Sales Operations Specialist (m/w/d)

Innovativ, dynamisch und nachhaltig: Als eines der weltweit führenden Unternehmen der forschenden Arzneimittelindustrie bieten wir bei AstraZeneca die besten Möglichkeiten für deine persönliche und berufliche Entwicklung. Denn für uns steht fest: Wir glauben an das Potenzial unserer Mitarbeitenden und haben das Ziel, sie über Ihre Grenzen hinaus zu entwickeln.

Im Bereich Innovation & Business Excellence (IBEX) treiben wir digitale Transformation und patientenzentrierte Lösungen für alle Therapiebereiche in allen Geschäftseinheiten voran. Dabei setzen wir auf innovative Technologien und agile Methoden, die es uns ermöglichen, echten Mehrwert für die Gesundheitsversorgung zu schaffen.

Als Sales Operation Specialist (m/w/d) bist du ein zentraler Bestandteil dieses Wandels und sorgst in enger Zusammenarbeit mit IBEX-, Business- und Compliance Teams sowie externen Partnern dafür, dass unsere Vertriebsprozesse Business-Unit-übergreifend effizient und regelkonform ablaufen. Darüber hinaus arbeitest Du proaktiv an der kontinuierlichen Verbesserung der Abläufe.

Einfluss nehmen

Du steuerst, überwachst und verbesserst kontinuierlich verantwortlich und proaktiv zentrale Vertriebsprozesse – insbesondere (aber nicht ausschließlich) in folgenden Rollen und Verantwortlichkeiten:

• Musterbeauftragte/r

  • Koordination aller operativen Musterprozesse in Deutschland und enge Zusammenarbeit mit den verschiedenen internen und externen Interessengruppen

  • Sicherstellung der korrekten Abgabe von Mustern gemäß den lokalen Vorschriften (§ 47 Abs. 3 und 4 AMG, FSA Codex).

  • Problemlösung und Qualitätsmanagement: Identifizierung, Analyse und Berichterstattung von Abweichungen mit Umsetzung von Korrektur- und Vorbeugungsmaßnahmen (CAPAs) zur kontinuierlichen Prozessverbesserung. Enge Zusammenarbeit mit Compliance, Quality, Stufenplanbeauftragter und Großhandelsverantwortlicher.

  • Dokumentensteuerung und Schulungsexzellenz: Verantwortung für SOPs im Bereich Arzneimittelmuster, Entwicklung von Schulungsmaterialien und Umsetzung von Schulungsmaßnahmen

  • Logistikkoordination: Verwaltung von Logistikanfragen und Optimierung der Lieferprozesse, um die zeitgerechte Bereitstellung und Rückrufmanagement von Mustern sicherzustellen.

  • Zentraler Ansprechpartner für Außendienstmitarbeitende von AstraZeneca und Dienstleistern

  • Koordination von IT-gestützten Prozessen und Migrationen in Zusammenarbeit mit der internen IT-Abteilung.

• Business Application Owner des internen Webshops für Promotional Material

  • Anwendungsmanagement: Verwaltung und Optimierung des Promo-Webshops in enger Zusammenarbeit mit der IT-Abteilung. Überwachung der Performance und Implementierung notwendiger Verbesserungen.

  • Kollaboration: Zusammenarbeit mit internen Teams und externen Partnern, um technische und geschäftliche Anforderungen abzudecken.

  • Regelkonformität: Sicherstellung der Einhaltung aller regulatorischen Anforderungen und internen Richtlinien.

  • Support und Schulung: Entwicklung von Schulungsmaterialien und Bereitstellung von technischem Support für Nutzer des Webshops.

• Administration von Dienstleistern im Vertriebsumfeld

  • Sicherstellung, dass die Mitarbeitenden der Dienstleitenden entsprechend der Unternehmensanforderungen arbeitsfähig sind

  • Anforderung, Änderung und Deaktivierung von externen Usern, Hardware, Softwarezugängen über Ticket

  • Ansprechpartner für administrative Rückfragen (z.B. Langzeitabwesenheit, etc.) und Fehlerfälle (z.B. User nicht aktiv).

  • Nachhalten der rechtzeitigen Bearbeitung von Pflichttrainings

  • Erstellung und Versand von Regelreporting

• Prämienberechnung im Vertrieb

  • Unterstützung des Prämienteams bei der Validierung der Prämienberechnung

  • Analyse von Fehlern

  • Berechnung von Sonderfällen

Stärken beweisen

• Akademische Qualifikationen: Abgeschlossenes Studium oder kaufmännische Berufsausbildung

• Erfahrung: Mehrjährige Berufserfahrung im Bereich Vertrieb oder Vertriebsoperations, idealerweise in der Pharmaindustrie, mit einer soliden Erfolgsbilanz in Prozesssteuerung und Qualitätsmanagement.

• Fachkenntnisse:

  • Kenntnisse über regulatorische Anforderungen und Richtlinien für Arzneimittelmuster (§ 47 AMG, FSA Codex).

  • Erfahrung im Management von IT-gestützten Vertriebsanwendungen und Webshop-Plattformen.

  • Fundierte Kenntnisse im Dienstleistermanagement und in der Administration von externen Partnern.

• Projekt- und Prozessmanagement: Nachweisbare Fähigkeiten in der Leitung und Optimierung von Unternehmensprozessen und der Implementierung von Korrekturmaßnahmen zur Prozessverbesserung

• Technische Kompetenzen: Sicherer Umgang mit IT-Systemen und Anwendungen

• Analytische Fähigkeiten: Ausgeprägte Fähigkeit zur Analyse von Daten, Fehlererkennung und -behebung sowie zur Berechnung und Validierung von Prämien.

• Kommunikations- und Teamfähigkeit: Hervorragende Kommunikationsfähigkeiten zur Zusammenarbeit mit verschiedenen internen und externen Teams. Fähigkeit, als zentraler Ansprechpartner für diverse Stakeholder zu agieren.

• Sprachkenntnisse: Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift, um sowohl mit lokalen als auch internationalen Teams effektiv zu kommunizieren.

• Persönliche Eigenschaften: Detailorientiert, lösungsorientiert und in der Lage, selbstständig sowie im Team zu arbeiten. Anpassungsfähig und fähig, in einer dynamischen und sich stetig verändernden Umgebung zu agieren.

Freu Dich auf:

• eine attraktive Pipeline und innovative Produkte

• individuelle Entwicklungsmöglichkeiten und den Fokus auf lebenslanges Lernen

• viel Vertrauen, Wertschätzung und Raum für Mitgestaltung in einem fokussierten und leidenschaftlichen Team

• Büroflächen im Herzen Hamburgs, welche kollaborative, flexible und agile Zusammenarbeit ermöglichen

• ein diverses, inklusives und vorurteilsfreies Arbeitsumfeld, das der Charta der Vielfalt verpflichtet ist, Unterschiede nicht nur zulässt, sondern aktiv fördert und Bewerbungen aller qualifizierten Bewerbenden, unabhängig von ihren Merkmalen begrüßt und berücksichtigt

• ein nachhaltiges Unternehmen, welches bis 2030 entlang der gesamten Wertschöpfungskette CO2-negativ wird

• ein attraktives Benefitpaket wie z.B. EGYM Wellpass, Corporate Benefits und vieles mehr

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