Als Sachbearbeiter*in (m/w/d) bei der HSL Gebäudemanagement GmbH in Karlsruhe werden Sie Teil eines engagierten Teams, das sich auf professionelle Gebäudedienstleistungen spezialisiert hat. Mit fast zwei Jahrzehnten Erfahrung in der Branche bieten wir ein umfangreiches Leistungsspektrum an und legen großen Wert auf die Erhaltung und den reibungslosen Betrieb von Immobilien. Unsere Unternehmenskultur basiert auf Werten wie Offenheit, Ehrlichkeit und gegenseitigem Respekt, was es uns ermöglicht, langfristige Partnerschaften mit unseren Kunden aufzubauen. Ihre Rolle ist entscheidend für die Unterstützung von Investmentfirmen, Vermögensverwaltungen und Hausverwaltungen sowie bei der Durchführung von Objektbegehungen und Kleinreparaturen. Wenn Sie in einem dynamischen Umfeld arbeiten möchten, in dem Ihr Beitrag geschätzt wird und Sie gleichzeitig die Möglichkeit haben, sich weiterzuentwickeln, dann freuen wir uns darauf, Sie kennenzulernen.

Aufgaben

Allgemeine Büroorganisation

• Bearbeitung der täglichen Korrespondenz (Telefon, E-Mail, Post)
• Terminplanung und Koordination interner Abläufe

Auftrags- und Projektbearbeitung

• Erfassung und Bearbeitung von Kundenaufträgen
• Erstellung von Angeboten, Auftragsbestätigungen und Rechnungen
• Pflege und Aktualisierung von Kunden- und Projektdaten

Kunden- und Lieferantenkommunikation

• Ansprechpartner/in für Kunden, Hausverwaltungen und Dienstleister
• Telefonzentrale und Weiterleitung von Anfragen
• Organisation und Nachverfolgung von Service- und Wartungsaufträgen

Vorbereitende Buchhaltung

• Prüfung und Ablage von Eingangs- und Ausgangsrechnungen
• Unterstützung bei der monatlichen Buchhaltungsvorbereitung für den Steuerberater
• Verwaltung von Belegen, Zahlungen und offenen Posten
• Unterstützung beim Mahnwesen

Unterstützung im Gebäudemanagement

• Mitwirkung bei der Dokumentation laufender Projekte
• Verwaltung von Objektunterlagen, Wartungsverträgen und Prüfprotokollen
• Unterstützung bei internen Auswertungen und Berichten

Qualifikation

• Idealerweise 2-3 Jahre Erfahrung in der Sachbearbeitung
• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
• Umfassende Kenntnisse in der Sachbearbeitung
• Fähigkeit, effektiv mit Kunden und Geschäftspartnern zu kommunizieren
• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten
• Zuverlässigkeit, Verantwortungsbewusstsein und strukturiertes Arbeiten
• Gute Kenntnisse im Umgang mit MS-Office
• Erfahrung im Umgang mit einer gängigen Immobiliensoftware von Vorteil

Benefits

• Offene und moderne Arbeitskultur mit flachen Hierachien
• Junges und ehrgeiziges Team
• Weiterbildungsmöglichkeiten
• Moderne Büroausstattung
• Individuelle Benefits

Wir leben Vielfalt! Freie Stellen schreiben wir für alle aus, die sich dafür begeistern können. Wir meinen Sie - unabhängig von Alter, Herkunft oder Geschlecht. Interesse? Dann bewerben Sie sich sofort online!