Sie suchen eine vielseitige Aufgabe mit echter Verantwortung und Perspektive?

Dann werden Sie Teil unseres Teams und gestalten Sie als Administrative Assistant / Sekretär/in des Vorstandsvorsitzenden (DAX 40) (w/m/d) die Zukunft aktiv mit!

In dieser Position unterstützen Sie unseren Vorstandsvorsitzenden nicht nur organisatorisch, sondern auch weit über die klassischen Aufgaben eines Sekretariats hinaus. Sie arbeiten eng mit den Vorstandssekretariaten und Management Assistants zusammen und tragen dazu bei, unsere strategischen Unternehmensziele erfolgreich umzusetzen.

Sie übernehmen vom ersten Tag an Verantwortung, bringen sich aktiv ein und arbeiten an spannenden, herausfordernden Themen mit. Dabei sind Sie Teil eines wertschätzenden Teams, das Zusammenarbeit großschreibt und individuelle Entwicklung fördert. Unsere Hauptverwaltung in Heidelberg bietet Ihnen einen modernen, inspirierenden Arbeitsplatz - kombiniert mit einem hybriden Arbeitsmodell, das Flexibilität und persönliche Nähe optimal verbindet.

IHRE NEUE HERAUSFORDERUNG

• Eigenverantwortliche Organisation und Koordination anspruchsvoller Assistenz- und Sekretariatsaufgaben für den Vorstandsvorsitzenden

• Professionelle Bearbeitung von E-Mails, Telefonaten etc. in deutscher und englischer Sprache

• Bearbeitung von Ad-hoc-Anfragen sowie aktive Unterstützung bei Projekten

• Kalenderverwaltung, Organisation und Vorbereitung von Besprechungen und Geschäftsterminen

• Planung, Durchführung und Nachbereitung von Vorstandssitzungen, -Seminaren und -Reisen

• Unterstützung bei der Vorbereitung von Sitzungen des Aufsichtsrats und seiner Ausschüsse

• Enge Zusammenarbeit und Abstimmung mit dem Management Assistant

• Betreuung in- und ausländischer Gäste

• Rechnungsbearbeitung sowie digitale Archivierung von Dokumenten

DAS BRINGEN SIE MIT

• Kaufmännische Ausbildung, Bachelor-Studium oder vergleichbare Qualifikation

• Mehrjährige Erfahrung in verantwortlicher Assistenz-/Sekretariatsfunktion, idealerweise auf Vorstands- oder Geschäftsführungsebene

• Hohe Affinität zum digitalen und vernetzten Arbeiten

• Schnelle Auffassungsgabe und Fähigkeit mit sich schnell verändernden Anforderungen umzugehen

• Hohes Maß an Diskretion, Integrität und Vertrauenswürdigkeit

• Präzise, zuverlässige und eigenverantwortliche Arbeitsweise

• Ausgeprägte organisatorische und kommunikative Fähigkeiten sowie hohe Serviceorientierung

• Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse

• Sehr gute MS Office-Kenntnisse

WIR BIETEN

Wir glauben daran, dass berufliches Engagement dann am stärksten ist, wenn auch persönliche Ziele Raum bekommen. Deshalb bieten wir Ihnen neben einer fairen Vergütung zahlreiche Benefits, die Sie in Ihrer individuellen Lebenssituation unterstützen und echten Mehrwert bieten:

• Flexible Arbeitszeitmodelle mit bis zu 50% Mobilem Arbeiten innerhalb Deutschlands

• 30 Urlaubstage mit zusätzlichen Sonderurlaubstagen

• Attraktive Vergütung mit Gewinnbeteiligung/Bonus, Weihnachts- und Urlaubsgeld

• Vielfältiges Weiterbildungsangebot : Möglichkeit zur Unterstützung bei berufsbezogenen Weiterbildungen, verschiedene Fach- und Führungskräfteentwicklungsprogramme

• JobTicket, JobBike und weitere attraktive Konditionen und Rabatte bei bspw. Fitnessstudios

• Firmeneigener Fitnessraum, verschiedene Sportgruppen, Gesundheits- und Präventionskampagnen

• Individuelles Onboarding mit Teilnahme am Buddy-Programm und verschiedenen Initiativen zum Netzwerken (Network of Women, International Network etc.)

• Moderne Konzernzentrale direkt am Neckar mit ergonomischen Arbeitsplätzen und höhenverstellbaren Schreibtischen

• Gesundes und vergünstigtes Essensangebot in unserer Kantine

• Fahrrad- und Tiefgarage mit Ladestationen – für E-Bike und Auto