Die Universität Heidelberg ist eine Volluniversität mit ausgeprägter Forschungsorientierung und internationalem Anspruch. Mit rund 30.000 Studierenden und 8.400 Mitarbeiterinnen, darunter zahlreiche Spitzenforscherinnen, ist sie eine weltweit angesehene Institution, die zudem eine herausragende wirtschaftliche Bedeutung für die Metropolregion Rhein-Neckar hat.

Im Personaldezernat der Universität Heidelberg ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt folgende Stelle in Teilzeit (19,75 Std./Woche) zu besetzen: Bürofachkraft in der Personalregistratur (w/m/d) Das Dezernat Personal ist unter anderem verantwortlich für die Personaladministration der Mitarbeitenden der Universität Heidelberg, von der Einstellung oder Ernennung über eine mögliche Beurlaubung oder Freistellung bis hin zur Beendigung der Tätigkeit. Die Abteilungen des Dezernats verstehen sich dabei als interne Dienstleistende und nehmen neben der beratenden Funktion bei personal- und dienstrechtlichen Fragestellungen für Beschäftige und Beamtinnen auch Aufgaben im Rahmen des Reisemanagements sowie in der administrativen Begleitung der Berufungsverfahren wahr. Die Personalregistratur bildet die gewissenhafte und organisierte Servicestelle für die Sachbearbeitungen und Personalreferentinnen in allen Belangen der Personalaktenführung. Ihre Aufgaben:

• Mitarbeit bei der Erledigung aller in der Personalregistratur anfallenden Aufgaben der (derzeit) papierbasierten Aktenverwaltung unter Beachtung der personal- und datenschutzrechtlichen Vorschriften
• Überwachung von Fristen sowie die selbstständige Kommunikation – telefonisch, schriftlich und per Mail – mit verschiedenen Ansprechpersonen innerhalb und außerhalb der Universität
• Mitarbeit bei und Begleitung der Umstellung auf eine digitale Aktenführung

Ihr Profil:

• Eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung im administrativen Bereich, idealerweise mit Erfahrung in der Aktenverwaltung bzw. in einem vergleichbaren Tätigkeitsfeld oder Berufserfahrung im öffentlichen Dienst
• Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Eine sorgfältige und gewissenhafte Arbeitsweise, insbesondere im Umgang mit vertraulichen Daten
• Fundierte PC-Kenntnisse, insbes. Outlook, Word und Excel
• Erfahrung und Kenntnisse im Umgang mit digitaler Aktenverwaltung ist von Vorteil
• Bereitschaft zur aktiven Mitarbeit bei der Umstellung und dem künftigen Einsatz der digitalen Aktenführung
• Die Fähigkeit zur Ausübung von körperlich belastender Arbeit (stehende und sitzende Tätigkeit, Aktentransport)
• Belastbarkeit, Einsatzbereitschaft und Teamfähigkeit

Wir bieten:

• Einen interessanten und abwechslungsreichen Aufgabenbereich
• Eigenverantwortliche Mitarbeit in einem serviceorientierten Team
• Ein leistungsgerechtes Entgelt nach den tariflichen Bedingungen
• Vielfältiges universitäres Angebot (bezuschusstes Deutschlandticket, Hochschulsport etc.)
• Flexible Arbeitsgestaltung im Rahmen der geltenden Gleitzeitordnung
• Möglichkeiten zur Weiterbildung

Die Vergütung erfolgt nach TV-L. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung, die Sie bitte mit den üblichen Unterlagen (Motivationsschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse) als ein vollständiges PDF-Dokument bis zum 21.11.2025 per E-Mail an 51-52sekr@zuv.uni-heidelberg.de (https://mailto:51-52sekr@zuv.uni-heidelberg.de?subject=Personalregistratur) , Stichwort "Personalregistratur", senden. Rückfragen können Sie gerne an das Sekretariat (Tel. 06221/54-12511) richten. Die Universität Heidelberg steht für Chancengleichheit und Diversität. Wir bitten qualifizierte Frauen nachdrücklich um ihre Bewerbung. Menschen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung vorrangig berücksichtigt. Informationen zu Stellenausschreibungen und zum Datenschutz finden Sie unter www.uni-heidelberg.de/stellenmarkt (http://www.uni-heidelberg.de/stellenmarkt) .

Bereitgestellt in Kooperation mit der Bundesagentur für Arbeit.