Project Controlling & Administration (m/w/d)

ab sofort in Vollzeit bei Viva con Agua de Sankt Pauli e.V. | Standort: Hamburg| Hybrid

Du behältst in jeder Situation den Überblick und hast ein Auge fürs Detail? Du liebst es, Ordnung in Zahlen zu bringen und hast Spaß daran, komplexe Förderrichtlinien zu durchdringen? Dann bist du bei uns genau richtig!

Über uns
Viva con Agua ist ein internationales Netzwerk, das sich für den Zugang zu sauberem Trinkwasser, Hygiene und sanitärer Grundversorgung einsetzt. Mit kreativen und freudvollen Aktionen mobilisieren wir Menschen und Mittel für unsere Vision "Wasser für alle – alle für Wasser". Damit unsere Projektarbeit nachhaltig Wirkung entfalten kann, brauchen wir dich – denn du sorgst dafür, dass unsere Fördermittel effizient, korrekt und wirkungsorientiert eingesetzt werden.

Deine Rolle: Project Controlling & Administration Fördermittel
In dieser Rolle verantwortest du maßgeblich die finanzielle Steuerung unserer nationalen und internationalen Projekte. Du betreust sowohl eingehende Fördermittel (z. B. von BMZ, EU, Stiftungen) als auch ausgehende Mittel (z. B. an Partnerorganisationen oder Kooperationsprojekte) – von der Antragsphase über das laufende Controlling bis hin zum Reporting.

Darüber hinaus unterstützt du unser Finanzteam im Tagesgeschäft der Buchhaltung und Rechnungsbearbeitung.

Deine Aufgaben

Fördermittelmanagement

• Antragstellung : Unterstützung bei der Entwicklung und Plausibilisierung von Budgetplänen für nationale und internationale Förderanträge
• Mittelabrufe & Budgetcontrolling : Koordination der Mittelabrufe, laufendes Monitoring und Abgleich der Budgetverwendung – sowohl bei eingehenden als auch ausgehenden Fördermitteln
• Verwendungsnachweise & Reporting : Erstellung von Verwendungsnachweisen, Zwischen- und Abschlussberichten in enger Abstimmung mit Projektmanager:innen und Partnern
• Fördervorgaben einhalten : Beratung und Sensibilisierung des Teams zur Einhaltung von Förderrichtlinien, inkl. Erstellung von Checklisten und Schulungsinhalten
• Dokumentation & Nachweise : Prüfung von Belegen, Zahlungsflüssen und inhaltlichen Berichten unserer Projektpartner

Buchhaltung & Rechnungswesen

• Rechnungseingang : Prüfung, Zuordnung und Verarbeitung eingehender Rechnungen
• Vorbereitende Buchhaltung : Unterstützung bei der monatlichen Buchhaltung, z. B. durch Zuordnung von Kostenstellen und Buchungsvorbereitung
• Belegmanagement : Pflege der digitalen Belegarchivierung und Mitwirkung an internen Finanzprozessen

Das bringst du mit

• Eine abgeschlossene kaufmännische oder betriebswirtschaftliche Ausbildung oder ein entsprechendes Studium
• Berufserfahrung im Projektcontrolling, idealerweise im gemeinnützigen Umfeld mit Drittmittelfinanzierung
• Gutes Verständnis für die Anforderungen öffentlicher und privater Fördermittelgeber (z. B. BMZ, EU, Stiftungen)
• Erste Erfahrung in der Zusammenarbeit mit internationalen Partnern von Vorteil
• Sicherer Umgang mit Excel und digitalen Tools, idealerweise Kenntnisse in DATEV und Agicap
• Ausgeprägte Sorgfalt, Selbstständigkeit und Freude an strukturierter Arbeit
• Teamfähigkeit und Kommunikationsstärke
• Sehr gute Deutschkenntnisse, gute Englischkenntnisse

Das bieten wir dir

• Eine sinnstiftende Tätigkeit mit direktem Impact auf unsere weltweite Projektarbeit
• Gestaltungsspielraum und Eigenverantwortung
• Ein engagiertes, herzliches Team und ein kreatives Arbeitsumfeld
• Flexibles Arbeiten in einem hybriden Modell mit regelmäßiger Präsenz in Hamburg
• Möglichkeiten zur fachlichen und persönlichen Weiterentwicklung

Du hast Lust bekommen?
Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung!

So bewirbst du dich

Sende uns bis 12.08.2025 deine Bewerbung (Lebenslauf + kurzes Motivationsschreiben) als eine PDF-Datei (max. 10 MB) über folgenden Link