*innen, von Auszubildenden sowie ausländischen Besucher*innen und Gastwissenschaftler*innen Vor- und Nachbereitung sowie Mitwirkung bei der Organisation von Besprechungen, Workshops, Seminaren und Tagungen auf nationaler und internationaler Ebene Annahme und Beantwortung bzw. gezielte Weitervermittlung von fachbezogenen Kundenanfragen Pflege von Datenbanken der Abteilung und Fachbereiche Mitwirkung im Team aller Sekretariatsbereiche der Abteilung

Qualifikationen:

Abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau/ Kaufmann für Büromanagement, Fachangestellte*r für Bürokommunikation oder vergleichbar Berufserfahrung im Sekretariatsbereich wünschenswert, idealerweise mehrjährige Erfahrung im Führen eines vergleichbaren Sekretariates Erfahrung in der Vor-Ort-Ausbildung ist wünschenswert Sehr gutes Zeit- und Prioritätenmanagement sowie hohes Organisationsvermögen Sichere Beherrschung der MS-Office-Anwendungen, Erfahrung im Umgang mit SAP wünschenswert Sehr gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit in Deutsch Gute Englischkenntnisse Sicheres, kompetentes und kundenorientiertes Auftreten Gutes Kommunikations- und Informationsverhalten, zielorientierte und strukturierte Arbeitsweise, Initiative/Einsatzbereitschaft, Teamfähigkeit und Kooperationsbereitschaft sowie Lernbereitschaft Die ausgeschriebene Stelle setzt ein geringes Maß an körperlicher Eignung voraus.