Assistenz (m/w/d) im Bereich Recht/Kommunikation

Verantwortungsvoll und vielseitig.

• Sie unterstützen die Bereichsleitung sowie vier weitere Abteilungen sowohl organisatorisch als auch operativ im Tages- und Projektgeschäft. Dabei verfassen, prüfen und versenden Sie E-Mails, Briefe und Notizen und kommunizieren sicher mit internen sowie externen Ansprechpartner*innen.
• Die selbstständige Koordination und Nachverfolgung von Terminen und Aufgaben gehört ebenso zu Ihren Aufgaben wie das Zuarbeiten, Priorisieren und Überwachen von Fristen. Sie organisieren und begleiten interne sowie externe Besprechungen – inklusive Raumplanung, technischer Ausstattung, Protokollführung und Bewirtung.
• Darüber hinaus überwachen Sie das Zeitmanagement für die Mitarbeitenden des Bereichs, etwa in Bezug auf Krankmeldungen, Reisezeiten oder die Nachpflege von Abwesenheiten. Sie übernehmen eine professionelle, serviceorientierte und herzliche Gastgeberrolle gegenüber Besucherinnen und Besuchern.
• Geschäftsreisen planen und rechnen Sie eigenständig ab – einschließlich der Visabeschaffung sowie der Koordination mit Fahrdiensten. Sie pflegen und entwickeln digitale Abläufe weiter, insbesondere im Dokumentenmanagement, in der Adressverwaltung und in der Projektunterstützung.
• Die Verwaltung der juristischen Fachbibliothek – inklusive digitaler Datenbanken – gehört ebenfalls zu Ihrem Verantwortungsbereich. Ihre digitale Affinität zeigt sich durch Ihre aktive Beteiligung an der Einführung und Nutzung neuer Technologien, insbesondere im Bereich von KI-Tools und digitalen Kollaborationsplattformen.

• Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, zum Beispiel im Bereich Büromanagement, Verwaltung oder Industrie. Zudem bringen Sie mindestens drei Jahre einschlägige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position mit.
• Der sichere Umgang mit MS Office gehört ebenso zu Ihren Fähigkeiten wie Erfahrung im Umgang mit SAP, SharePoint und digitalen Kollaborationstools. Sie zeichnen sich durch digitale Offenheit und Neugier aus – insbesondere im Umgang mit KI-gestützten Anwendungen.
• Ihre Deutschkenntnisse sind sehr gut, und Sie verfügen über gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift. Eine ausgeprägte Organisations- und Kommunikationsfähigkeit, ein hohes Maß an Diskretion sowie Zuverlässigkeit runden Ihr Profil ab.
• Darüber hinaus haben Sie Freude an einem kooperativen Miteinander und schätzen das Arbeiten in flachen Hierarchien.

• Sie arbeiten in einem engagierten Team, das Ihnen großen Gestaltungsspielraum bietet. Ihr Arbeitsalltag ist abwechslungsreich und geprägt von vielfältigen Schnittstellen zu unterschiedlichen Themenfeldern.
• Dabei erleben Sie eine vertrauensvolle Zusammenarbeit auf Augenhöhe – sowohl mit der Bereichsleitung als auch mit den Abteilungsleitungen. Es erwartet Sie eine moderne Arbeitsumgebung mit der Möglichkeit zum hybriden Arbeiten, wobei der Schwerpunkt auf der Präsenz vor Ort liegt.
• Darüber hinaus erhalten Sie die Chance, Verantwortung zu übernehmen, Prozesse aktiv mitzugestalten und an der Zukunft des Bereichs mitzuwirken.