Die herCAREER Expo ist die führende Plattform für die weibliche* Karriere im deutschsprachigen Raum. Mit unseren analogen und digitalen Formaten schaffen wir Räume für Begegnung, Austausch und Inspiration – und setzen uns gemeinsam mit Unternehmen, Hochschulen und Organisationen für eine gerechtere und inklusivere Arbeitswelt ein.

Zur Unterstützung unseres Teams suchen wir eine:n Projektassistent:in (w/m/d), die/der mit Organisationstalent, Kommunikationsstärke und Eigeninitiative die Planung und Umsetzung der herCAREER Expo operativ begleitet und unser Projekt- und Vertriebsteam im Tagesgeschäft unterstützt.

Ihre Aufgaben

Messe- & Projektorganisation

• Unterstützung bei der Planung, Organisation, dem Vertrieb und der Durchführung der herCAREER Expo
• Mitarbeit an Projekt-, Vertriebs- und Zeitplänen, To-do-Listen und Übersichten
• Unterstützung bei internen Abstimmungen und der operativen Projektsteuerung

Aussteller:innen- & Partner:innen-Akquise und Management

• Vertrieb & Wachstum: Mitarbeit und Mitverantwortung im Sales-Bereich in enger Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
• Unterstützung bei der Neukund:innengewinnung von Aussteller:innen und Partner:innen über Telefon, Onlinekanäle, Branchen-Events und Wettbewerbsformate
• Betreuung bestehender Aussteller:innen und Partner:innen sowie Unterstützung bei der professionellen Kommunikation über verschiedene Touchpoints hinweg
• Beziehungsmanagement: Mitwirkung beim Aufbau und der Pflege nachhaltiger Kund:innen-Beziehungen vor, während und nach der herCAREER Expo
• Angebote & Abschlüsse: Unterstützung bei der Erstellung von Angeboten, Begleitung von Gesprächen und Verhandlungen sowie Mitarbeit bis zum Vertragsabschluss
• Zielerreichung: Unterstützung bei der Erreichung der Verkaufsziele (Standflächen, Marketingpakete und Sponsoring-Formate)

Programm & Planung

• Unterstützung bei der Planung und Pflege des Expo-Programms
• Eigenverantwortliche Nutzung und Pflege von Event-Tools sowie der zugehörigen Kommunikation
• Abstimmung mit Speaker:innen zu organisatorischen Details

Kommunikation, Partner:innen- & Marketing-Koordination

• Eigenständige Kommunikation mit Interessent:innen, potentiellen Kund:innen, Aussteller:innen und Kooperationspartner:innen mit klarem Umsatzvorgaben
• Aktive Unterstützung der Vertriebsziele durch strukturierte Ansprache, Nachverfolgung und Koordination
• Terminvor- und -nachbereitung für die Geschäftsführung
• Eigenständige Vor- und Nachbereitung von Messebesuchen im vertrieblichen Kontext
• Eigenständige Ansprache und Abschluss von Kooperationspartnerschaften sowie deren organisatorische Abwicklung
• Vorbereitung und Versand von Informations- und Präsentationsunterlagen
• Unterstützung im Marketing, insbesondere: - Anzeigenhandling und organisatorische Betreuung
• Koordination mit Grafik und externen Dienstleister:innen
• Pflege von Termin- und Veröffentlichungsübersichten

Daten, Systeme & Bestellungen

• Datenpflege und Dokumentation im CRM-System
• Verwaltung und Pflege des Online-Bestellsystems
• Unterstützung bei der Erfassung, Prüfung und Verwaltung von Bestellungen

Eventlogistik & Umsetzung vor Ort

• Unterstützung bei der organisatorischen Vorbereitung der Expo-Tage
• Mitarbeit bei Koordination, Beschilderung und Briefings
• Aktive Unterstützung vor Ort während der herCAREER Expo
• Nachbereitung (Feedback, Learnings, Dokumentation)

Was wir von Ihnen erwarten

• Mindestens 2 Jahre relevante Berufserfahrung, vorzugsweise im Messe-, Event- oder Veranstaltungsumfeld
• Ein ausgeprägtes Organisationstalent sowie eine strukturierte, zuverlässige Arbeitsweise
• Sehr gute kommunikative Fähigkeiten und ein sicherer Umgang mit Sprache
• Die Fähigkeit, sich schnell in neue Tools, Prozesse und Abläufe einzuarbeiten
• Eine hohe Kund:innen- und Serviceorientierung sowie Freude an einem zuvorkommenden, professionellen Umgang mit Partner:innen, Kund:innen und Dienstleister:innen
• Eine hohe Akzeptanz des Telefons als zentrales Kommunikationsmittel im Arbeitsalltag

Ihre Fähigkeiten & Arbeitsweise

• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Ein hohes Maß an Professionalität, Zuverlässigkeit und Serviceorientierung
• Sie arbeiten strukturiert, behalten auch bei mehreren parallelen Aufgaben den Überblick und schätzen klare To-do-Listen
• Sie gehen Aufgaben proaktiv an, klären Unklarheiten selbstständig und stimmen sich gezielt im Team ab
• Sie sind kommunikativ, teamorientiert, gewissenhaft und verstehen sich als Organisationstalent oder Allrounder:in

Was Sie von uns erwarten können

• Eine verantwortungsvolle Rolle als Projektassistent:in im Umfeld einer der führenden Karriereplattformen in der DACH-Region
• Vielfältige Einblicke und Verantwortung im Messe-, Projekt- und Eventmanagement sowie im Vertrieb und der Partner:innenarbeit
• Frühe Verantwortung und die Möglichkeit, eigene Aufgabenbereiche aktiv mitzugestalten
• Ein sinnstiftendes Arbeitsumfeld mit gesellschaftlicher Relevanz und echtem Purpose

Mit unserem Engagement bei herCAREER leisten wir einen konkreten Beitrag zur Umsetzung des Sustainable Development Goal 5 (Geschlechtergerechtigkeit) der Agenda 2030 der Vereinten Nationen.

Ihr Ziel bei uns

Ganz klar und oberste Priorität: Machen Sie sich für uns und unsere Kund:innen unersetzbar.

Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung per E-Mail an jobs@messerocks.com

Bereitgestellt in Kooperation mit der Bundesagentur für Arbeit.