Büroassistenz - Geschäftsstelle der Personalvertretungen 26/S02

Die im Jahre 1456 gegründete Universität Greifswald gehört zu den ältesten Universitäten im Ostseeraum. Über die Jahrhunderte hinweg hat sie ihren Ruf als Stätte international wirksamer Forschung und hochwertiger Lehre erworben, bewahrt und ausgebaut. An der Universität Greifswald ist in der Geschäftsstelle der Personalvertretungen vorbehaltlich haushaltsrechtlicher Regelungen eine Stelle zu besetzen.

Büroassistenz - Geschäftsstelle der Personalvertretungen 26/S02

zum nächstmöglichen Zeitpunkt Vollzeit befristet bis zum 31.03.2028 bis zu Entgeltgruppe 6

An der Universität Greifswald arbeiten drei Personalräte (der Gesamtpersonalrat, der Personalrat für die nichtwissenschaftlichen Mitarbeitenden und der Personalrat für das wissenschaftliche Personal) sowie die Schwerbehindertenvertretung. Diese nehmen ihre Aufgaben entsprechend der personalvertretungsrechtlicher Regelungen und der Sozialgesetzbücher wahr.

Ihre Aufgaben:

• Unterstützung und Organisation der Geschäftsstelle der Personalvertretungen
• Vor- und Nachbereitung der Sitzungen (Durchführung gefasster Beschlüsse, z. B. Erstellung der Protokolle über die Gremiensitzungen) und Veranstaltungen, einschließlich Raumverwaltung, Teilnehmendenverwaltung
• Abwicklung aller finanztechnischen Verwaltungsaufgaben (Haushaltsmittel), der sach- und fristgemäßen Abwicklung der Ausgaben, Aufstellung und Überwachung Haushaltsplan
• Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben, einschließlich Abrechnungen, Inventarlisten, Einkauf und Verwaltung der Verbrauchsmittel für die Geschäftsstelle
• Unterstützung bei der Abwicklung von Beschaffungsanträgen, Abrechnung von Dienstreisen
• Verwaltung (Ein- und Ausgang) von Geschäftsbriefen und Postverteilung, offizielle Korrespondenz, Telefon- und Terminkoordination, Weiterleitung von E-Mails
• Fristenwahrendes Arbeiten für die Vorbereitung zur Durchführung von Sprechstunden und Gremiensitzungen
• Vor- und Nachbereitungen von Wahlen, sowie Unterstützung bei der Durchführung der Wahlen
• Pflege der Webseiten

Ihr Profil: Zwingend erforderliche Voraussetzungen:

• Ausbildung zumzur Verwaltungsfachangestellten oder eine Laufbahnbefähigung für das zweite Einstiegsamt der Laufbahngruppe 1 des Allgemeinen Dienstes (vormals mittlerer nichttechnischer Verwaltungsdienst) oder die Angestelltenprüfung 1 oder eine gleichwertige bzw. vergleichbare Ausbildung, wie z. B. eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung zumzur Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte*r oder eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen Bereich und einschlägige Berufserfahrung
• sicherer Umgang mit Software für Bürokommunikation (MS Office, Excel, Kommunikation per E-Mail und Internetrecherchen)

Weitere Kenntnisse und Fähigkeiten, die bei der Auswahlentscheidung maßgeblich berücksichtigt werden, sind:

• Grundkenntnisse des Personalvertretungsgesetzes Mecklenburg-Vorpommern
• Kenntnisse haushaltsrechtlicher Regelungen, Verordnungen und Gesetze zur Mittelbewirtschaftung
• selbständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise und flexibles Handeln
• gute PC-Kenntnisse und sicherer Umgang mit Software für Bürokommunikation
• sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• gute Englischkenntnisse (vergleichbar B1-Niveau); bei fehlender Qualifikation wird die Bereitschaft erwartet, sich kurzfristig berufsbegleitend fortzubilden

Unser Angebot:

• Vergütung bei Vorliegen der persönlichen Voraussetzungen bis Entgeltgruppe 6 der Entgeltordnung zum TV-L Wissenschaft
• eine interessante, vielseitige und anspruchsvolle Aufgabe
• gründliche Einarbeitung in den Tätigkeitsbereich und ein kollegiales Arbeitsklima
• die Unterstützung Ihrer persönlichen und beruflichen Entwicklung durch Weiterbildung
• flexible Arbeitszeiten, Möglichkeit der Teilzeitbeschäftigung
• Vereinbarkeit von Beruf und Familie
• Angebote zur Gesundheitsförderung im Rahmen der "Gesunden Universität"
• Möglichkeit zum mobilen Arbeiten

Ihre Bewerbung: Wir schätzen Vielfalt an der Universität Greifswald und begrüßen daher alle Bewerbungen unabhängig von Alter, Herkunft, Geschlecht, sexueller Identität, Behinderung oder Weltanschauung. Schwerbehinderte Bewerber*innen und ihnen Gleichgestellte berücksichtigen wir bei gleicher Eignung bevorzugt. Wir empfehlen Ihnen daher, auf eine Schwerbehinderung bzw. Gleichstellung bereits im Anschreiben hinzuweisen. Bitte bewerben Sie sich bis zum 16.01.2026 über den unten stehenden Button "Online-Bewerbung". Bewerbungs- und Vorstellungskosten können leider nicht erstattet werden. Unsere Datenschutzhinweise finden Sie hier. Nähere Auskünfte erteilt der Vorsitzende des Personalrats für die nichtwissenschaftlichen Mitarbeitenden, Herr Andreas Reißland, Tel: + 49 (0) 3834 420-1170, E-Mail: andreas.reissland@uni-greifswald.de https://stellen.angebote.uni-greifswald.de/de/jobposting/63ad3242094940748456985ef7b3a6387af9c9540/apply

Bereitgestellt in Kooperation mit der Bundesagentur für Arbeit.