Virtuelle Assistenz, Projektassistenz, Executive Assistenz
Virtuelle Assistenz, Projektassistenz, Executive Assistenz
Virtuelle Assistenz, Projektassistenz, Executive Assistenz
Virtuelle Assistenz, Projektassistenz, Executive Assistenz
freelancermap GmbH
Internet, Onlinemedien
Köln
- Art der Beschäftigung: Vollzeit
- 34.500 € – 41.500 € (von XING geschätzt)
- Vor Ort
Virtuelle Assistenz, Projektassistenz, Executive Assistenz
Über diesen Job
Köln,
Deutschland
Berufsausbildung "Kauffrau für Büromanagement" Fachoberschulreife
Profilanlagen
teilweise Zeugnisse_Patricia Manzi.pdf
Skills
Interims Assistenz
Projektassistenz
Projektassistenz Bereichsleitung
Assistenz der Geschäftsführung
Assistenz der Geschäftsleitung
Assistenz der Projektleitung
Assistenz der Geschäftsleitung; Sekretariat
Vorstandsassistenz
Produktionsassistent
Disponent
Virtuelle Assistenz
Dokumentenmanagement
- Projektassistenzerfahrung mit langjährigen Erfahrungen der Immobilien-/Baubranche
- Geschäftsführungsassistenzerfahrung sowie Sekretariatserfahrung verschiedenster Branchen
- Selbständigkeit 3 Jahre mit Büroservice und 1,5 Jahre als Geschäftsführerin des eigenen Gastronomiebetriebes
Anwendersoftware:
- MS-Office (Word, Excel, Power-Point, Outlook, OneDrive)
- FlowFact
- Lotus-Notes
- SAP
- BIS
- ORCA AVA
- ThinkProject
- ProjektPro
- Mac OS X
- Zoom, MS Teams, Slack
- RIB iTWO
- Geschäftsführungsassistenzerfahrung sowie Sekretariatserfahrung verschiedenster Branchen
- Selbständigkeit 3 Jahre mit Büroservice und 1,5 Jahre als Geschäftsführerin des eigenen Gastronomiebetriebes
Anwendersoftware:
- MS-Office (Word, Excel, Power-Point, Outlook, OneDrive)
- FlowFact
- Lotus-Notes
- SAP
- BIS
- ORCA AVA
- ThinkProject
- ProjektPro
- Mac OS X
- Zoom, MS Teams, Slack
- RIB iTWO
Sprachen
Deutsch
Muttersprache
Englisch
gut
Italienisch
gut
Projekthistorie
Kaufmännisch/technische Angestellte (Festanstellung)
AKM Verwaltungsgesellschaft mbH (Maasbau)
Architektur und Bauwesen
250-500 Mitarbeiter
- Durchführung von Anfragen für Kalkulationsprojekte einschl. Terminverfolgung, Verteilung der eingehenden Angebote und deren Archivierung
- Anforderung, Verwaltung und Archivierung von NU-Unbedenklichkeitsbescheinigungen
- Verwaltung und Archivierung von Lieferanten- und NU-Beurteilungen (NEVARIS)
- Erstellung von Material-Bestellungen und NU-Verträgen auf Anweisung
- Erstellung von Preisspiegeln
- Einkauf von Drucksachen, Verwaltungsbedarf und sonstige wiederkehrende Bedarfe (einschl. Rechnungsprüfung)
- Allgemeiner Schriftverkehr nach Stichpunkten
- Aktenführung (elektronisch und Papier) und Durchführung organisatorischer Aufgaben (Hotel- und Flugbuchungen, Kostenstellenverwaltung etc.)
- Pflege der Lieferanten- und Nachunternehmerdatenbank in NEVARIS
- Anforderung, Verwaltung und Archivierung von NU-Unbedenklichkeitsbescheinigungen
- Verwaltung und Archivierung von Lieferanten- und NU-Beurteilungen (NEVARIS)
- Erstellung von Material-Bestellungen und NU-Verträgen auf Anweisung
- Erstellung von Preisspiegeln
- Einkauf von Drucksachen, Verwaltungsbedarf und sonstige wiederkehrende Bedarfe (einschl. Rechnungsprüfung)
- Allgemeiner Schriftverkehr nach Stichpunkten
- Aktenführung (elektronisch und Papier) und Durchführung organisatorischer Aufgaben (Hotel- und Flugbuchungen, Kostenstellenverwaltung etc.)
- Pflege der Lieferanten- und Nachunternehmerdatenbank in NEVARIS
Projektassistenz Dokumentenmanagement (Festanstellung)
Prekon GmbH (ANÜ für Powerlines)
Architektur und Bauwesen
10-50 Mitarbeiter
- Koordination und Kommunikation als Ansprechpartnerin zwischen EPCM, Projektleiter, Ausführungsplaner, Nachunternehmer und Teammitgliedern zur termingerechten Abgabe vertragsrelevanter Dokumente sowie zum DMS-Portal ThinkProject
- Sichten und Prüfen von Lageplänen sowie Dokumenten formaler Natur
- Erstellen von Deckblättern nach Bauherrnrichtlinie
- Speicherung und Archivierung von Dokumenten im SharePoint
- Down- und Upload von Dokumenten per ThinkProject im Auftrag der Vertragspartner/Lieferanten
- Erfassung und Pflege von Excel-Übersichtslisten vorhandener Dokumente oder Nachunternehmerlisten
- Prozessoptimierung des Dokumentenmanagements mit Konzeptionierung einer Informationsveranstaltung zur organisatorischen und inhaltlichen Lieferung von Dokumenten über das DMS ThinkProject
- Teilnahme an Teambesprechungen mit Statusbericht
- Allgemeine Assistenzaufgaben
- Sichten und Prüfen von Lageplänen sowie Dokumenten formaler Natur
- Erstellen von Deckblättern nach Bauherrnrichtlinie
- Speicherung und Archivierung von Dokumenten im SharePoint
- Down- und Upload von Dokumenten per ThinkProject im Auftrag der Vertragspartner/Lieferanten
- Erfassung und Pflege von Excel-Übersichtslisten vorhandener Dokumente oder Nachunternehmerlisten
- Prozessoptimierung des Dokumentenmanagements mit Konzeptionierung einer Informationsveranstaltung zur organisatorischen und inhaltlichen Lieferung von Dokumenten über das DMS ThinkProject
- Teilnahme an Teambesprechungen mit Statusbericht
- Allgemeine Assistenzaufgaben
Team-/Projektassistenz (Festanstellung)
1000-5000 Mitarbeiter
- Professionelle Organisation des Teams sowie Sicherstellung einer reibungslosen Kommunikation (auch team- und standortübergreifend)
- Professionelle Zusammenarbeit innerhalb des NRW-Assistenzteams und Unterstützung der Führungskräfte in Akquisen, Ausschreibungen und Wettbewerben
- Führen der Korrespondenz, Erstellen von Berichten und Protokollen sowie von Präsentations- und Angebotsunterlagen
- Koordinieren von Terminen und Besprechungen
- Pflegen und Arbeiten in IT-Systemen (z.B. CRM, Controllingsystem)
- Unterstützen der Teammitglieder bei der Projektarbeit, Abwickeln von Aufgaben zur Sicherstellung des Projekterfolgs
- Professionelle Zusammenarbeit innerhalb des NRW-Assistenzteams und Unterstützung der Führungskräfte in Akquisen, Ausschreibungen und Wettbewerben
- Führen der Korrespondenz, Erstellen von Berichten und Protokollen sowie von Präsentations- und Angebotsunterlagen
- Koordinieren von Terminen und Besprechungen
- Pflegen und Arbeiten in IT-Systemen (z.B. CRM, Controllingsystem)
- Unterstützen der Teammitglieder bei der Projektarbeit, Abwickeln von Aufgaben zur Sicherstellung des Projekterfolgs