Die Hochschule Esslingen sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine:n Verwaltungsangestellte:n für die Abteilung Studierendenservice und Studiengangmanagement am Campus Stadtmitte.

Unsere Rahmenbedingungen:

• Eingruppierung erfolgt entsprechend der Aufgabenübertragung und persönlicher Voraussetzungen bis Entgeltgruppe 6 TV‑L
• Beschäftigungsumfang beträgt bis zu 100 %
• Die Stelle ist unbefristet

Sie arbeiten im Team mit derzeit sechs Kolleg:innen im Referat Prüfungen. Sie nehmen Telefonanrufe entgegen und beraten die Studierenden persönlich bei allen Anfragen zum Thema Prüfungen. Dabei greifen Sie auf das Fachwissen Ihrer Kolleg:innen zurück und verschaffen sich Handlungssicherheit anhand der zur Verfügung gestellten Dokumentationen und der im Intranet beschriebenen Prozesse. Sie bearbeiten Prüfungsanmeldungen und Noteneingaben. Während des Prüfungszeitraums geben Sie Klausuren an die Prüfungsaufsichten aus und nehmen die geschriebenen Klausuren wieder entgegen. Sie unterstützen die Kolleg:innen in jeglicher Hinsicht und nehmen regelmäßig an Teamsitzungen und Abteilungsbesprechungen teil.

Ihre Hauptaufgaben konzentrieren sich auf die folgenden Bereiche:

• Erfassung und Pflege der Prüfungsdaten der Studierenden in Bachelor- und Masterstudiengängen mit HEonline
• Erstellung und Ausgabe von Abschlusszeugnissen mit Transcript of Records, Urkunden und Diploma Supplements
• Erstellung von Zweitschriften und Zeugniskorrekturen hinsichtlich Name, Geburtsort, Note etc.
• Ausstellung von Notenspiegeln und Bescheinigungen mit HEonline
• Durchführung und Erstellung von Bescheiden über die Anerkennung von Studien- und Prüfungsleistungen sowie die Anrechnung von Studienzeiten
• Vorbereitung der Prüfungsausgabe (Zusammenstellen der Prüfungsmappen mit Sitzplan, Prüflingsliste, Prüfungsprotokoll, Hinweise zur Prüfung für Prüfer:innen etc.)
• Wahrnehmung der telefonischen und persönlichen Sprechzeiten des Referats Prüfungen, hinsichtlich der Abwicklung von Prüfungsangelegenheiten sowie zum positiven und negativen Studienabschluss
• Aktenführung und Archivierung der Prüfungsakten am Standort Esslingen Stadtmitte
• Bei Bedarf Unterstützung des Studierendenservice und Wahrnehmung von Sprechzeiten am Standort Flandernstraße

Änderungen des Aufgabengebiets bleiben vorbehalten.

Die Bewerbungsfrist endet zum 24.08.2025.

Ihre Bewerbung können Sie über unser Online-Bewerbungsportal unter https://recruitingapp-5456.de.umantis.com/Jobs/1?lang=ger mit der Kennziffer Vw/2522 einreichen.

Weitere Informationen zur Stelle erteilt Ihnen gerne:
Frau Alexandra Hanel, alexandra.hanel@hs-esslingen.de