Herzlich willkommen am Universitätsklinikum Jena!

Wir sind Thüringens einziges Universitätsklinikum:

Patientenversorgung, Forschung und Lehre gehen hier Hand in Hand. In unseren 32 Kliniken und Polikliniken versorgen wir jährlich mehr als 520.000 Patientinnen und Patienten. Deren Zufriedenheit ist unser Ziel. Dafür arbeiten unsere über 7.000 Mitarbeitenden jeden Tag.

Das sind Ihre Aufgaben:

• Aufgaben der Büroorganisation (Terminkoordination, Ablage, Archivierung, Kopierarbeiten, Bearbeitung der Post etc.)
• Arbeitszeit- und Urlaubseintragung im SAP-Programm
• professionelle Erledigung interner und externer Korrespondenz sowie Telefonate
• persönliche Assistenz des Klinikdirektors mit eigenverantwortlicher Terminplanung und -koordination
• Organisation und Nachbereitung von Besprechungen, Konferenzen und Dienstreisen
• Erstellung und Bearbeitung von Korrespondenz und Dokumenten in deutscher und teilweise englischer Sprache
• Leitung und Koordination des Sekretariats der Klinik
• Unterstützung bei der Vorbereitung und Durchführung von Tagungen und Projekten
• strukturierte Ablage und Dokumentenmanagement sowie allgemeine Büroorganisation
• Übernahme von Personalverwaltungsaufgaben wie Vertragsvorbereitungen, Anwesenheit und Urlaubsplanung

Darauf kommt es uns an:

• abgeschlossene Berufsausbildung als staatlich geprüfte/r Sekretär/in oder Kauffrau/-mann für Büromanagement oder ein vergleichbarer Abschluss
• fundierte Erfahrungen im Bereich Sekretariat oder Assistenz auf Leitungsebene, vorzugsweise in einer medizinischen Einrichtung
• ausgeprägte Organisationsfähigkeit, hohe Diskretion und selbstständige Arbeitsweise
• Kommunikationsstärke, sicheres, freundliches und wertschätzendes Auftreten, Identifizierung mit dem Arbeitgeber
• Diskretion sowie freundliches und souveränes Auftreten
• Kenntnisse in den gängigen Bürosoftwaresystemen
• gute Schreibfähigkeiten (10-Finger-System nach Phonodiktat)
• sehr gute Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift (Mind. C1)
• Erkennen komplexer Zusammenhänge, sicheres Setzen von Prioritäten, zielorientierte Arbeitsweise

Darauf können Sie zählen:

• zukunftssicherer Arbeitsplatz
• Vergütung nach TV-L
• Betriebliche Altersvorsorge
• Vermögenswirksame Leistungen
• 30 Urlaubstage
• kostenlose Fort- und Weiterbildungen inklusive Freistellung
• individuelle Karriereplanung
• Familienbüro (flexible Arbeitszeitmodelle, Kinderbetreuung, etc.)
• Gesundheits- und Fitnessangebote (kostenlose Präventionskurse, Gesundheitssprechstunde, Stressmanagement, psychologische Mitarbeiterberatungen)
• Hilfe bei der Wohnungssuche
• exklusive Mitarbeiterrabatte bei namhaften Marken
• betrieblich unterstützte Kita (von 06:00 – 20:00 Uhr)
• Die Eingruppierung erfolgt nach TV-L in der Entgeltgruppe E6. Die Vergütung erfolgt in der Gehaltsspanne ( 2.500 € bis 2,55000 € brutto) bei Erfüllung der persönlichen und tarifrechtlichen Voraussetzungen und entspricht der Eingruppierung bei einer Teilzeitbeschäftigung von 30 Wochenstunden.

Kennziffer: 316/2025

Befristet auf zwei Jahre, eine Entfristung wird angestrebt.

Unabhängig von Herkunft, Alter, Geschlecht oder Behinderung (https://www.uniklinikum-jena.de/Beruf++Karriere/Bewerberguide++Hinweise/Schwerbehinderte+Bewerbende.html) – bei uns am Universitätsklinikum Jena sind Sie willkommen.

Bereitgestellt in Kooperation mit der Bundesagentur für Arbeit.