Assistenz (m/w/d) der Divisionsleitung

In unserer Division Defence & Space suchen wir an unserem Standort in Essen zum nächstmöglichen Zeitpunkt Deinen klugen Kopf.

In der Division Defence & Space entwickeln wir innovative, zukunftsweisende Technologien und setzen entscheidende Impulse für die IT-Sicherheitsbranche. Als Assistenz (m/w/d) der Divisionsleitung unterstützt Du unmittelbar den Divisionsleiter in einem dynamischen, technologisch spannenden Umfeld. Dabei bist Du nicht nur die administrative Unterstützung, sondern eine entscheidende Vertrauensperson und enger Sparringspartner (m/w/d) des Managements.

• An erster Stelle steht für diese Position eine vertrauensvolle und loyale Zusammenarbeit in allen organisatorischen und administrativen Belangen.
• Dabei verfolgst Du proaktiv offene To-Dos, priorisierst eigenständig Aufgaben und gibst aktiv und regelmäßiges Feedback.
• Du bist zuständig für die selbständige Führung der Korrespondenz und Erstellung von anspruchsvoller Kommunikation via E-Mail und anderer Dokumente in deutscher und englischer Sprache.
• Der Aufbau, die Pflege und ein nachhaltiges Management relevanter interner und externer Kontakte auf höchster Ebene fallen ebenso in Deinen Aufgabenbereich.
• Du unterstützt vorausschauend bei langfristigen strategischen Planungen, reagierst souverän und flexibel auf kurzfristige Änderungen.
• Du übernimmst die eigenverantwortliche Organisation, Koordination und Optimierung von Terminen, Meetings und Geschäftsreisen und deren Abrechnung.
• Die Unterstützung bei der Erstellung aussagekräftiger Präsentationen, Reports und weiterer Unterlagen ist ein wichtiger Teil Deiner Tätigkeit.
• Du bist eigeninitiativ bei der Strukturierung und der kontinuierlichen Optimierung des Arbeitsumfeldes der Divisionsleitung.

• Du verfügst über eine abgeschlossene Ausbildung und mehrjährige einschlägige Berufserfahrung im Assistenzbereich, vorzugsweise aus der persönlichen Assistenz der Bereichsleitung, Divisionsleitung o. ä.
• Absolute Integrität, Diskretion und Loyalität zeichnen Dich aus und sind für Dich selbstverständlich.
• Du verstehst Deine Rolle als absolute Vertrauensposition, der eine langfristige Zusammenarbeit sehr wichtig ist.
• Du denkst vorausschauend, schaust über den Tellerrand hinaus und agierst stets mit einem dienstleistungsorientierten Fokus.
• Du bist ein absolutes Organisationstalent mit einer strukturieren und selbstständigen und lösungsorientieren Arbeitsweise.
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse runden Dein Profil ab.

Willkommen sind ebenfalls Bewerbungen von Quereinsteigern (m/w/d) – wichtig ist uns, dass Du über das richtige Mindset mit der passenden Einstellung und dem Gefühl für Service und Dienstleistung verfügst.

• Echter Teamgeist: Mitarbeit in Teams, die Veränderungen vorantreiben - egal wie kompliziert und umfangreich Projekte sind
• Gesellschaftliche Relevanz: Wir arbeiten an Lösungen, die Gamechanger-Qualitäten haben - auf allen Gebieten der IT-Sicherheit
• Individuelle Weiterentwicklung: Karriere ist bei uns kein Standardrezept. Wir entwickeln uns gemeinsam weiter und unterstützen Dich mit dem was Du für Dich brauchst um weiterzukommen
• Der Mensch im Fokus: In unserer Vielfalt liegt die Kraft. Wir respektieren uns gegenseitig so wie wir sind. Uns liegt zudem die Vereinbarkeit von Beruf, Familie und Privatleben am Herzen. Hier sind wir seit 2025 zertifiziert
• Flexibles Arbeiten: 12 Standorte in Deutschland, Shared Desk-Modell, Vertrauensarbeitszeit und flexible Teilzeitmodelle. Da ist für jeden das passende Modell dabei
• Sonne, Strand oder Berge: Arbeiten im EU-Ausland? Kein Problem - Du kannst pro Jahr bis zu 20 Tage remote innerhalb der EU arbeiten
• Schöne Benefits obendrauf: Freue Dich auf Bike-Leasing, Firmenfitness-Programm, vergünstigtes Jobticket, secudog und vieles mehr