Wir suchen eine Bürofachkraft im Bereich Produktentwicklung mechatronischer Systeme

Als Tochter der Physik Instrumente SE (PI) entwickeln wir Best-in-Class-Positioniertechnik für Stellantriebe bis in den Nanometer-Bereich. Unsere Komponenten und Systeme finden Einsatz in den Mars-Rovern „Curiosity“ und „Perseverance“ und fliegen mit der Raumsonde „Solar Orbiter“ zur Sonne. Weit mehr als die Hälfte aller Mikrochips weltweit werden mithilfe von PI Lösungen produziert.

Das Kerngeschäft der IBS Karlsruhe sind Automatisierungslösungen und Anlagenbau. Der Standort Darmstadt konzentriert sich auf die Auftragsentwicklung von Produkten aus Medizin-und Kommunikationstechnik, sowie Industrie, für PI und externe Auftraggeber.

Aufgaben und Verantwortlichkeiten:

Als Bürofachkraft (m/w/d) erwartet Sie eine vielseitige und verantwortungsvolle Position: Sie unterstützen das Management in der Organisation und Koordination des Büroalltags und sind eine wichtige Schnittstelle zwischen internen und externen Ansprechpartnern. In einem strukturierten und professionellen Arbeitsumfeld übernehmen Sie abwechslungsreiche administrative Aufgaben und tragen aktiv zum reibungslosen Ablauf des Tagesgeschäfts bei.

Empfangs- und Kommunikationsmanagement:

• Entgegennahme und Weiterleitung von Telefonanrufen
• Empfang und Betreuung von Gästen, Bewerbern, Lieferanten und Teammitgliedern
• Bearbeitung des Postein- und -ausgangs
• Verwaltung und Priorisierung eingehender E-Mails und Faxe

Kalender- und Terminorganisation:

• Planung, Koordination und Bestätigung von Meetings, Schulungen und Veranstaltungen
• Organisation von Verpflegung, Räumen und technischer Ausstattung
• Pflege und Kontrolle von Abwesenheitskalendern

Dokumenten- und Dateiverwaltung:

• Erstellung, Bearbeitung und Archivierung von Dokumenten, Präsentationen und Berichten
• Pflege von internen Tools (z.  SharePoint, Organigramme, Kapazitätspläne)

Allgemeine Büroverwaltung:

• Bestellung und Verwaltung von Büromaterialien und Ressourcen
• Organisation von Dienstreisen und Reisekostenabrechnungen

Projektunterstützung:

• Unterstützung bei Projektbedarfsbestellungen gemäß Vorgaben durch Projektleiter
• Terminverfolgung und Kommunikation mit Lieferanten

Leistungsreporting:

• Erhebung, Zusammenfassung und Aufbereitung teambezogener Leistungskennzahlen
• Erstellung monatlicher Reports für das Management

Unterstützung unserer Hauptverwaltung Karlsruhe:

• Zuarbeit vorbereitende Buchhaltung
• Zuarbeit vorbereitende Lohnbuchhaltung

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z.  als Bürokaufmann/-frau, Industriekaufmann/-frau oder vergleichbare Quereinsteiger
• Berufserfahrung im Bereich Büroorganisation, Assistenz oder Verwaltung wünschenswert
• Sicherer Umgang mit MS Office-Anwendungen (insbesondere Outlook, Excel, Word und PowerPoint)
• Erfahrung mit digitalen Tools wie SharePoint oder vergleichbaren Systemen von Vorteil
• Organisationsgeschick und eine strukturierte, selbstständige Arbeitsweise
• Ausgeprägte Team- und Kommunikationsfähigkeit
• Freundliches und professionelles Auftreten am Empfang sowie im Umgang mit internen und externen Kontakten
• Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, Englischkenntnisse von Vorteil

• Abwechslungsreiches, interdisziplinäres und spannendes Arbeitsumfeld
• Flache Hierarchien, transparente und offene Kommunikation
• Unbefristetes Anstellungsverhältnis mit 30 Urlaubstagen bei einer 5 Tage Woche
• Betriebliches Altersvorsorgemodell
• Corporate Benefits
• Arbeitgeberzuschüsse zu Kinderbetreuungskosten
• Individuelle Weiterentwicklungsmöglichkeiten und eigenverantwortliches Arbeiten
• Attraktive Lage mit sehr guter Anbindung an ÖPNV (500m zum Darmstadt Hbf) und Autobahn (nah an A5 + A67)

Wir bieten Ihnen eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit in einem dynamischen Unternehmen. Wenn Sie Interesse an dieser Position haben, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.