Wir stehen für verlässliches und nachhaltiges Management von IT-Infrastrukturprojekten – von der Idee bis zur erfolgreichen Weiterführung. Unser Leistungsangebot umfasst die Steuerung von IT- Migrations-, Verlagerungs- und Entflechtungsprojekten, Consulting und Coaching. Zur Förderung unserer Unternehmenskultur legen wir hierbei großen Wert auf flache interne Hierarchien, direkte Abstimmungswege und ein teamorientiertes Arbeiten.

Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir eine Assistenz in Teilzeit (ca. 20 Stunden pro Woche) für die Leitung unserer Business Unit "Business Services” sowie das Office Management.

Deine Aufgabe bei uns:

Termin-, Reise- und Meetingmanagement:

• Proaktive Organisation des Terminkalenders, einschließlich der effizienten Planung von Meetings, Veranstaltungen und Dienstreisen für die BU-Leitung
• Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung von Meetings, einschließlich der Erstellung von Protokollen
• Unterstützung bei der Planung und Durchführung von Teamevents
• Unterstützung bei der Reisekostenabrechnung

Reporting:

• Vorbereitung und Analyse von Reports, Statistiken und Präsentationen als Entscheidungsgrundlage für die Geschäftsführung und Führungskreis-Meetings

Projektmanagement und Kommunikation:

• Mitarbeit an internen Projekten, insbesondere in der Recherche, Planung und Umsetzung neuer Tools zur Digitalisierung der internen Prozesse
• Vorbereitung und Erstellung von Nutzerdokumentationen
• Lösungsorientierte Bearbeitung von ad hoc auftretenden Herausforderungen im Tagesgeschäft
• Unterstützung bei der Umsetzung von Sonderprojekten und internen Marketing- und Kommunikationsmaßnahmen

Dokumenten- und Qualitätsmanagement:

• Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Analysen, Berichten und Entscheidungsgrundlagen für die Geschäftsführung
• Verwaltung und Pflege von vertraulichen Dokumenten sowie die Bearbeitung des Postein- und ausgangs

Office Management:

• Allgemeine Büroorganisation und Dokumentenmanagement, einschließlich der Verwaltung von Verträgen und Koordination von Dienstleistern rund um das Büro in Hamburg
• Bestellungen, Besuchermanagement und Schlüsselmanagement

Das bringst du mit:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer ähnlichen Position, idealerweise in einem dynamischen Umfeld
• Gewissenhafte, proaktive und selbstständige Arbeitsweise
• Offenheit, Eigenverantwortlichkeit sowie ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten
• Starke Kommunikationsfähigkeiten in Wort und Schrift, sowohl in Deutsch als auch in Englisch
• Sensibilität im Umgang mit vertraulichen Informationen
• Spaß an der gemeinsamen Arbeit im Team
• Sehr gute Kenntnisse im Umgang mit Microsoft Office (insbesondere Outlook, Word, Excel und PowerPoint)

Das erwartet dich bei uns:

• Ein modernes und zentral gelegenes Büro im Herzen von Hamburg
• Ein Team, das sich auch bei örtlicher Ferne immer nah ist
• Eine Duz-Kultur innerhalb der esc
• Ein Unternehmen, in dem du den Unterschied machst und mitgestaltest – Du bringst deine Ideen ein und bestimmst den Weg zum Ziel
• Ein abwechslungsreiches Tätigkeitsfeld, das individuell auf dich und deine Fähigkeiten abgestimmt ist
• Ein kollegiales Umfeld, in dem auf Augenhöhe und mit Spaß gemeinsam gearbeitet wird
• Gemeinsame Werte, die nicht nur auf dem Papier stehen, sondern wirklich gelebt werden
• Teamevents, bei denen alle Kollegen gemeinsam Deutschland oder die Welt erkunden
• 30 Tage Urlaub (Basis 5-Tage-Woche)

Klingt interessant?

Dann möchten wir dich kennenlernen!
Wir freuen uns auf deine Bewerbung mit deiner Verfügbarkeit und Gehaltsvorstellung. Da Zeit immer knapp ist, kannst du dich auch gerne ohne Anschreiben bewerben.