Jobbeschreibung

Als Office Management Assistent in einer renommierten Bildungseinrichtung in Brandenburg an der Havel unterstützt du das Verwaltungsteam bei allen organisatorischen und administrativen Aufgaben. Du bist Teil eines engagierten Teams und trägst dazu bei, dass die Büroprozesse reibungslos funktionieren und die Studierenden und Dozenten optimal betreut werden. In dieser Position erhältst du vielfältige Einblicke in die Abläufe einer Bildungseinrichtung und kannst deine organisatorischen und kommunikativen Fähigkeiten einbringen. Die Stelle bietet dir die perfekte Möglichkeit, praktische Berufserfahrung neben deinem Studium zu sammeln und dein theoretisches Wissen in die Praxis umzusetzen.

Branche: Bildungswesen

Jobarten: Studentenjob

Personalart: Büroorganisation (m/w/d)

Aufgaben:

Zu deinen Hauptaufgaben gehört die Unterstützung bei der allgemeinen Büroorganisation, einschließlich der Bearbeitung der ein- und ausgehenden Post, der Verwaltung des E-Mail-Postfachs und der Pflege des digitalen und physischen Ablagesystems. Du übernimmst die Terminkoordination für Besprechungen und Veranstaltungen, bereitest Unterlagen vor und führst Protokoll bei Meetings. Die Bearbeitung von Standardkorrespondenz und die Erstellung von Dokumenten nach Vorlage fallen ebenfalls in deinen Verantwortungsbereich. Zudem unterstützt du bei der Betreuung von Studierenden und Dozenten, beantwortest allgemeine Anfragen und hilfst bei der Organisation von Lehrveranstaltungen und Prüfungen. Die Pflege und Aktualisierung von Datenbanken und die Unterstützung bei der Beschaffung und Verwaltung von Büromaterialien runden dein Aufgabengebiet ab.

Neben den administrativen Kernaufgaben unterstützt du auch bei der Organisation und Durchführung von Informationsveranstaltungen, Tagen der offenen Tür und anderen Events der Bildungseinrichtung. Du hilfst bei der Pflege und Aktualisierung der Website und der Social-Media-Kanäle und unterstützt bei der Erstellung von Informationsmaterialien für Studierende und Interessenten. Gelegentlich wirst du auch bei der Vorbereitung und Nachbereitung von Exkursionen und externen Veranstaltungen mitwirken, bei der Durchführung von Evaluationen und Umfragen helfen und bei der Recherche zu bildungsrelevanten Themen unterstützen. Zudem übernimmst du bei Bedarf auch die Betreuung des Empfangsbereichs und unterstützt bei der Einarbeitung von neuen Mitarbeitern oder Praktikanten im administrativen Bereich.

Anforderungen:

Für diese Position solltest du eingeschriebener Student sein, vorzugsweise im Bereich BWL, Verwaltung, Bildungsmanagement oder einem verwandten Studiengang. Erste praktische Erfahrungen im Büro- oder Verwaltungsbereich sind von Vorteil, aber nicht zwingend erforderlich. Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sind unerlässlich, grundlegende Englischkenntnisse wünschenswert. Du solltest sicher im Umgang mit MS Office (insbesondere Word, Excel, PowerPoint und Outlook) sein und idealerweise Erfahrung mit Datenbanken haben. Eine schnelle Auffassungsgabe, eine strukturierte Arbeitsweise und ein freundliches, serviceorientiertes Auftreten sind für diese Position besonders wichtig. Zudem solltest du Interesse am Bildungswesen mitbringen und die Bereitschaft haben, dich in bildungsspezifische Prozesse und Systeme einzuarbeiten.

Dein Profil zeichnet sich durch ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und ein hohes Maß an Selbstständigkeit aus. Du arbeitest strukturiert, sorgfältig und zuverlässig, auch bei wiederkehrenden Aufgaben. Deine kommunikativen Fähigkeiten ermöglichen es dir, freundlich und kompetent mit verschiedenen Ansprechpartnern wie Studierenden, Dozenten und externen Kontakten zu interagieren. Du bist teamfähig, unterstützt deine Kollegen proaktiv und bringst gleichzeitig die nötige Eigeninitiative mit, um Aufgaben eigenverantwortlich zu erledigen. Deine Flexibilität und schnelle Auffassungsgabe helfen dir, dich rasch in neue Themen und Systeme einzuarbeiten. Du verfügst über ein gutes Zeitmanagement und kannst auch in stressigen Situationen den Überblick behalten und Prioritäten richtig setzen. Zudem bringst du ein hohes Maß an Diskretion im Umgang mit sensiblen Daten und Informationen mit und zeichnest dich durch eine positive, lösungsorientierte Einstellung aus.

Arbeitszeiten:

Als Studentenjob sind die Arbeitszeiten flexibel gestaltbar und werden an deinen Vorlesungsplan angepasst. Du solltest etwa 15-20 Stunden pro Woche einplanen, die du flexibel auf 2-4 Tage verteilen kannst. Die Arbeitszeiten liegen in der Regel zwischen 8 und 18 Uhr an Werktagen. Während der Semesterferien besteht die Möglichkeit, die Stundenzahl zu erhöhen. Bei wichtigen Veranstaltungen der Bildungseinrichtung kann gelegentlich auch ein Einsatz am Wochenende erforderlich sein, der entsprechend vergütet oder durch Zeitausgleich kompensiert wird.

Zusammenfassung:

Unser Kunde bietet dir eine attraktive Vergütung von 16,30 €/Stunde sowie einen modernen Arbeitsplatz in einer angesehenen Bildungseinrichtung. Du erhältst eine gründliche Einarbeitung und kontinuierliche Unterstützung durch erfahrene Kollegen. Die Position bietet dir die Möglichkeit, wertvolle praktische Erfahrungen im Bildungswesen zu sammeln und dein theoretisches Wissen aus dem Studium in die Praxis umzusetzen. Du profitierst von flexiblen Arbeitszeiten, die sich optimal mit deinem Studium vereinbaren lassen, und lernst verschiedene Aspekte des Bildungsmanagements kennen. Zusätzlich erhältst du die Möglichkeit, an internen Schulungen und Weiterbildungen teilzunehmen und von Vergünstigungen für Bildungsangebote der Einrichtung zu profitieren. Das Unternehmen zeichnet sich durch ein kollegiales Arbeitsumfeld, flache Hierarchien und eine offene Kommunikationskultur aus. Bei entsprechender Qualifikation und Interesse besteht zudem die Möglichkeit, deine Abschlussarbeit in der Einrichtung zu schreiben und nach dem Studium übernommen zu werden.