Aufgaben

• Aufgaben im Rahmen des Sitzungsmanagements:
• Insbesondere organisatorisches Vor- und Nachbereiten der Vorstandssitzungen RheinEnergie/GEW und
• Eigenständiges elektronisches Verwalten der Sitzungen und Sitzungsunterlagen im Sitzungsmanagement-System (jeweils mit Applikationsbetreuung) sowie weiterer Besprechungen und Klausursitzungen, auch auf Einladung des Vorstandes

Applikationsbetreuung der Gremiensoftwareprogramme für Beteiligungen der GEW/RheinEnergie und für die RheinEnergieStiftungen

Sicherstellen eines professionellen und reibungslosen Abteilungssekretariats mit klassischen Tätigkeiten:

• Aufbereiten der Post, Abwickeln von Schriftwechsel, Wiedervorlage, Termin- und Besprechungskoordinierung

Koordinierung von repräsentativen Schreiben des Vorstandes mittels Microsoft Planner

Führen des elektronischen Abteilungskalenders in Microsoft Groups

Pflege von Kontakteverzeichnissen und Verteilerlisten sowie tagesaktuelle Pflege von für den Bereich relevanten Übersichten

Führen der digitalen und physischen Abteilungsablage sowie Verwalten von Büromaterial und anderem

Zusammenstellen von Unterlagen für den Wirtschaftsprüfer

Redaktionelles Endprüfen, Sichern von Qualität unter Berücksichtigung von einheitlichen Vorgaben und Überführen in unterschriftsreife Fassungen von Schreiben/Niederschriften/etc. der Abteilung

Fungieren als kompetente/r Ansprechpartner/in an in- und externe Schnittstellen

Vor- und Aufbereiten inklusive Pflege von Unterlagen, Briefen und Übersichten für den Vorstand

Durchführen von Rechercheaufgaben

Zeiterfasser-Aufgaben in SAP für die Beschäftigten der Abteilung

Zuständig als Ausbildungsbeauftragte/r der Abteilung

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Profil

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z.B. zum Rechtsanwaltsfachangestellten (m/w/d) oder adäquate Ausbildung und eine mehrjährige Berufserfahrung in einem Sekretariat
• Sicherer Umgang in den aktuellen MS Office-Anwendungen
• Sehr gute Beherrschung der Rechtschreibung, sicherer Umgang in der Umsetzung der DIN-Norm 5008 sowie der Festlegungen für Anschriften und Anreden
• Gewissenhafte, ziel- und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Hohes Maß an Eigeninitiative, Einsatzbereitschaft und Zuverlässigkeit
• Sicheres, freundliches Auftreten, selbstständiges Arbeiten, Teamfähigkeit, geistige und zeitliche Flexibilität, Belastbarkeit, Engagement und Verantwortungsbewusstsein, Organisationsfreude und -fähigkeit
• Loyalität, Diskretion und Verschwiegenheit

Darum RheinEnergie

Diese Stelle wird mit der Entgeltgruppe 7 gemäß Tarifvertrag für Versorgungsunternehmen (TV-V) vergütet. Dies entspricht bei einer Vollzeitanstellung einem Bruttojahresgehalt von rund 51.000 – 60.000 Euro (abhängig von Berufserfahrung und Qualifikation).

Zusätzlich zum tariflichen Entgelt erhalten unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zahlreiche Sonderleistungen und Benefits wie zum Beispiel eine zusätzliche variable Vergütung, abhängig vom Unternehmensergebnis, in Form von Prämien und Incentives sowie eine betriebliche Altersvorsorge in einem Wert von 8,7 % des jeweiligen Bruttojahresgehalts.

Wir entwickeln uns gemeinsam weiter! Bei uns stehen Menschen im Vordergrund. Vom Mitarbeitergespräch bis zur vielfältigen Weiterbildung unterstützen wir unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf ihrem beruflichen Lebensweg.