Als erste Ansprechperson für unsere Kunden, Lieferanten und Gäste gestaltest Du den ersten Eindruck unseres Unternehmens aktiv mit. Zur Verstärkung unserer Zentrale in Freiburg suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt ein/en Mitarbeiter*(m/w/d) Empfang und Office-Organisation.

• Empfang von Kunden, Lieferanten, Bewerbenden und Gästen an unserem Hauptstandort
• Telefonzentrale: Annahme und Weiterleitung von Anrufen an die zuständigen Ansprechpartner*innen
• E-Mail-Weiterleitung zentraler Postfächer an die entsprechenden Fachabteilungen
• Intranetpflege: Verfassen, Einstellen und Verwalten interner Mitteilungen und Meldungen
• Projektbezogene Assistenz im Vertriebsbereich: Organisation, Nachverfolgung und Verwaltung laufender Projekte
• Reiseorganisation: Buchung von Hotelübernachtungen, Bahn- und Flugreisen, Verwaltung von BahnCards
• Besuchermanagement & Raumorganisation: Koordination von Besprechungsräumen, Tagungsequipment und Meeting-Vorbereitungen
• Poolfahrzeugverwaltung: Koordination und Vergabe der unternehmensinternen Fahrzeuge
• Verpflegungsorganisation: Bestellung und Abstimmung von Speisen und Getränken für interne Veranstaltungen und Schulungen
• Postbearbeitung: Unterstützung bei der Verteilung von Ein- und Ausgangspost

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. als Kauffrau/-mann für Büromanagement, Industriekauffrau/-mann, Hotelkauffrau/-mann o. ä. – oder eine vergleichbare Berufserfahrung im Bereich Empfang, Assistenz oder Organisation
• Eine gute schriftliche und mündliche Ausdrucksweise in deutscher Sprache – Du kommunizierst klar, verbindlich und freundlich
• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Outlook, Word und Excel
• Eine strukturierte, selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise – Du behältst auch bei mehreren Aufgaben den Überblick
• Englischkenntnisse oder Französischkenntnisse sind von Vorteil, aber kein Muss
• Ein sicheres, gepflegtes und sympathisches Auftreten – Du bist die erste Ansprechperson für externe Gäste und repräsentierst unser Unternehmen
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit, Teamgeist und eine flexible, mitdenkende Art – Du erkennst, wo Du gebraucht wirst, und packst mit an

Bitte bewirb Dich online (Anhänge nur im PDF-Format) mit Angabe Deiner Gehaltsvorstellung und des frühestmöglichen Eintrittstermins.