Zur Verstärkung unseres Teams in der Verwaltung in Bielefeld suchen wir ab sofort, befristet bis 31.08.2027, eine Assistenz der Geschäftsleitung (m/w/d)

• Eine tarifliche und leistungsgerechte Vergütung

• 28 Tage Jahresurlaub mit der Wahlmöglichkeit mit zusätzlichen Urlaubstagen (3, 6 oder 9)

• Vollzeitarbeitszeitmodelle zwischen 37 – 40 h/Woche

• Betriebliche Altersvorsorge, die durch den Arbeitgeber bezuschusst wird

• Anspruchsvolle und vielseitige Aufgaben mit dem Freiraum, eigene Ideen und Erfahrungen einzubringen

• Perspektiven für die persönliche Weiterbildung sowie fachliche Fortbildungsmöglichkeiten

• gute Verkehrsanbindung, in der Nähe vom Bahnhof Bielefeld

• eine intensive Einarbeitung zu einer interessanten und abwechslungsreichen Tätigkeit

• Service- und kundenorientiertes Handeln mit freundlichem Auftreten und gepflegtem Erscheinungsbild

• Hohe Verlässlichkeit und Qualität im Ausführen der Tätigkeit

• Sehr gute Kommunikationsfähigkeit in deutscher Sprache in Wort und Schrift

• Sicherer Umgang mit den gängigen EDV Anwendungen (MS-Office)

• Strukturierte, ordnungsorientierte und vorausschauende Arbeitsweise

• Fähigkeit, schnell wechselnde Themen zu priorisieren und zu bearbeiten

• Kenntnis und Beachtung aller datenschutzrelevanten Bestimmungen in der Position

• Besondere Wahrung von Vertraulichkeit im Umgang mit sensiblen Informationen

• Mindestens abgeschlossene anerkannte 3-jährige Berufsausbildung im Bereich Kaufmann/-frau für Büromanagement, Industriekauffrau/-mann oder in einer vergleichbaren Fachrichtung.

Die Assistenz der Geschäftsleitung ist erste Kontaktstelle für externe Gäste des Unternehmens am Standort der Hauptverwaltung in Bielefeld. Die Assistenz der Geschäftsleitung ist Ansprechpartner für die Geschäftsführung, Führungskräfte und Beschäftigten der Fachbereiche in allgemeinen administrativen und organisatorischen Belangen in der Verwaltung.

• Betreuung des Empfangsbereichs inkl. Telefonzentrale

• Koordination, Vor- und Nachbereitung von Konferenzen und Meetings

• Planung, Koordination von Terminen und Reisen für Geschäftsführung und Führungskräfte

• Unterstützung bei der Planung und Buchung von Reisen für Beschäftigte

• Allgemeine Korrespondenz

• Eigenständige Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost

• Ansprechpartner für Fachbereichsleiter, Geschäftskontakte und Beschäftigte zu allgemeinen Themen der Verwaltung

• Kommunikative Schnittstelle zwischen internen und externen Kunden

• Kreditkartenabrechnungen und Erstellung der Reisekostenabrechnungen der Geschäftsführung

• Bestellanfragen aus der Verwaltung aufnehmen, zur Freigabe einpflegen und bestellen

• Administration des Fuhrparkmanagements

• Administrative Erfassung von Unfallmeldungen für die Übersendung an die Berufsgenossenschaft

• Zutrittsverwaltung zu Verwaltungsräumlichkeiten und Raumverwaltung

• Administration und Verwaltung von Verträgen

Fühlst du dich angesprochen? Dann freuen wir uns bis zum 10.03.2026 auf deine Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse). Bitte bewirb dich ausschließlich über unser Online-Bewerbungs-Portal unter https://westfalenbahn.softgarden.io/job/63120789?l=de