Abgabefrist: 02.01.2026!

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Mit "Mein Assistent" wird erstmals ein intelligenter Chatbot in das Personalportal "Meine DB" der Deutschen Bahn integriert, um das Angebot des unternehmensinternen Personalservices digital zu erweitern. Diese innovative Lösung stellt den ersten digitalen HR-Chatbot des Konzerns dar und ist ab Dezember 2025 zunächst exklusiv in einer BETA-Version für die gesamte HR-Community ver-fügbar. Über 5.500 Mitarbeitende aus dem Personalbereich erhalten damit die Möglichkeit, "Mein Assistent" in der initialen Version zur Thematik Fahrvergünstigung zu nutzen und sich mit den an-gebotenen Funktionalitäten vertraut zu machen. Für Ende des ersten Quartals 2026 ist der kon-zernweite Rollout zur Nutzung des Chatbots im Themenfeld Fahrvergünstigungen vorgesehen. Ziel dieses schrittweisen Rollouts ist die gezielte Optimierung des Produkts für den Einsatz im gesamten Unternehmen sowie die Sicherstellung einer fortlaufenden Weiterentwicklung und kontinuierlichen Verbesserung des Chatbots. In dieser Einführungsphase werden keine personenbezogenen Daten verarbeitet.

Zukünftige Erweiterungen und Individualisierungen sind bereits geplant, um die Einsatzmöglichkei-ten und Mehrwerte des Chatbots sukzessive auszubauen. So ist die Entwicklung zu einem leis-tungsfähigen Wissenslotsen vorgesehen, der gezielt und effizient Informationen zu sämtlichen HR-Produkten bereitstellt. Perspektivisch folgt die Ausbaustufe als persönlicher Navigator, welcher aktiv Unterstützung zu individuellen personenbezogenen Informationen leistet, sowie ein persönlicher Umsetzungsassistent, der relevante HR-Prozesse selbstständig initiieren kann.

Im Jahr 2026 liegt der Fokus insbesondere auf der inhaltlichen Erweiterung des Wissenslotsen um weitere HR-Themen sowie auf der Evaluierung und Konzeption der nächsten Ausbaustufe "persön-licher Navigator". Ab 2027 soll der Fokus auf der Umsetzung dieser nächsten Ausbaustufen hin zum persönlichen Umsetzungsassistenten / Einbettung in das DB Agentenökosystem liegen.

Die technische Realisierung wird durch die Deutsche Bahn unter Nutzung des konzernweiten Ge-nAI-Ökosystems sichergestellt.

Externe Partner unterstützen in den Bereichen Strategie, Planung sowie Projektmanagement Office.

Leistungen im Rahmen des Projektes KI Produkt Mein Assistent:

1. Strategische Beratung durch die Konzeption, Umsetzung und gegebenenfalls Anpassung der

Produktvision sowie der Roadmap von "Mein Assistent" auf Basis umfassender Ana-lyse- und
Bewertungstätigkeiten.

2. Durchführung des Projektmanagement Office als Enabler der Produktorganisation von "Mein

Assistent" und zur einheitlichen, transparenten und effizienten Steuerung der ge-samten
Produktorganisation. Dies erfolgt durch die Etablierung geeigneter Methoden so-wie strukturierter
Planungs- und Reportingprozesse, mit besonderem Fokus auf die Nut-zung von Jira und Confluence.

Kernaufgaben:

Zu 1. Strategische KI- Produktberatung

• Beratung der strategischen Produktleitung von Mein Assistent hinsichtlich der Ausrichtung /
Weiterentwicklung (mittel-bis langfristig) des Chatbots hin zu einem KI-gestützten Agentensystem
• Weiterentwicklung der bestehende Produktvision, -strategie und das Zielbild (Roadmap 2-3 Jahre)
sowie Herstellung des strategischen und technologischen Fits
• Beratung bei der Priorisierung der Ausbaustufen von Mein Assistent anhand Unterneh-mens- und HR
Strategie und bereitet entsprechende Stakeholder Kommunikationen/- ent-scheidungsvorlagen vor
• Aufsatz der Roadmap 2026 inkl. der Konsolidierung der Inputs seitens Fach-PO, Tech-PO von Mein
Assistent und Ableitung des entsprechenden Ressourcenbedarf für neue Use Cases & Features
• Messbarkeit von Nutzen und Value-beiträgen (strategisches Monitoring) herstellen
• Durchführen der strategischen Produktberatung, Rolloutplanung, Use Case Analyse, Ar-
chitekturbewertungen, Change und Kommunikation Initiativen und agile PMO-Tätigkeiten die eng
miteinander verzahnt und aufeinander abgestimmt sind
• Aufsatz und Pflege des produktübergreifenden Risikomanagements

Rollout/Release Management:

• Planung und Erstellung eines Rollout-Plans für alle Ausbaustufen des Wissenslotsen in enger
Abstimmung mit den verschiedenen Produktstreams (von der Use Case Identifizie-rung bis zum Launch)
• Monitoring des Rollout-Plans für alle Ausbaustufen des Wissenslotsen
• Monitoring der Risiken in Rücksprache mit der strategischen Produktleitung und den Pro-dukt Ownern
• Dokumentation aller Risiken und Mitigationsmaßnahmen für die entsprechenden Rollouts

Use Case Analyse:

• Erprobung und kontinuierliche Verbesserung (mit Blick auf Skalierbarkeit) eines bereits aufgesetzten
Blueprints zur standardisierten Dokumentation von Use Case Analysen
• Nachhalten eines Zeitplans für den Ergebnisbericht der Analysen als Basis für den Aufsatz der Produkt
Roadmap 2026
• Erstellen der Priorisierung für die zu analysierenden HR-Produkte/ -Prozesse basierend auf bereits
vorliegenden Ergebnissen der Discovery und der übergreifenden Mein Assis-tent Produktvision
• Erstellen von fachlichen und organisatorischen Analysen der HR-Produkten sowie Doku-mentation der
Erkenntnisse
• Beratung bei der Priorisierung von Use Cases und einer entsprechenden Reihenfolge für die Umsetzung

Agiles Projektmanagement Office:

• Etablierung eines ganzheitlichen Zusammenarbeitsmodells für das Produktteam von Mein Assistent
• Durchführen der einheitlichen, transparenten und effizienten Steuerung der gesamten Pro-
duktorganisation durch die Etablierung der richtigen Methoden, Planung und Reportin-gstrukturen
• Implementierung, Etablierung und Verwaltung von Standards für Backlog-Management
(Anforderungen), Meetingformaten und Dokumentation, i.e.S. Confluence und Jira
• Schaffung von Transparenz bzgl. der Kern-Produktrisiken inkl. Kapazitätsübersicht
• Identifiziert Abhängigkeiten im Produktteam und stellt Transparenz her
• Aufbereitung von Statusreports und Entscheidungsbedarfen für Steuergremien
• Moderation von Workshops, Retrospektiven und Abstimmungsrunden zwischen den POs und den
strategischen Produktrollen

Der gesamte Leistungsumfang wird auf ca. 310 Personentage (PT) geschätzt und kann im Laufe des Jahres 2026 erweitert werden. Die zu erbringende Leistung verteilt sich nach aktuellem Kenntnisstand wie folgt:

1. Strategische KI- Produktberatung: 40 Prozent (124 PT)

2. Rollout/Release Management: 10 Prozent (31 PT)

3. Use Case Analyse: 10 Prozent (31 PT)

4. Agiles Projektmanagement Office: 40 Prozent (124 PT)

Die Projektsprache ist Deutsch, daher wird die Kommunikation und die Projektdokumentation in deutscher und teilweise englischer Sprache erfolgen, sofern keine andere Sprache durch den Auf-traggeber festgelegt wird.

Muss-Anforderungen:

• Erfahrung in der strategischen Produktberatung im (Gen)AI Umfeld

Mindestens 4 Jahre Berufserfahrung in der strategischen Beratung und/oder Leitung von digitalen
Produkten im KI oder GenAI-Kontext. (Betrachtungszeitraum: aus den letzten 8 Jahren)

• Hohe Kenntnisse im (agilen) Projektmanagement

Mindestens 3 Jahre nachweisbare Erfahrung in der Anwendung (agiler) Projektmanagement- methoden (z.B. Scrum)
und in der Steuerung von Projekten.
(Betrachtungszeitraum: aus den letzten 8 Jahren)

• Kompetenzen im Rollout- und Release-Management

Mindestens 3 Jahre nachweisbare Erfahrung im Rollout- und Release-Management.
(Betrachtungszeitraum: aus den letzten 8 Jahren)

• Erfahrung in KI Use Case Beschreibung und Priorisierung

Mindestens 3 Jahre Erfahrung in der Bewertung und Priorisierung von Use Cases im digitalen Umfeld
sowie der Erstellung strukturierter Analysen. (Betrachtungszeitraum: aus den letzten 8 Jahren)

• Kommunikations- und Stakeholdermanagement-Fähigkeiten

Mindestens 3 Jahre Erfahrung im Kommunikations- und Stakeholdermanagement.
(Betrachtungszeitraum: aus den letzten 8 Jahren)

• Technologieverständnis im Bereich KI-Chatbots und -Agenten-systeme

Erste nachweisbare praktische Erfahrungen (mind. 1 Jahr) in der Konzeption, Weiterentwicklung oder
Implementierung von KI-basierten Agentensystemen. (Betrachtungszeitraum: aus den letzten 5 Jahren)

• Praxiserfahrung in der Entwicklung und Operationalisierung von Daten- und KI-Strategien,

einschließlich Vision-Setting
Nachweisbare, mindestens 2-jährige Praxiserfahrung. (Betrachtungszeitraum: aus den letzten 8 Jahren)

• Erfahrung mit HR-Produkten/-Prozessen

Mindestens 2 Jahre Erfahrung in der Arbeit an digitalen HR-Produkten bzw. HR-Prozessen.
(Betrachtungszeitraum: aus den letzten 8 Jahren)

• Die vorgeschlagenen Berater haben bereits erfolgreich als Team in vergleichbaren Projekten

zusammengearbeitet
Nachweis durch Projektliste mit Angabe der beteiligten Teammitglieder oder Rollenkonstellation.
(Betrachtungszeitraum: aus den letzten 5 Jahren)

• Nachweisbare Projekterfahrung bei Konzernunternehmen vergleichbarer Größe und Komplexität wie

die Deutsche Bahn AG. Nachweisbare, mindestens 2-jährige Praxiserfahrung.
(Betrachtungszeitraum: aus den letzten 5 Jahren)

Das Projektteam muss über die Teamzusammensetzung die folgenden fachliche Skills in der aus-geführten Ausprägung vollständig abdecken.

Skill Anforderungen:

3.3.1 (agile) Projektmanagement-Tools (Jira und Confluence)

Ausprägung: Erfahrung > 2 Jahre

3.3.2 Kenntnisse im Bereich GenAI-Technologien

Ausprägung: Erfahrung > 1 Jahr

3.3.3 Basiswissen im Bereich IT-Sicherheit und Datenschutz

Ausprägung: Erfahrung > 1 Jahre

3.3.4 Basiswissen im Aufsatz von KI-/ Digitalisierungsstrategien

Ausprägung: Erfahrung > 1 Jahre