Sekretär*in dezentrale Verwaltung (m/w/d)
für die Assistenz in der Sozialpsychiatrie
- 22 Std./Woche - unbefristet
- Treffpunkt Im Treff, Beimoorstraße, 22081 Hamburg
- Bezahlung nach TV-L
- Das Rauhe Haus ist ein innovatives diakonisches Unternehmen. Wir fördern Teilhabe, Inklusion und Bildung von jungen und erwachsenen Menschen an rund 100 Standorten in Hamburg und seinem nördlichen Umland. Herzlich Willkommen in der Vielfalt unserer Arbeitsbereiche!
Job mit Hand und Herz
Was wir Ihnen bieten
Arbeiten im Rauhen Haus ist mehr als nur ein Job. Denn gemeinsam bewirken wir Großes. Unsere zahlreichen Benefits sollen zu Ihrem Wohlbefinden beitragen und unsere Anerkennung für Ihren Einsatz ausdrücken.
Das bringen Sie mit
- Sie haben eine abgeschlossene Ausbildung im Bereich Büromanagement, Verwaltung oder eine vergleichbare Qualifikation.
- Sie verfügen über erste Berufserfahrungen in der Verwaltung oder in der Arbeit in einem Sekretariat oder Sie sind Neueinsteiger*in und neugierig auf den Beruf.
- Erfahrungen in einer Organisation der Sozialwirtschaft sind von Vorteil.
- Sie haben gute organisatorische und administrative Fähigkeiten.
- Sie arbeiten zuverlässig, eigenständig und behalten den Überblick auch bei komplexen Aufgaben.
- Sie gehen offen und freundlich auf Menschen zu und haben Freude an einer offenen Kommunikation.
- Sie gestalten und überarbeiten gerne Prozesse und beziehen dabei unterschiedliche Perspektiven mit ein.
- Sie suchen nach einer sinnstiftende Arbeit.
Das sind Ihre Aufgaben
- Büroorganisation
- Beauftragte Korrespondenz, Kommunikation und Interaktionen mit Dritten
- Hinweise auf und Mitarbeit an aufgabenspezifischen Verbesserungsvorschlägen
- Einsatz von geeigneten Methoden für die alltägliche Sekretariatstätigkeit
- Erfassungstätigkeit in der Software Senso nach Beauftragung
- Erstellen von Statistiken nach Beauftragung
- Führen von Kassenbüchern
- Aufbereitung von abrechnungsrelevanten Nachweisen
- Prüfung der Aktualität der Vorlage- und Nachweisdokumente
- Erarbeitung von Vorschlägen für Vorlagen nach Beauftragung mit Dienstvorgesetzte*n und dem Qualitätsmanagement
- Einhalten der aufgabenspezifischen Qualitätsstandards entsprechend des Qualitätsmanagementsystems "Diakonie Siegel"
- Unterstützung von administrativen Personalangelegenheiten und Bewerbungsprozessen
Im Treff
Ihr neuer Arbeitsplatz
Wir arbeiten als ambulantes Team mit Menschen mit psychischen Erkrankungen an der Verbesserung ihrer Teilhabechancen. Unser Standort ist der Im Treff in der Beimoorstraße, der auch als Treffpunkt für unsere ambulanten Klient*innen fungiert. Hier bieten wir unterschiedliche offene Angebote an.
Wir sind ein offenes, multiprofessionelles und fachlich versiertes Team mit viel Erfahrung in der ambulanten Arbeit.
Als Sekretär*in in der dezentralen Verwaltung unterstützen Sie das Team, die Teamleitung und die Regionalleitung bei administrativen Abläufen, behalten Prozesse im Blick und führen die Büroorganisation und Ablage durch. Sie sind die Schnittstelle für die Kommunikation mit verschiedenen Zentralen Diensten im Haus.
Man lernt nie aus
Wie wir Ihre Entwicklung fördern
Im Rauhen Haus setzen wir auf das Konzept des lebenslangen Lernens. Darunter verstehen wir die diversen Möglichkeiten, die es für die berufliche und persönliche Weiterentwicklung gibt. Gerne fördern wir Ihren Wissenszuwachs z. B. durch Hospitationen, interne und externe Fortbildungsmöglichkeiten, E-Learning und viele weitere Angebote. Wir freuen uns auch immer zu sehen, wie unsere Mitarbeitenden voneinander lernen und ihre Kompetenzen gegenseitig bereichern.