Sie arbeiten im Team selbständig und eigenverantwortlich und sind für die vielfältigen Sekretariats- und Verwaltungstätigkeiten des Instituts zuständig. Die Teamassistenz ist die zentrale Anlaufstelle für alle Administrativen Vorgänge.

Zu den Aufgaben gehören:

• Organisation und Führung eines Sekretariats und dessen Korrespondenz.
• Kontrolle der Finanzen des Instituts "Finance Controlling" hier Arbeiten sie mit der Software von SAP im Berichtswesen: Bestellungen auslösen, Bearbeitung von Eingangsrechnungen.
• Verwaltung von Drittmittelprojekten und Erstellung/Zuarbeit zu Zwischen- und Schlussnachweisen
• Bearbeitung von Personalvorgängen für Mitarbeitende sowie Hilfskräfte: Einstellungsunterlagen überprüfen und bearbeiten.
• Abwicklung von Dienstreiseanträgen und -abrechnungen
• Rechnungsstellung bei KIT-internen und externen Auftraggebern
• Protokollführung bei Besprechungen
• Mithilfe bei der Organisation internationaler Veranstaltungen

Persönliche Qualifikation

• Sie verfügen idealerweise über eine abgeschlossene Ausbildung im Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation sowie einen sicheren Umgang mit MS-Office Programmen (Excel, Word, Outlook).
• Sie haben bereits Kenntnisse in SAP SRM Berichtswesen gesammelt.
• Sie zeichnet ein hohes Maß an Selbständigkeit und Organisationstalent sowie ein sicheres Auftreten und sehr gute Kommunikationsfähigkeiten aus.
• Sie verfügen über sehr gute Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Eine strukturierte Arbeitsweise, Zuverlässigkeit, Diskretion, und Bereitschaft zu einer bedarfsorientierten Gestaltung Ihrer Arbeitszeit runden Ihr Profil ab.

Organisationseinheit

Entgelt

EG 8 TV-L, sofern die fachlichen und persönlichen Voraussetzungen erfüllt sind.

Vertragsdauer

befristet bis zum 30.04.2031

Bewerbungsfrist bis zum

28.02.2026

Art der Anstellung

• Befristete Anstellung

Gesuchter Karrierestatus

• Berufserfahrene:r > 2 Jahre

Arbeitsregion

• Karlsruhe und Umgebung

Unternehmensbereich

• Sonstige Bereiche

Sprache am Arbeitsplatz

• Deutsch

Art des Unternehmens

• Wissenschaftliche Einrichtung