Einrichtung Fakultät für Mathematik, Informatik und Naturwissenschaften (Fachbereich Mathematik)

Arbeitsbeginn schnellstmöglich, unbefristet

Bewerbungsschluss 08.10.2025

Arbeitsumfang Teilzeit

Wochenstunden 50 % der regelmäßigen wöchentlichen Arbeitszeit

Aufgabengebiet

Im Team der Fachbereichsverwaltung unterstützen Sie die wissenschaftlichen Arbeitsgruppen und die Leitung des Fachbereichs Mathematik sowie die Internationalisierung.

Zu Ihren Aufgaben gehören insbesondere:

• internationalen Austausch von Studierenden und Wissenschaftler:innen (incoming und outgoing) unterstützen, Erasmusprogramme administrieren, Unterlagen vorbereiten und Termine koordinieren für den Erasmusbeauftragten, Vorbereitung von Gastverträgen, Schnittstelle zu Abteilung Internationales (z. B. bei Visa-, Krankenversicherungsfragen) und zum Studienbüro (Anerkennung von Studienleistungen an der jeweiligen Heimatuniversität)
• allgemeine Teamassistenz-Aufgaben für ausgewählte wissenschaftliche Arbeitsgruppen – zurzeit Mathematische Logik und Geometrie
• Mitarbeiter:innen beim On- und Offboarding unterstützen (Räume, Schlüssel, IT, Ausstattung); nationale und internationale Gastwissenschaftler:innen betreuen, deren Aufenthalte abrechnen, Honorar-Vereinbarungen vorbereiten
• Personalvorgänge, v. a. für Tutor:innen und Studierende Hilfskräfte, vorbereiten
• Veranstaltungen, Sitzungen, Workshops organisieren und bei der Planung von Reisen und deren Abrechnung unterstützen
• Fachbereichsservicestelle vertreten bei Raummanagement, Urlaubs- und Krankheitsverwaltung, Lehraufträgen (Urlaubs- und Krankheitsvertretung)
• Service für die Fachbereichsleitung, v. a. Beschaffungen, bei Terminkoordination und Kommunikation unterstützen, Homepage- und Blogeinträge, Gremien-Sitzungen und Veranstaltungen unterstützen

Die oben genannten Tätigkeiten erbringen Sie je nach Kontext in englischer oder deutscher Sprache.

Einstellungsvoraussetzung

• abgeschlossene Ausbildung in einem kaufmännischen oder verwaltenden Beruf

oder

• gleichwertige Fähigkeiten, Erfahrungen und Qualifikationen

Bei den letztgenannten Einstellungsvoraussetzungen erfolgt die Prüfung der gleichwertigen Fähigkeiten, Erfahrungen und Qualifikationen mit der Einstellung.

Erforderliche Fachkenntnisse und persönliche Fähigkeiten

• sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift (Level C1 des Gem. Europ. Referenzrahmens bei Dienstantritt)
• berufliche Erfahrungen mit internationalen Gäst:innen und Kolleg:innen, idealerweise in der Betreuung von Gastwissenschaftler:innen und/oder Studierenden
• Erfahrungen mit Büro- und Verwaltungsabläufen
• sehr gute Kenntnisse von Office-Anwendungen, insbesondere Word, Excel, Website Content Management (z. B. Fiona)
• Erfahrung mit digitalen Verwaltungs-Tools, v. a. zur Beschaffung und Abrechnung sowie im Travel Management, möglichst bereits gute Anwendungskenntnisse in SAP
• ausgeprägte Organisationsfähigkeiten, möglichst im wissenschaftlichen Bereich
• strukturiertes, genaues und präzises Arbeiten
• Teamfähigkeit
• Eigenverantwortung und die Fähigkeit auch im Hochbetrieb den Überblick und die gute Arbeitsqualität zu behalten
• sicheres und freundliches Auftreten, Empathie und Teamgeist, Servicebereitschaft für Mitarbeiter:innen und Studierende
• Offenheit für Veränderungen und die Bereitschaft, sich in neue Aufgaben und Tools einzuarbeiten

Wir bieten Ihnen

• Sichere Vergütung nach Tarif
• Weiterbildungsmöglichkeiten
• Betriebliche Altersvorsorge
• Attraktive Lage
• Flexible Arbeitszeiten
• Möglichkeiten zur Vereinbarkeit von Beruf und Familie
• Gesundheitsmanagement, EGYM Wellpass
• Beschäftigten-Laptop
• Mobiles Arbeiten
• Bildungsurlaub
• 30 Tage Urlaub/Jahr

Die Exzellenzuniversität Hamburg gehört zu den forschungsstärksten Wissenschafts- und Bildungseinrichtungen Deutschlands. Durch Forschung und Lehre, Bildung und Wissenstransfer auf höchstem Niveau fördern wir die Entwicklung einer neuen Generation verantwortungsbewusster Weltbürger:innen, die den globalen Herausforderungen unserer Zeit gewachsen ist. Mit unserem Leitmotiv "Innovating and Cooperating for a Sustainable Future in a Digital Age" gestalten wir die Zusammenarbeit mit wissenschaftlichen und außerwissenschaftlichen Partnerinstitutionen in der Metropolregion Hamburg und weltweit. Wir laden Sie ein, Teil unserer Gemeinschaft zu werden, um gemeinsam mit uns einen nachhaltigen und digitalen Wandel für eine dynamische und pluralistische Gesellschaft zu gestalten.

Die FHH fördert die Gleichstellung von Frauen und Männern. Wir fordern Männer gem. § 7 Abs. 1 des Hamburgischen Gleichstellungsgesetzes (HmbGleiG) daher ausdrücklich auf, sich zu bewerben. Sie werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung vorrangig berücksichtigt.

Wir begrüßen ausdrücklich die Bewerbungen von Menschen mit Migrationshintergrund.

Schwerbehinderte und ihnen gleichgestellte behinderte Menschen haben Vorrang vor gesetzlich nicht bevorrechtigten bewerbenden Personen gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung.