Qvest unterstützt weltweit Unternehmen ganzheitlich bei der Weiterentwicklung im Kontext der Digitalen Transformation. Erfolgsfokussiert verhelfen mehr als 1.300 Mitarbeitende ihren Kunden zu einem zukunftsorientierten Wandel mit Innovations- und Beratungsleistungen, bei System- und ICT-Integration in Technologie- und Infrastrukturprojekten sowie bei der Entwicklung von Software- und Digitalprodukten. Zu den Kunden von Qvest zählen zahlreiche namhafte Unternehmen aus Branchen wie Media & Entertainment, Telekommunikation, Automotive, Health & Pharma, Consumer Goods, Retail, Transportation und Logistics sowie Organisationen aus dem öffentlichen Sektor. Neben dem Hauptsitz in Köln unterhält das Unternehmen weitere Standorte in Europa, den USA, dem Mittleren Osten, Südostasien und Australien.

Als Sachbearbeiter (m/w/d) im Projektmanagement Support bist du für die serviceorientierte Unterstützung der Projekte und der Projektteams zuständig. Hierbei unterstützt du, vom Projekt Kick-off bis zum Projekt-Review, bedarfsgerecht den reibungslosen Ablauf der Projekte. Dazu übernimmst du Standardaufgaben in den laufenden Projekten, wie das Pflegen von Daten in der zugehörigen Projektmanagementsoftware und übernimmst die Verantwortung für Rechnungsprüfung und -verarbeitung von Dienstleistungsrechnungen, Zeitnachweise und Reisekosten. Du unterstützt den Head of Projektmanagement, entlastest durch deine Arbeit aktiv die Projektmanager/innen und fungierst zeitgleich als Ansprechpartner/in für Projektmitarbeiter/innen und andere internen Abteilungen innerhalb des Aufgabenbereiches.

• Prüfung von eingehenden projektbezogenen Rechnungen von Dienstleistungen sowie der Koordination und Bearbeitung der Wareneingänge in AP+ und der Zahlungsfreigaben

• Prüfung und Bearbeitung von Reisekosten und Spesenanträgen der Projektmitarbeiter bis hin zur Freigabe der Rechnungen zur Weiterbearbeitung im Accounting

• Übernahme von administrativen Support-Aufgaben bei der Abwicklung von Projektaufträgen – Pflege und Bedienung des eingesetzten ERP Systems (AP+) / der eingesetzten Projektmanagementsoftware (BlueAnt)

• Mitwirkung bei der Erstellung, Aktualisierung, Veröffentlichung und Ablage von projektrelevanten Dokumenten in z.B. Confluence, Sharepoint, Word, PowerPoint

• Nach Bedarf Einsatz im Projektmanagement zur Unterstützung der operativen Projektarbeit – z. B. Mithilfe bei der Vorbereitung, Koordination, Durchführung und Dokumentation von Meetings, Workshops und Schulungsmaßnahmen

• Unterstützung des Head of Projektmanagement

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Ausbildung

• Erste Berufserfahrung im Rechnungswesen, Spesenberechnung, Project Management

• Kommunikative Kompetenz, Verhandlungs- und Präsentationssicherheit

• Sicherer Umgang mit Office Anwendungen

• Hohes Maß an Eigenverantwortung, Selbstorganisation, Hands-on Mentalität

• Deutsch und Englisch fließend in Wort und Schrift

• Aus- und Weiterbildung

• Flexible Arbeitszeiten

• Urban Sports Club

• Events

• Mitarbeitenden Prämien

• Coporate Benefits

• Parkplatz

• JobRad

• Gruppenunfallversicherung

• Gute Verkehrsanbindung

• Vermögenswirksame Leistungen

• Hybrid Work

• Betriebliche Altersvorsorge

• Firmenlaptop

Wendy Grall

Talent Acquisition Manager

Tel.: +49 163 3535173