Die Universität Heidelberg ist eine Volluniversität mit ausgeprägter Forschungsorientierung und internationalem Anspruch. Mit rund 31.300 Studierenden und 8.400 Mitarbeiterinnen, darunter zahlreiche Spitzenforscherinnen, ist sie eine weltweit angesehene Institution, die zudem eine herausragende wirtschaftliche Bedeutung für die Metropolregion Rhein-Neckar hat.

Am Institut für Theoretische Physik der Universität Heidelberg ist ab Januar 2026 aufgrund einer Beurlaubung folgende Stelle in Teilzeit mit 67% befristet bis 31.12.2026 zu besetzten.****

Fremdsprachensekretärin (w/m/d)*

Das Aufgabengebiet umfasst:

• Unterstützung bei der Organisation und Abrechnung von Gastaufenthalten von internationalen Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftlern: Buchung von Unterkünften, Unterstützung bei der Reiseorganisation, Raumbuchungen, Vortragsankündigungen, Organisation der Gastvortragsverträge, Korrespondenz mit den Gastwissenschaftler*innen und Betreuung vor Ort in englischer Sprache, Abrechnung der Gastaufenthalte
• Erledigung von Schreibarbeiten in englischer und deutscher Sprache
• Eigenständige Bearbeitung der allgemeinen E-Mail-Korrespondenz in englischer und deutscher Sprache
• Allgemeine Sekretariats- und Verwaltungsarbeiten des Instituts
• Mitarbeit bei der Verwaltung von Drittmittelprojekten (DFG, ERC etc.)
• Umfassende Organisations- und Informationsaufgaben
• Mitarbeit an der Organisation von wissenschaftlichen Tagungen und Workshops

Ihr Profil:

• Sehr gute englische und deutsche Sprachkenntnisse in Wort und Schrift
• Gute Kenntnisse einer weiteren Fremdsprache, z. B. italienisch, spanisch, französisch
• Erfahrung mit Standard Office Software incl. Word, Excel und Powerpoint
• Sehr gute Kommunikations- und Teamfähigkeit
• Fähigkeit zum selbständigen und vorausschauenden Arbeiten
• Organisationstalent
• Zuverlässigkeit und Einsatzbereitschaft

Wir bieten:

• Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit im universitären Umfeld mit internationaler Ausrichtung
• Eine schöne Arbeitsumgebung
• Aufnahme in ein aufgeschlossenes, dynamisches Team in einem Institut mit sehr guter Arbeitsatmosphäre
• Die Vergütung erfolgt nach TV-L

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung, die Sie bitte mit den üblichen Unterlagen (Lebenslauf, Zeugnisse etc.) bis zum 09.11.2025 in einer PDF-Dabei per E-Mail an den Geschäftsführenden Institutsdirektor des Instituts für Theoretische Physik, Prof. Dr. Jürgen Berges, Philosophenweg 16, 69120 Heidelberg, sekretariat16@thphys.uni-heidelberg.de (https://mailto:sekretariat16@thphys.uni-heidelberg.de) senden.

Die Universität Heidelberg steht für Chancengleichheit und Diversität. Menschen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung vorrangig berücksichtigt. Informationen zu Stellenausschreibungen und zum Datenschutz finden Sie unter www.uni-heidelberg.de/stellenmarkt (http://www.uni-heidelberg.de/stellenmarkt) .

Bereitgestellt in Kooperation mit der Bundesagentur für Arbeit.