Wichtiges vorab:

• Jahresbruttogehalt ca. 43.000€ (abhängig von der Qualifikation)

• 100% vor Ort

• Vollzeit (40h)

Ihre Aufgaben:

• Empfang und Betreuung von Gästen sowie Organisation der Bewirtung; verantwortliche Koordination der Belegung von Konferenzräumen einschließlich der Bestellung und Abstimmung von Catering-Services

• Bedienung und Verwaltung der zentralen Telefonanlage

• Unterstützung im Bereich Rechnungswesen durch Prüfung und Bearbeitung eingehender Rechnungen

• Planung, Organisation und Durchführung interner sowie externer Veranstaltungen

• Auswahl geeigneter Lieferanten sowie Einholung, Prüfung und Vergleich von Angeboten und Vertragsunterlagen

• Verwaltung und Beschaffung von Büromaterialien sowie IT-Zubehör in Abstimmung mit den Fachabteilungen

• Pflege und redaktionelle Betreuung von Inhalten im firmeneigenen Intranet (Content Management)

• Organisation und Bearbeitung des Postein- und -ausgangs

• Erstellung und Abwicklung von Reisekostenabrechnungen gemäß internen Richtlinien

• Funktion als Schnittstelle zu externen Dienstleistern, darunter Sicherheitsdienst, Reinigungspersonal und Hausverwaltung

• Unterstützung der Fachbereiche bei der Erstellung von Präsentationen sowie Versand von Unterlagen und Materialien

• Vorbereitung organisatorischer Maßnahmen zur Integration neuer Mitarbeitender (Onboarding-Prozess)

• Koordination der betrieblichen Ersthelfer- und Brandschutzbeauftragten sowie Organisation der erforderlichen Schulungen in enger Abstimmung mit der Hausverwaltung

• Weitere Tätigkeitsfelder können im üblichen Rahmen anfallen

Unsere Anforderungen:

• Abgeschlossene Berufsausbildung
• Erste Berufserfahrung am Empfang
• Exzellente mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeit in deutscher und englischer Sprache
• Ausgeprägtes Organisationstalent mit einem hohen Maß an Flexibilität, Proaktivität und Eigeninitiative
• Strukturierte, selbstständige und sorgfältige Arbeitsweise sowie absolute Diskretion
• Einsatzbereitschaft und Verantwortungsbewusstsein
• Ausgeprägte Teamfähigkeit
• Fähigkeit auch in hektischen Situationen den Überblick zu behalten und Themen sortieren zu können
• Sehr gute MS Office-Kenntnisse

Bei Interesse freuen wir uns auf Ihre Bewerbung (Lebenslauf und Zeugnisse), die Sie uns bevorzugt per E-Mail an duesseldorf@jobactive.de senden. Vielen Dank

Susanne Palzkill