JENPERSONAL bestimmt seinen Fokus auf Branchen, in denen Erfahrung, Marktkenntnisse und Fachwissen entscheidende Kriterien für eine nachhaltige Besetzung von Schlüsselpositionen aus dem Hochtechnologiesektor sind. JENPERSONAL sind branchenspezialisierte Personalberater, die Unternehmen aus dem Technologiesektor bei der Suche und Auswahl von Spezialisten und Führungskräften wirksam unterstützen.

Process & Documentation Specialist – Facility & Real Estate (m/w/d)

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Ihr Verantwortungsbereich:

• Sie pflegen die bestehende Dokumentationsstruktur und stellen eine rechtskonforme Nachweisdokumentation gemäß den geltenden Eigentümerpflichten sicher.
• Sie entwickeln einheitliche Vorgaben für die technische Dokumentation im Bereich Real Estate Management (REM) und steuern die Dokumentenlenkung unter Berücksichtigung der standortspezifischen Anforderungen.
• Sie erstellen und betreuen eine digitale, revisionssichere Ablagestruktur für das Vertragsmanagement und sorgen für deren kontinuierliche Aktualität und Rechtskonformität.
• Durch gezielte Maßnahmen schaffen Sie Transparenz in den Prozessen und sorgen für klare Verantwortlichkeiten innerhalb der REM-Organisation.
• Als zentrale Koordinationsstelle steuern Sie die beteiligten internen Schnittstellen – u. a. aus Engineering, Service, Change Control und weiteren relevanten Fachbereichen – und überwachen die Einhaltung sämtlicher Dokumentationsprozesse.
• Sie sind verantwortlich für die Pflege und Weiterentwicklung der eingesetzten Softwarelösungen und bringen sich aktiv in überregionale Arbeitsgruppen zur Systemoptimierung ein.
• Sie identifizieren Optimierungspotenziale in bestehenden Abläufen und wirken bei der Weiterentwicklung der REM-Prozesse mit – insbesondere im Hinblick auf Effizienz und Qualität.
• Sie konzipieren und führen interne Schulungen zum Nachweismanagement durch und unterstützen so den Wissenstransfer innerhalb des Teams.
• Sie übernehmen die Steuerung und Pflege REM-relevanter Standardarbeitsanweisungen (CSOPs/SSOPs) und stellen deren Aktualität sicher.
• Im Rahmen von internen Audits und Begehungen (z. B. Qualitäts-, Sicherheits- oder Versicherungsaudits) unterstützen Sie aktiv mit Fachwissen und Organisationstalent.
• Als verlässliche Unterstützung des Head of Cluster übernehmen Sie administrative und koordinative Aufgaben wie Präsentationserstellung, Protokollführung, Terminorganisation sowie abrechnungsrelevante Tätigkeiten.

Ihr Profil:

• Sie haben eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung im Bereich Facility- oder Immobilienmanagement (mind. 3 Jahre) oder verfügen über ein entsprechendes Bachelorstudium in diesem Umfeld.
• Darüber hinaus bringen Sie mindestens drei Jahre einschlägige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Funktion mit – idealerweise im technischen oder infrastrukturellen Gebäudemanagement.
• Sie besitzen fundierte Kenntnisse im Bereich Dokumentenmanagement und sind mit rechtssicherer Nachweisdokumentation vertraut.
• Der Umgang mit CAFM-Systemen (Computer Aided Facility Management) ist Ihnen nicht fremd – idealerweise bringen Sie erste praktische Erfahrung mit entsprechenden Softwarelösungen mit.
• Eine selbstständige, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise zeichnet Sie ebenso aus wie ein hohes Maß an Flexibilität und Organisationsgeschick.

Was Sie erwartet:

• Sie erwarten anspruchsvolle und vielfältige Herausforderungen bei unserem aus der Hochtechnologie stammenden Kunden.
• Sie erhalten einen unbefristeten Arbeitsvertrag und haben die Möglichkeit bei guter Arbeit übernommen zu werden.
• Sie erhalten einen übertariflichen Lohn, werden auf Basis einer 35h/Woche eingestellt und Ihre Überstunden können Sie sich als Zeitausgleich nehmen oder diese auszahlen.
• Sie erhalten eine persönliche Betreuung durch unsere Niederlassung und Kollegen, die für Sie jederzeit erreichbar sind und Sie, wenn möglich, gerne zu anstehenden Terminen und Gesprächen begleiten.
• Sie bekommen eine umfangreiche Einarbeitung in Ihr neues Aufgabengebiet durch unseren Kunden vor Ort.
• Unser Kunde lebt eine offene und transparente Kommunikationskultur.
• Wir stehen für einen diskreten und vertrauensvollen Umgang mit Ihren persönlichen Daten nach den Richtlinien der Datenschutz Grundverordnung.

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Bereitgestellt in Kooperation mit der Bundesagentur für Arbeit.