Hamburg, HH, DE

Team-/Projekt-Assistent (m/w/d)

Deine Rolle in unserem Team

• Du bist der Chief of efficient Operations Officer des Teams
• Du koordinierst und unterstützt bei allen unseren Projekten und sorgst dafür, dass wir keine Deadline verpassen, unsere gemeinsamen Dokumente und Plattformen ajour sind und wir alle Termine effizient vor- und nachbereiten
• Allgemeine Admin-Aufgaben wie Reiseplanungen und -abrechnungen, Steuerung von Einkaufsprozessen, Team-Organisation erledigst Du mit Links
• Du gestaltest Prozesse im Team und an Schnittstellen zu unseren Kollegen in anderen Fachfunktionen und unseren Geschäftsfeldern aktiv weiter und förderst durch Deine Beiträge kontinuierliche Verbesserungen im Hinblick auf Effizienz und Impact
• Kommunikation mit vielen verschiedenen Beteiligten ist Kern unserer Netzwerkarbeit und sollte daher eine Deiner Stärken sein und Dir Freude machen
• Du berätst sicher und überzeugend und adaptierst Dein Wissen schnell für unterschiedliche Aufgabenstellungen
• Bei unseren internen Events übernimmst Du gern die Rolle eines Event-Managers

Dein Profil ermöglicht es Dir, die folgenden Aufgaben effizient zu lösen:

• Unterstützung der Teamleitung und aller Teammitglieder in einem breiten Aufgabenspektrum sowie bei Termin- und Projektkoordination
• Planung, Organisation und Durchführung von internen Veranstaltungen und Events (live, hybrid und remote)
• Vor- und Nachbereitung von Workshops
• Projekt- und Budgetplanungssupport
• Bearbeitung von Postfächern
• Büroorganisation inkl. Weiterentwicklung und Pflege der Ablage-Struktur und von Collaboration-Tools
• Planung und Buchung von Geschäftsreisen inkl. anschließender Reisekostenabrechnung
• Prüfung von Rechnungen und Einkaufsmanagement
• Einstellen und Bearbeiten von Beiträgen in unserem Intranet und Unterstützung bei der Erstellung von internen Newslettern
• Bearbeitung von Dokumenten und Erstellen/Pflege von Präsentationen

Dein Profil

• Abgeschlossene Ausbildung in einem passenden Beruf – idealerweise hast Du schon vergleichbare Aufgaben in einer Kommunikations- oder Marketingagentur oder einer Beratung erfolgreich gemanagt
• Mehrjährige Berufserfahrung in Projekt- und/oder Event-Organisation
• Verständnis und Interesse für digitale und technische Themen sowie idealerweise für Unternehmenskommunikation
• Ausgeprägtes unternehmerisches und kreatives Denken und Handeln
• Zielfokussierung, höchste Ansprüche an Deine Arbeitsergebnisse und perfektes Zeitmanagement
• Teamorientierung kombiniert mit der Fähigkeit, eigenständig, strukturiert und zuverlässig zu arbeiten sowie hohes Organisationstalent
• Überdurchschnittliche Englisch- und Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie Freude an Kommunikation
• Im Umgang mit den gängigen Microsoft-Office-Anwendungen wie Word, Excel, PowerPoint, Outlook, SharePoint und MS Teams – inklusive der Live-Funktionen und KI-Anwendungen – bist Du routiniert. Zudem hast Du Freude daran, diese einzusetzen, und zeigst anderen gern, wie sie bestmöglich für effiziente Arbeitsabläufe genutzt werden können
• Interkulturelle Erfahrung und ausgeprägtes Gespür in der internationalen Zusammenarbeit sowie ein hohes Maß an Belastbarkeit, Verantwortungsbereitschaft und sicheres Auftreten

Deine Vorteile

• Du wirst Teil eines multikulturellen, internationalen Expertenteams und übernimmst schnell Verantwortung für Deine Aufgaben und Projekte
• Du arbeitest in einem flexiblen Arbeitsumfeld mit inspirierenden Kollegen
• Du profitierst für Deine professionelle und persönliche Weiterentwicklung von funktionsübergreifender und internationaler Zusammenarbeit sowie vom Lernen in den konzernweiten Netzwerken
• Wir arbeiten hybrid und ermöglichen flexible Modelle – für eine enge Zusammenarbeit mit den Teams und relevanten Schnittstellen ist eine regelmäßige physische Präsenz im Headquarter in Hamburg trotzdem erforderlich