Über diesen Job

Die Hochschule Esslingen sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine:n Verwaltungsangestellte:n für die Abteilung Studierendenservice und Studiengangmanagement am Campus Stadtmitte.

Unsere Rahmenbedingungen:

Eingruppierung erfolgt entsprechend der Aufgabenübertragung und persönlicher Voraussetzungen bis Entgeltgruppe 6 TV‑L
Beschäftigungsumfang beträgt bis zu 100 %
Die Stelle ist unbefristet

Sie arbeiten im Team mit derzeit sechs Kolleg:innen im Referat Prüfungen. Sie nehmen Telefonanrufe entgegen und beraten die Studierenden persönlich bei allen Anfragen zum Thema Prüfungen. Dabei greifen Sie auf das Fachwissen Ihrer Kolleg:innen zurück und verschaffen sich Handlungssicherheit anhand der zur Verfügung gestellten Dokumentationen und der im Intranet beschriebenen Prozesse. Sie bearbeiten Prüfungsanmeldungen und Noteneingaben. Während des Prüfungszeitraums geben Sie Klausuren an die Prüfungsaufsichten aus und nehmen die geschriebenen Klausuren wieder entgegen. Sie unterstützen die Kolleg:innen in jeglicher Hinsicht und nehmen regelmäßig an Teamsitzungen und Abteilungsbesprechungen teil.

Ihre Hauptaufgaben konzentrieren sich auf die folgenden Bereiche:

Erfassung und Pflege der Prüfungsdaten der Studierenden in Bachelor- und Masterstudiengängen mit HEonline
Erstellung und Ausgabe von Abschlusszeugnissen mit Transcript of Records, Urkunden und Diploma Supplements
Erstellung von Zweitschriften und Zeugniskorrekturen hinsichtlich Name, Geburtsort, Note etc.
Ausstellung von Notenspiegeln und Bescheinigungen mit HEonline
Durchführung und Erstellung von Bescheiden über die Anerkennung von Studien- und Prüfungsleistungen sowie die Anrechnung von Studienzeiten
Vorbereitung der Prüfungsausgabe (Zusammenstellen der Prüfungsmappen mit Sitzplan, Prüflingsliste, Prüfungsprotokoll, Hinweise zur Prüfung für Prüfer:innen etc.)
Wahrnehmung der telefonischen und persönlichen Sprechzeiten des Referats Prüfungen, hinsichtlich der Abwicklung von Prüfungsangelegenheiten sowie zum positiven und negativen Studienabschluss
Aktenführung und Archivierung der Prüfungsakten am Standort Esslingen Stadtmitte
Bei Bedarf Unterstützung des Studierendenservice und Wahrnehmung von Sprechzeiten am Standort Flandernstraße

Änderungen des Aufgabengebiets bleiben vorbehalten.

Ihr Profil:

Abgeschlossene einschlägige Berufsausbildung z.B. im Bereich Verwaltung, Assistenz sowie Sekretariat oder Berufserfahrung in der Hochschulverwaltung
Dienstleistungsbereitschaft und Freude am Kundenkontakt
Schnelle Auffassungsgabe und Befähigung zur einfachen Erklärung komplexer Sachverhalte
Bereitschaft zur Übernahme von Verantwortung und eigenständige Arbeitsweise
Teamfähigkeit
Bereitschaft zur Einarbeitung in die Software und die Prozesse des Referats
Gute EDV-Kenntnisse, insbesondere MS-Office

Wir bieten

Eine wertschätzende Kultur und ein kollegiales Arbeitsklima
Ein flexibles Arbeitszeitmodell mit der Möglichkeit zum Homeoffice
30 Urlaubstage im Jahr; zusätzlich Sonderurlaub bei persönlichen Ereignissen
Sabbatical-Angebot
Ein umfassendes Weiterbildungs- und Schulungsangebot; Sprachkurse
Vielfältige und interessante Angebote zum BGM (z.B. Jobrad, Gesundheitskurse)
Unterstützung Ihrer Mobilität mit dem bezuschussten JobTicket BW
Maßnahmen im Rahmen der familiengerechten Hochschule®

Die Bewerbungsfrist endet zum 24.08.2025.

Ihre Bewerbung können Sie über unser Online-Bewerbungsportal unter https://recruitingapp-5456.de.umantis.com/Jobs/1?lang=ger mit der Kennziffer Vw/2522 einreichen.

Weitere Informationen zur Stelle erteilt Ihnen gerne:
Frau Alexandra Hanel, alexandra.hanel@hs-esslingen.de

Gehalts-Prognose

Unternehmens-Details

Hochschule Esslingen

Fach- und Hochschulen

501-1.000 Mitarbeitende

Esslingen am Neckar, Deutschland

Verwaltungsangestellte:r im Referat Prüfungen, Vw/2522