Deine Aufgaben und Verantwortlichkeiten

• Du hältst den Überblick, schaffst Struktur und sorgst dafür, dass Prioritäten, Informationen und Entscheide dort ankommen, wo sie Wirkung entfalten.
• Du betreust unsere Kunden und Partner telefonisch, schriftlich und am Empfang bei Besucher, inklusive Entgegennahme von Anfragen und Bestellungen.
• Du erstellst Offerten, Auftragsbestätigungen, Service und Instandhaltungsverträge, Lieferscheine und Rechnungen und fasst Offerten schriftlich wie telefonisch nach.
• Du wickelst Aufträge administrativ ab, pflegst Kunden und Vertragsdaten im CRM/ERP-System und stellst eine saubere Dokumenten-, Post-, Archiv- und Materialverwaltung sicher.
• Du erstellst und prüfst Rechnungen, führst das Debitorenmanagement, unterstützt bei Kreditorenrechnungen und wirkst bei der Verrechnung von Aufträgen sowie im Controlling mit.
• Du unterstützt den Verkaufsaußendienst und die Projektleiter administrativ – z. B. bei Ausschreibungen, Angeboten, Bestellungen, Verträgen und einfachen Kalkulationen.
• Du erstellst Protokolle und Korrespondenz, organisierst Termine und unterstützt das Office- und Dokumentenmanagement im Tagesgeschäft.
• Du wirkst bei der Umsetzung von Marketingaktivitäten, bei der Einführung neuer Prozesse sowie bei allgemeinen administrativen Aufgaben tatkräftig mit.

Du bringst mit

• Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und idealerweise Erfahrung im Verkaufsinnendienst, Kundendienst oder in einer vergleichbaren administrativen Funktion – gerne im technischen oder industriellen Umfeld.
• Du arbeitest strukturiert, exakt und zuverlässig, behältst auch in hektischen Phasen den Überblick und setzt Prioritäten sinnvoll.
• Du hast ein gutes Zahlenverständnis und fühlst dich sicher im Umgang mit Offerten, Rechnungen, Debitoren/ Kreditoren sowie ERP-/CRM-Systemen.
• Du bist kunden- und dienstleistungsorientiert, kommunizierst freundlich und professionell und hast Freude am telefonischen und persönlichen Kundenkontakt.
• Du bist IT-affin, beherrschst MS Office einwandfrei, hast Kenntnisse von ChatGPT / KI-Tools und arbeitest dich rasch in neue Systeme ein.
• Du bist teamfähig, hilfsbereit und belastbar, arbeitest aber ebenso gerne selbstständig und übernimmst Verantwortung für deine Aufgaben.

Das bieten wir dir

• Eine vielseitige Tätigkeit an der Schnittstelle zwischen Verkaufsinnendienst, Administration und Buchhaltung in einem dynamischen, wachsenden Unternehmen.
• Ein kollegiales, unkompliziertes Team mit kurzen Entscheidungswegen und direktem Kontakt zu Verkauf, Projektleitung und Geschäftsleitung.
• Sorgfältige Einarbeitung in unsere Produkte, Prozesse und Systeme sowie die Möglichkeit, eigene Ideen einzubringen und Abläufe mitzugestalten.
• Moderne Arbeitsmittel, strukturierte Prozesse und ein professionelles Umfeld im Bereich Zufahrtskontrolle, Zufahrtsschutz und Perimetersicherheit.
• Zeitgemässe Anstellungsbedingungen und ein Arbeitspensum von 60–100 %, das wir gemeinsam passend zu deiner Situation definieren.

Arbeitsort: Kassel (D)

Fühlst du dich angesprochen?

Wenn du dich in diesem Profil wiedererkennst und Lust hast, im Verkaufsinnendienst und in der Administration einer spannenden technischen Unternehmensgruppe Verantwortung zu übernehmen,

Bei Fragen kannst du dich jederzeit gerne an Francis Seijas (CEO) wenden: Mobile +41 79 250 77 22.