Die Universität Heidelberg ist eine Volluniversität mit ausgeprägter Forschungsorientierung und internationalem Anspruch. Mit rund 31.300 Studierenden und 8.400 Mitarbeiter∗innen, darunter zahlreiche Spitzenforscher∗innen, ist sie eine weltweit angesehene Institution, die zudem eine herausragende wirtschaftliche Bedeutung für die Metropolregion Rhein-Neckar hat.

heiSKILLS ist das Kompetenz- und Sprachenzentrum der Universität Heidelberg. Es unterstützt Studierende, Lehrende und Weiterbildungsinteressierte durch vielfältige Bildungs-, Beratungs- und Serviceangebote beim Erwerb überfachlicher und interdisziplinärer Kompetenzen. Das Drittmittelprojekt heiSPARK – "Shaping Learning for Innovation" ist angesiedelt bei heiSKILLS und der Prorektorin für Studium und Lehre der Universität Heidelberg und setzt strategische Impulse zur Förderung innovativer Lehr-Lernformate und transformativer Kompetenzen. Das Projekt wird gefördert von der Stiftung für Innovation in der Hochschullehre.

Im Projekt heiSPARK ist ab Oktober 2025 die folgende Stelle in Vollzeit befristet bis 2029 (mit Aussicht auf Verlängerung bis 2031) zu besetzen:

Projektassistenz / Budgetverwaltung (w/m/d)

Ihre Aufgaben:

• Budgetverwaltung (u. a. Erstellung und Überwachung des Projektbudgets, Mittelzuweisung, Planung Personalkosten)
• Verfassen von Finanzberichten
• Personalverwaltung (u. a. Unterstützung bei Stellenausschreibungen, Koordination der Einstellungen)
• Monitoring (u.a. regelmäßiges Erfassen von Projektfortschritten)
• Berichterstattung und Dokumentation (u. a. Erstellung von Präsentationen und Berichten für Gremien sowie Archivierung von Projektdaten)
• Veranstaltungsmanagement (u. a. Raumbuchung, Verwaltung von Verträgen und Honoraren, Organisation der heiSPARK-Symposien sowie Summer- und Winterschools)
• Allgemeine Sekretariatsaufgaben
• Pflege der Homepage

Ihr Profil:

• Abgeschlossene Ausbildung im Verwaltungsbereich oder vergleichbare Kenntnisse und Erfahrungen
• Berufserfahrung in der Budgetverwaltung von (öffentlichen) Drittmittelprojekten ist wünschenswert
• Sicherer Umgang mit MS-Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook…)
• Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Berufserfahrung als Sekretär∗in oder Assistent∗in im universitären Umfeld sind wünschenswert
• Teamfähigkeit und eine zuverlässige, selbständige und gut organisierte Arbeitsweise, professionelles und freundliches Auftreten

Wir bieten:

• Ein vielseitiges Aufgabenspektrum innerhalb eines hoch motivierten und qualifizierten Teams
• Attraktive Möglichkeiten der Weiterbildung und Förderung der beruflichen und persönlichen Entwicklung
• Betriebliche Altersvorsorge (VBL)
• Unterstützung der Mobilität der Mitarbeiter∗innen durch ein bezuschusstes Deutschlandticket
• Zugriff auf universitäre Einrichtungen (z. B. Sport, Mensa)

Die Vergütung erfolgt je nach Qualifikation bis Entgeltgruppe 9a TV-L. Die Stelle ist grundsätzlich teilbar.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung, die Sie bitte mit den üblichen Unterlagen (Motivationsschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse etc.) bis zum 24.08.2025 in einer PDF-Datei per E-Mail an Dr. Jan Heidelberger (jan.heidelberger@uni-heidelberg.de) senden.