Herzliche*r Mitarbeiter*in für Patientenempfang und Terminkoordination (m/w/d)

Sie lieben Tiere und arbeiten gerne mit Menschen? Im Trubel einer Klinik sind Sie voll in Ihrem Element und behalten immer den Überblick? Sie mögen es, auf Kund*innen einzugehen und ihnen in schwierigen Momenten beizustehen? Dann unterstützen Sie unsere Kundenbetreuer*innen sowohl am Empfang als auch am Telefon.

So sieht Ihr Tag bei uns aus

Im Bereich Kundenservice:

• In unserer kleinen Telefonzentrale mit zwei Arbeitsplätzen nehmen Sie professionell und freundlich alle eingehenden Telefonate entgegen.
• Sie koordinieren die Terminvergabe und betreuen unser E-Mail-Postfach.
• Sie nehmen die Bestellungen für Futter und Medikamente entgegen und übernehmen den Versand von Befundberichten, Röntgenbildern und Rücküberweisungen.
• Wenn Sie am Empfang arbeiten, nehmen Sie unsere Patienten auf, legen ihre Kartei im Kliniksystem an und betreuen deren Besitzer*innen.
• Sie wickeln Zahlungsvorgänge ab und bereiten Medikamente für entlassene Patienten vor.

Im Bereich Terminmanagement:

• Sie prüfen Patiententermine auf Stimmigkeit und Einhaltung von Vorgaben mit dem Ziel, Raumüberschneidungen zu vermeiden.
• Sie kontrollieren, ob Terminfixierungsgebühren, Vorbefunde und Unterlagen eingegangen sind.
• Sie überprüfen Aufnahmescheine, die noch von Hand ausgefüllt wurden.
• Sie bereiten die OP-Aufnahmescheine für den Folgetag vor und versenden Terminerinnerungen.
• Sie kontrollieren, ob Befundberichte nach den Terminen versendet wurden.
• Sie verschieben nicht erledigte Aufgaben und Termine des Backoffice-Teams.
• Sie kontrollieren den Versand von Rücküberweisungen und Befundberichten.
• Sie organisieren den Terminkalender der Klinikmanagerin und unterstützen bei der Terminvereinbarung.
• Sie unterstützen das Management-Team durch den Versand von Nachrichten an Kolleg*innen.

Ihr Profil

• Sie verfügen über eine abgeschlossene Ausbildung im medizinischen Umfeld (TMFA, Arzthelferin, MFA, VMTA, ZFMA, PTA).
  Gerne bewerben Sie sich auch als Quereinsteiger*in mit einer abgeschlossenen Ausbildung aus den Bereichen Hotellerie, Büroorganisation oder Kundenservice und ersten Berührungspunkten zur (Tier-)Medizin.
• Sie haben eine schnelle Auffassungsgabe und behalten auch in hektischen Situationen den Überblick.
• Sie sind höchst empathisch, haben Verständnis für besorgte, traurige oder verärgerte Tierbesitzer*innen.

Ihre Arbeitszeiten

Im Wechsel:

• eine Woche im Frühdienst von 7.30/8.00 – 16.00/16.30 Uhr
• und eine Woche im Spätdienst von 11.30 – 20.00 Uhr

Grundsätzlich unterstützen Sie Ihr Team an mindestens zwei Wochenendtagen pro Monat.

Unsere attraktiven Rahmenbedingungen

Verlässliche Arbeitsorganisation:

• Planbare Arbeitszeiten
• Systematische Aufgaben
• Eigenständige Aufgaben mit echtem Einfluss
• Eingespieltes Team – professionelle Zusammenarbeit und gegenseitige Unterstützung

Sinnvolle Arbeit:

• Beitrag zur optimalen Tierversorgung
• Organisationsfähigkeiten professionell einsetzen
• Nachwuchskräfte fördern und anleiten

Start ist zum 01.04.2026, nach Vereinbarung auch früher möglich.

Als Tierklinik vergüten wir in Anlehnung an den Tarif für Tiermedizinische Fachangestellte. Senden Sie uns Ihre Bewerbung mit Gehaltsvorstellungen und Verfügbarkeit. Wir freuen uns auf ein Gespräch über unsere Mitarbeitervorteile!

Sie möchten mehr über uns erfahren? Auf unserer Homepage unter www.tierklinik-ismaning.de finden Sie alle weiteren Informationen.