Die Universität Heidelberg ist eine Volluniversität mit ausgeprägter Forschungsorientierung und internationalem Anspruch. Mit rund 32.200 Studierenden und 9.200 Mitarbeiterinnen, darunter zahlreiche Spitzenforscherinnen, ist sie eine weltweit angesehene Institution, die zudem eine herausragende wirtschaftliche Bedeutung für die Metropolregion Rhein-Neckar hat.

In der Abteilung "Pharmazeutische Biologie" am Institut für Pharmazie und Molekulare Biotechnologie der Universität Heidelberg ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt in Vollzeit (39,5 Stunden/ Woche) befristet zu besetzen:

Sekretariat/Assistenz (w/m/d)

Ihre Aufgaben:

• Professionelle deutsch- und englischsprachige Kommunikation in Wort und Schrift
• Vertrags- und Budgetmanagement, u.a. im Kontext nationaler und internationaler Drittmittelprojekte (EU, DFG, BMBF, Stiftungsmittel etc.)
• Organisations- und Managementaufgaben in Forschung, Lehre und akademischer Verwaltung
• Kommunikation, z. B. mit Studierenden, Mitarbeiter*innen, zentraler Verwaltung
• Unterstützung von Beschaffungsprozessen
• Planungsaufgaben, z. B. für Dienstreisen
• Themenspezifische Unterstützung und Recherchetätigkeit
• Unterstützung bei der Organisation und Durchführung von Veranstaltungen, z. B. wissenschaftlichen Konferenzen oder Workshops
• Administrationsaufgaben in der Lehre

Ihr Profil:

• Mehrjährige, einschlägige Berufserfahrung aus einer vergleichbar-verantwortlichen Tätigkeit
• Erfahrung in Verwaltung und Management in der akademischen Forschung, z. B. im Beschaffungswesen und Rechnungswesen sowie im universitären Lehr- und Prüfungsbetrieb, z. B. Eintragung von Noten, Ausstellen von Bescheinigungen
• Erfahrungen in der verantwortlichen Verwaltung von Forschungsfördermitteln (Landesmittel, Drittmittel verschiedener Geldgeber*innen) werden vorausgesetzt. Förderlich sind dabei insbesondere Erfahrungen in der Verwaltung von EU-Mitteln, z. B. ERC.
• Selbständiges Arbeiten wird erwartet
• Sehr gute Ausdrucksweise in Deutsch und Englisch
• Sehr gute Anwenderkenntnisse der MS-Office-Programme und Bereitschaft zur Einarbeitung in Software für die o. g. Verwaltungs- und Koordinationsaufgaben
• Organisations- und Planungsstärke
• Zuverlässigkeit und Belastbarkeit
• Repräsentatives und freundliches Auftreten

Darüber hinaus sind für Ihre Bewerbung förderlich:

• Erfahrungen in der Organisation und Verwaltung von Verbundprojekten
• Kenntnisse der Landeshochschulgesetze sowie Promotions- und Prüfungsordnungen
• Erfahrungen in der Organisation von wissenschaftlichen Konferenzen
• Erfahrungen im Personalmanagement im öffentlichen Dienst
• Erfahrungen in der organisatorischen Begleitung von Berufungsverfahren
• Erfahrungen mit SAP-Buchhaltungssystem

Wir bieten:

• Einen vielseitigen und ansprechenden Arbeitsplatz in einem kollegialen, internationalen Umfeld
• Eine fundierte Einarbeitung
• Flexible, familienfreundliche Arbeitszeitmodelle mit den Vorteilen des öffentlichen Dienstes
• Ein vielfältiges universitäres Angebot wie bezuschusstes Deutschlandticket, Veranstaltungen, Hochschulsport und interne Weiterbildung

Die Stelle ist auf drei Monate als Krankheitsvertretung befristet. Eine Weiterbeschäftigung wird bei Bedarf angestrebt. Die Stelle ist grundsätzlich teilbar. Die Vergütung erfolgt nach TV-L bis zur Entgeltgruppe 9a.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung, die Sie bitte mit den üblichen Unterlagen (Lebenslauf, Zeugnisse etc.) bis **zum 22.03.2026 **als PDF-Datei per E-Mail senden an:

dominik.niopek@uni-heidelberg.de (https://mailto:dominik.niopek@uni-heidelberg.de) mit dem Betreff "Bewerbung Sekretariat/Assistenz"

Bewerbungen werden in der Reihenfolge des Eingangs bearbeitet mit dem Ziel einer zügigen Stellenbesetzung. Für Rückfragen wenden Sie sich bitte an die oben genannte E-Mail-Adresse.

Die Universität Heidelberg steht für Chancengleichheit und Diversität. Menschen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung vorrangig berücksichtigt. Informationen zu Stellenausschreibungen und zum Datenschutz finden Sie unter www.uni-heidelberg.de/stellenmarkt (http://www.uni-heidelberg.de/stellenmarkt) .

Bereitgestellt in Kooperation mit der Bundesagentur für Arbeit.