Wir suchen eine Gemeindesekretär/in im Gemeinsamen Gemeindebüro der "Evangelischen Philippusgemeinde Gießen" – beginnt ab Januar 2026, im Team mit 5 Verwaltungskräften. Arbeitsort: Georg-Schlosser-Straße 7, 35390 Gießen. Schwerpunkt vorerst: Johanneskirche. Erste Ansprechperson ist der Kirchenvorstand vertreten durch den / die Vorsitzende(n). Sie arbeiten laufend zusammen mit:

• Kirchenvorstand, Pfarrperson(en),
• Gemeindesekretär/in im gemeinsamen Gemeindebüro.
• Im Team der z.Zt. 5 Verwaltungskräfte wird die Arbeitsaufteilung in Abstimmung mit dem Kirchenvorstand besprochen.
• Absprache der Arbeitszeiten und gegenseitiger Vertretungen
• Kirchenmusiker/in, Mitarbeitende der Kirchengemeinde(n), Dekanat
• Regionalverwaltung, Ehrenamtlichen.

Aufgaben:

1. Sekretariat

• Telefondienst (Entgegennahme und Vermittlung)
• Bearbeitung Postein- und Ausgang (Annahme und verwaltungstechnische Bearbeitung aller Anfragen und Anträge per Post, e-mail, Telefon oder persönliche Besuche).
• Erledigung aller anfallenden Schreibarbeiten; Erstellung von Dokumenten und Erledigung des Schriftverkehrs inkl. Versand (Korrespondenz, Formulare, Urkunden, Bescheinigungen, etc.)
• Überwachung von Wiedervorlagen
• Erfassung und Koordinierung der Termine, Führung Terminkalender Büro sowie elektronischer Gemeindekalender, Weitergabe von Terminen und Informationen an entsprechende Beteiligte
• Führen der Unterschriften- / Posteingangs-Mappe für Pfarrperson(en) u. KV Vorsitzende(n)
• Bestellung von Büro- und Kirchenmaterial (z.B. Blumen, Catering).
• Überwachung und Koordinierung von Vermietung und Belegung von Gemeinderäumen
• Ablage und Aufbewahrung von Unterlagen
• Überwachung von Wartungsverträgen technischer Geräte im Büro, Kirchen und Gemeindehäusern.
• Führung der Inventarliste und des Schlüsselverzeichnisses
• Erstellung und Führung von Listen (Mitarbeitende, Ehrenamtliche, Geburtstage, etc.)
• Unterstützung und Zuarbeit bei Projekten (bspw. Gemeindeveranstaltungen, Gemeindefest, …)
• Mitarbeit bei der Erstellung des Gemeindebriefes und Programmen (Sammeln der Artikel, ggf. in Vorlage einfügen, Geburtstags- u. Kasual-Liste, Termine, Druck veranlassen, Versand).
• Schaukasten-Informationen erstellen und /oder bereitstellen zum Aushang, ggf. Aktualisierung der Homepage
• Erstellung von Serienbrief und Versandabwicklung von Mailingaktionen (z.B. Spendenbriefen).
• Botengänge u. Außendienste nach Bedarf (z.B. Copyshop).

Anforderungen an den Stelleninhaber / die Stelleninhaberin

1. Voraussetzungen:

Die Tätigkeiten sind schwierig und vielseitig und erfordern überwiegend gründliche Fachkenntnisse, die in der Regel durch eine dreijährige abgeschlossene Berufsausbildung (z.B. Verwaltungsfachangestellte/n) oder einen entsprechenden Weiterbildungsabschluss oder mehrjährige Berufserfahrung in den Bereichen Sekretariat und Verwaltung nachgewiesen werden.

Mitgliedschaft in einer der ACK angeschlossenen Kirche.

1. Kenntnisse:

• Fachkenntnisse im Bereich des kirchlichen Rechts (KO, KGO, KGWO, ggf. KHO, KDO, PAO) bzw. Bereitschaft zur Einarbeit.
• Kenntnisse der Strukturen der EKHN bzw. Bereitschaft zur Einarbeit.
• EDV-Kenntnisse (Office-Programme, Intranet/ Internet, kirchenspezifische Programme)

1. Eigenschaften

Fähigkeit zur strukturierten Arbeitsweise, Organisationsfähigkeit, Kommunikationsfähigkeit, Teamfähigkeit, Belastbarkeit, Fort- und Weiterbildungsbereitschaft.

Die vollständige Stellenbeschreibung ist zu finden: https://johannesgemeinde-giessen.de/bewerbung/

Bereitgestellt in Kooperation mit der Bundesagentur für Arbeit.