Deine Aufgaben

• Empfang von externen Besuchern sowie Vor- und Nachbereitung von Meetings
• Verantwortung für die Telefonzentrale und Sicherstellung der durchgängigen Erreichbarkeit
• Erster Ansprechpartner für alle organisatorischen Themen der Mitarbeiter
• Verantwortung der Sekretariatsaufgaben z.B.: Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost
• Korrespondenz mit Externen in Deutsch und Englisch
• Vertragsverwaltung (z. B. Leasing, Versicherungen, Dienstleister, etc. …)
• Fuhrparkmanagement (Poolfahrzeuge, Leasingfahrzeuge, Segways)
• Selbstständige Organisation des gesamten Office Managements wie z.B.: Kontakt zu externen Lieferanten und Kunden
• Sicherstellung der Verfügbarkeit notwendiger Ressourcen (frisches Obst, Getränke, Büromaterial, Briefmarken, Möbel, etc. …)
• Gebäudemanagement z.B. Planung und Organisation von Umbauten, Arbeitssicherheit und Erledigung von Besorgungen

Dein Profil

• Sicherer Umgang mit MS Office Programmen, CRM (Adressen anlegen) sowie DHL Labeln
• Freundliches und sympathisches Auftreten
• Teamplayer mit ausgeprägter Kommunikationsstärke und sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und erste relevante Berufserfahrung im Bereich Office Management/ Assistenz
• Selbständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
• Führerschein Klasse B
• Bereitschaft ausschließlich aus unserem Office in Karlsruhe zu arbeiten.

Dein zukünftiger Arbeitsplatz

• Ein Unternehmen, das nicht nur vom Startup Charakter spricht, sondern ihn auch im täglichen Miteinander lebt
• Unternehmensweite Transparenz und abteilungsübergreifende Kommunikation – wir verstehen uns als ein großes STARFACE Team
• Flexible Arbeitszeiten, soweit keine Servicezeiten abzudecken sind
• Flache Hierarchien, die im täglichen Miteinander nicht zu spüren sind. Wir führen Kommunikation auf Augenhöhe
• Wir haben keinen Dresscode, wir wollen, dass Du dich an Deinem Arbeitsplatz wohlfühlst und authentisch bist
• Viel Gestaltungspielraum für Ideen und Lösungen
• Betriebliche Altersvorsorge, elektrisch höhenverstellbare Schreibtische, der obligatorische Obstkorb und Getränke verstehen sich von selbst
• Regelmäßige Firmenfeiern und gerne auch an Freitagen ein Bier nach Vier mit den Kollegen